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校园图书馆物资管理规章制度及流程

一、制定目的及范围

为提升校园图书馆的物资管理水平，确保资源的合理配置和使用，特制定本规章制度。该制度涵盖图书馆所有物资的采购、管理、使用、维护及报废等环节，旨在提高物资管理的规范性和透明度，确保各类物资的经济性、安全性和有效性。

二、物资管理原则

物资管理应遵循以下原则：

1.物资采购应以需求为导向，确保满足图书馆日常运作的需要。

2.所有采购行为应遵循公开、公平、公正的原则，综合考虑质量、价格和供应商的信誉。

3.物资的使用和管理应遵循节约、合理的原则，避免浪费和闲置。

4.物资的维护和更新应确保其正常使用及服务质量，及时处理损坏和过期物资。

三、物资采购流程

1.物资需求确认

各部门根据工作需要，提前制定物资需求计划，填写《物资需求申请表》，并报送至图书馆物资管理部门。物资管理部门对需求进行汇总、审核，确保需求合理性。

2.预算审批

物资管理部门根据汇总需求，编制年度预算，并提交至图书馆管理层审批。预算需包括各类物资的数量、规格及预估价格。

3.采购计划制定

预算审批通过后，物资管理部门根据实际情况制定采购计划，明确采购时间、方式及供应商选择标准。

4.询价与招标

对于大宗物资采购，物资管理部门应进行市场调研，收集至少三家供应商的报价。必要时可进行公开招标，确保采购的透明度和竞争性。

5.采购审批

汇总询价结果，填写《采购申请表》，并逐级报送至图书馆管理层审批。审批通过后，物资管理部门与选定供应商签订采购合同。

6.物资验收

物资到货后，由物资管理部门组织相关人员进行验收，检查物资数量、质量是否符合合同约定，填写《物资验收单》。如发现问题，应及时与供应商沟通，进行处理。

7.入库管理

验收合格的物资应及时入库，物资管理部门需更新库存管理系统，确保库存信息的准确性，并定期开展库存盘点。

四、物资使用与管理流程

1.物资领用申请

各部门在使用物资前，应填写《物资领用申请表》，并经部门负责人审批后报物资管理部门。

2.物资发放

物资管理部门根据领用申请，核实库存后发放物资，填写《物资发放单》，并由领用人签字确认。

3.物资使用记录

各部门应建立物资使用台账，详细记录物资的使用情况，确保物资的合理使用。

4.物资维护与保养

所有物资应定期进行维护与保养，确保其正常使用。物资管理部门需制定具体的维护计划，并组织实施。

五、物资报废与处置流程

1.报废申请

对于损坏、过期或不再使用的物资，各部门应填写《物资报废申请表》，并提供相关证明材料。

2.审核与审批

物资管理部门对报废申请进行审核，并根据物资的使用情况、损坏程度等因素，报送至图书馆管理层审批。

3.物资处置

经审批通过的报废物资，物资管理部门需制定处置方案，确保处置过程符合相关规定。可选择重新利用、捐赠、拍卖或销毁等方式。

4.记录归档

所有报废物资的申请、审批及处置情况需进行记录，并归档保存，以备日后查阅。

六、物资管理的监督与反馈机制

为确保物资管理制度的有效执行，图书馆应建立监督与反馈机制。每季度开展一次物资管理情况的自查与评估，发现问题及时整改。各部门可定期向物资管理部门反馈物资管理过程中遇到的问题与建议，促进制度的优化与完善。

七、物资管理纪律

1.物资管理人员职责

物资管理人员应负责物资采购、入库、领用、维护和报废等工作的组织与实施，确保各环节的合规性。

2.使用人员行为规范

领用物资人员应妥善保管所领用的物资，严禁私自挪用或转让，违者将依规处理。

3.信息公开与透明

图书馆应定期向全体师生公开物资管理情况，接受监督，增强管理的透明度。

通过以上规章制度与流程的制定与实施，校园图书馆能够在物资管理方面达到更高的效率与规范性，确保每一项资源的合理利用，为师生提供更优质的服务。