Access课程设计报告-档案管理系统.docx

毕业设计（论文）

PAGE

1-

毕业设计（论文）报告

题目：

Access课程设计报告-档案管理系统

学号：

姓名：

学院：

专业：

指导教师：

起止日期：

Access课程设计报告-档案管理系统

摘要：随着信息技术的飞速发展，档案管理逐渐成为企事业单位、政府机关等组织信息管理的重要组成部分。传统的档案管理方式存在效率低下、易出错、不易查询等问题。为了提高档案管理的效率和质量，本文设计并实现了一个基于Access的档案管理系统。该系统采用模块化设计，包含档案录入、查询、修改、删除等功能，并通过数据库技术实现数据的存储和管理。通过实际应用测试，该系统运行稳定，操作简便，能够有效提高档案管理的效率和准确性。本文首先对档案管理系统的需求进行分析，然后介绍了系统设计的原则和关键技术，最后对系统进行了测试与评估。

档案管理作为信息管理的重要组成部分，其重要性不言而喻。随着社会的发展和科技的进步，档案管理面临着新的挑战。传统的档案管理方式已经无法满足现代信息管理的需求，因此，研究并开发新型的档案管理系统具有重要的现实意义。本文旨在通过设计并实现一个基于Access的档案管理系统，提高档案管理的效率和质量。以下是本文的研究背景和意义：

第一章档案管理系统的需求分析

1.1档案管理系统的功能需求

(1)档案管理系统的功能需求主要体现在以下几个方面。首先，系统应具备档案信息的录入功能，能够实现对各类档案资料的基本信息、档案来源、形成时间、保管期限等重要数据的录入。根据实际应用，我们预计单日录入档案量将不低于200份，其中包含各类文档、图片、音视频等多媒体文件。以某政府部门为例，其每年产生的档案数量达到5000份以上，其中文件档案占70%，声像档案占20%，实物档案占10%，这要求系统必须具备高效稳定的录入功能。

(2)在档案查询方面，系统需提供灵活多样的查询方式，如按档案号、档案名称、形成日期、档案类别等多种条件进行检索。以某大型企业为例，其档案管理部门每日需要处理的查询请求达到100次以上，查询范围覆盖所有历史档案。为实现高效查询，系统需采用高效的数据库检索算法，确保在秒级内返回查询结果。同时，为方便用户操作，系统界面应简洁直观，查询结果应支持多种排序和筛选功能。

(3)为了提高档案管理效率，系统需具备档案信息的修改和删除功能。修改功能允许用户对已录入的档案信息进行修改和更新，删除功能则用于清理无用的档案记录。以某科研机构为例，其每年约对1000份档案进行修改操作，删除操作约200次。为了满足这些需求，系统需设计灵活的权限控制机制，确保档案修改和删除操作的权限可控。此外，系统还应提供操作日志记录，以便追踪档案信息修改和删除的历史记录。

1.2档案管理系统的性能需求

(1)档案管理系统的性能需求主要围绕响应速度、数据处理能力和系统稳定性展开。响应速度方面，系统在执行基本操作如查询、录入、修改、删除等时，平均响应时间应控制在2秒以内。以某高校图书馆为例，其档案系统每日处理用户查询请求超过1000次，系统需确保在高峰时段也能保持稳定快速的响应。

(2)数据处理能力方面，系统应能处理大量档案数据的存储和检索。以某市级档案馆为例，其档案数据量已达数百万条，且每年以10%的速度增长。系统需具备至少100万条档案数据的存储能力，并支持快速检索和批量操作，如批量导入、导出、备份等。

(3)系统稳定性是档案管理系统的关键性能指标之一。系统应能在24小时内无故障运行，且在遭遇意外断电、网络故障等情况下，能够迅速恢复运行，确保档案数据的安全。以某国家机关为例，其档案管理系统要求在遭遇突发状况时，系统能在5分钟内恢复正常，保障档案信息不丢失。

1.3档案管理系统的用户需求

(1)档案管理系统的用户需求主要包括操作便捷性、权限管理、数据安全性和个性化定制等方面。首先，操作便捷性是用户最基本的需求，系统应提供直观易用的操作界面，减少用户的学习成本。例如，系统应支持拖拽式文件上传下载，简化用户操作流程。以某企业为例，其员工对档案系统的操作熟练度要求较高，系统需在一个月内使新用户达到熟练操作的水平。

(2)权限管理是档案管理系统中的重要功能，不同用户应具有不同的操作权限。系统应支持多级权限设置，如管理员、普通用户、访客等，确保档案信息的安全性和保密性。以某政府部门为例，其档案系统需区分内部人员和外部访客的权限，内部人员可进行档案的录入、修改、删除等操作，而外部访客仅能进行查阅。此外，系统还应支持权限的动态调整，以适应不同用户的需求变化。

(3)数据安全性是档案管理系统的核心需求。系统需具备完善的数据备份与恢复机制，确保档案数据在遭受意外损失时能够及时恢复。同时，系统应采用加密技术保护档案数据，防