标准版高效会议管理培训课件.pptx

;课程目的;;权威统计;据权威统计：一个大型企业的主管一年有60%的时间在开会（约30%参加上级部门的会议，30%参加本部门会议）；每年召开的会议约240个；每年会议成本达3500万元！;会议的意义;集思广益的渠道,很多高水准创意,都是相互碰撞出来的

显示一个组织或部门的存在

群体沟通的方式;会议的五项功能;会议是指两个或两个以上的人(其中一个为主持人)，为发挥特定功能而进行的一种面对面的多向沟通。会议的五项功能：

①提供信息；

②汇集信息；

③解决问题；

④宣传政策；

⑤培育训练。;会议的目的;1．开展有效的沟通

2．资讯传达

3．监督员工的工作进展

4．达成协议,解决问题

5．决策和资源共享

6．开发创意

7．激励员工士气

8．巩固经理人的地位;1.欠缺目标。

2.目标不明确。

3.欠缺议程。

4.与会人选不当(与会者太多或与会者太少)。

5.会议时间不当(周一早上或周五下午)。

6.开会通知时间不当(太早通知开会或太晚通知开会)。

7.开会通知内容欠周详。;1.从事交谊活动。

2.外界干扰。

3.与会者发言离题。

4.主席出难题。

5.让没有必要留在会场的人员留在会场。

6.犹豫不决。

7.资料不充足，却贸然决策。

8.少数人垄断会议。;1.欠缺会议记录。

2.不能对决议事项进行追踪。

3.不能对会议成败得失进行检讨。

4.不能及时解散已实现任务的临时性委员会或工作小组。

5.与会者对会议感到不满。;12月16日，客户将50个样品速递到新华公司后，要求新华公司尽快按照样品的形状生产1000万产品,并于2月26日交货。公司接到如此大的订单有喜有忧，喜的是这笔订单完成交货后可以为公司带来800万元的利润。忧的是:在短短的10天内做不出1000万产品，总经理召集各部门主管开会，要求业务、生管、制造、品管、研发、采购、工程等部门全力配合,完成生产任务和准时交货。

请问:假如你是总经理,你打算如何召开这次会议?;高效率的会议管理技巧;1、会前：会前准备工作

要想经营成功的会议，必须要有周全的会前准备工作。很多会议因为缺乏充分的会前准备工作，才导致低质量的讨论过程。;开会目的是否清楚；

决定与会者名单；

决定由谁来??任会议主席与会议记录者；

决定会议时间、长度与会议地点；

准备好会议所需辅助设备；

决定哪些与会者该做简报与何时做；

暂定的会议议程是否涵盖所要讨论的事项，并把议程事先发给与会者；

分发开会通知。

切记:会前准备失败了,就意味着准备失败!;时间:12月16日上午11点;(1)会议人员依目的而定，尽是减少参加人数（5~12人为宜），明确会议目的。

(2)事先分送议程、议题或草案，以使参加人员 有所准备。

(3)出席率管制及迟到之管制，代理人应尽避免。

(4)选定最适当的时间、日期、地点（场所）。

(5)主席预估会议可能的状况及结果。

(6)个人接触之应用（会前之沟通）。

(7)指定专人记录和签到。

(8)主席报告本议案和与会人员之关系，及回应会中应决定的问题。

;(1)准時开会，准時散会。

(2)遵守制度，避免离席。

(3)会议目的，人人清楚。

(4)充分参与，全员发言。

(5)发表意見，条理清楚。

(6)不推責任，不诽他人。

(7)发生争辩，设法缓和。

;1、导言：主席开场白

2、讨论过程：理清问题所在并整理出头绪，找到相应对策并达成共识。

①、找出并分析问题的原因：分别是（1）…（2）…（3）…

（主席确认以上原因各与会者都无异议，再进行下一步骤）。

②、商讨并列出可能的对策：分别是（1）…（2）…（3）…

（主席确认以上原因都已详细讨论，再进行下一步骤）。

③、比较第二步所列对策，对其进行评估，看何者最符合原议事目标，并达成决议、确定对策（1）…（2）…（3）…

3、结论：

①、请会议记录者重述已达成的决议；

②、询问与会者有无异议；

③、确认工作分配完成并已记录妥当。;1）、营造和谐的气氛；

2）、控制讨论方向，使会议照议程进行；

3）、正确总结各段落或议题的讨论内容；

4）、引导发言者解释令人困惑的发言；

5）、尊重少数人的意见，避免会中意见一边倒的情况；

6）、减少与议题无关的争辩与讨论；

;;爱讲故事的发言者；

如何面对“攻击他人”的参会者；

“防卫心理强”的参会者；

爱唱“反调”的参会者；

游离在“会议”之外的参会者。;暴力型：暴力型属于特别决断的那一类，面对冲突的时候，处理人往往以个人意志为主，马上独立做出决定。暴力类型的人一味的满足自己的要求，类似暴君，但是在