2、采购档案管理办法.doc
Q/HNZY210003—2015
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Q/HNZY
河南中烟工业有限责任公司企业标准
Q/HNZY210003—2015
代替HNZYGZD005-2014
采购档案管理办法
2015-FORMTEXTXX-FORMTEXTXX发布
2015-FORMTEXTXX-FORMTEXTXX实施
河南中烟工业有限责任公司发布
Q/HNZY210003—2015
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目次
TOC\h\z\t前言、引言标题,1,参考文献、索引标题,1,章标题,1,参考文献,1,附录标识,1,一级条标题,3,二级条标题,4,三级条标题,5,附录章标题,3,附录一级条标题,4,附录二级条标题,5,附录三级条标题,6前言 II
1范围 1
2规范性引用文件 1
3术语和定义 1
4职责与权限 1
4.1公司各部门、各单位采购实施部门 1
4.2各级综合档案室 1
4.3各级采购管理部门 1
5工作内容及要求 1
5.1管理原则及要求 1
5.2采购档案内容 2
5.3采购档案保管及移交 2
6检查与考核 2
7相关记录 2
附录A（规范性附录）河南中烟工业有限责任公司采购档案目录 4
A.1河南中烟工业有限责任公司招标方式档案目录 4
A.2河南中烟工业有限责任公司竞争性谈判方式档案目录 5
A.3河南中烟工业有限责任公司询价方式档案目录 5
A.4河南中烟工业有限责任公司单一来源方式档案目录 6
前言
本标准对河南中烟工业有限责任公司（以下简称公司）采购档案管理作出了详细说明，为公司采购档案管理工作提供了实施依据。
本标准依据GB/T1.1标准化工作导则第1部分标准的结构和编写。
本标准由河南中烟工业有限责任公司标准化技术委员会提出。
本标准由河南中烟工业有限责任公司标准化技术委员会管理标准专业委员会归口管理。
本标准起草单位/部门：采购管理办公室。
本标准的主要起草人：尹献忠、胡国强、张莉晓。
本标准审核人：孟祥军。
本标准的批准人：杨自业。
Q/HNZY210003—2015的历次版本发布情况为：
——Q/GYGSGSJ013-2010和HNZYGZD005-2014。
采购档案管理办法
范围
本标准规定了公司采购档案管理的原则、内容、保管、移交、检查等办法。
本标准适用于公司各部门、单位采购档案的管理。
规范性引用文件
下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。
档案管理实施办法
采购管理程序
术语和定义
采购档案
是指采购活动过程中形成的，并能真实反映采购活动内容，具有保存价值的文字、数字、图表、电子存储介质等各种文件资料。
职责与权限
公司各部门、各单位采购实施部门
负责采购档案的收集、整理及移交。
各级综合档案室
负责采购档案的归档、保管、查阅和销毁事宜。
各级采购管理部门
负责对采购档案的准确性、完整性、真实性进行监督检查。
工作内容及要求
管理原则及要求
公司各部门、各单位采购实施部门对本部门采购项目的档案要及时收集整理和移交。
公司各部门、各单位采购实施部门对委托招标代理机构代理的采购项目的档案管理责任要在委托代理合同中予以明确，及时向招标代理机构获取并整理。
采购项目资料的内容必须准确、完整、真实地反映采购活动的过程。
采购项目资料的归档，应遵循采购文件资料的形成规律，按照“一项一卷”的标准进行归档。同一项目分阶段招标的，每一阶段应分别归档，内容相同的资料，可不必重复存档，但应注明相关资料的存档信息。
采购档案资料原则上应统一使用A4纸（图纸除外）。
采购档案资料应字迹清楚、图表整洁，严谨用圆珠笔、铅笔、复写纸书写，需要单位或个人签章的，其签章手续应完备。
严禁任何单位和个人隐匿、涂改、伪造、变造、擅自销毁采购档案。
国家局计划分配和从全资三产采购的单一来源项目，可结合项目实施的具体情况附相关资料。
采购档案内容
采购档案内容包括：
招标方式档案目录(见附录A.1)；
竞争性谈判方式档案目录(见附录A.2)；
询价方式档案目录(见附录A.3)；
单一来源方式档案目录(见附录A.4)。
附录A.1-A.4所列示的内容，如有则应存档。未列示的内容，有必要存档的，也应存档。
采购档案保管及移交
公司各部门、各单位采购实施部门应指定专人负责采购项目档案保管，保管人员工作岗位变动时，应办理档案交接手续，不得擅自处理或带走。
采购档案存放地应当具有防盗、防火、防尘