行政文秘卡通版.ppt

行政文秘 行政部门范围与特点 一、行政文秘工作职能与素质要求 (1)???职业概述： 专门从事办公室程序性工作、协助领导处理政务及日常事务，为领 导决策及其实施服务的人员 适用范围：机关、团体、企事业、涉外机构组织中 等级：初、中、高级 职业环境：办公室 职业能力倾向：具备较强的书面与口头语言表达能力，综合协调与合作能力，逻辑思维与分析能力等。 (2)应处理好的几个关系： 工作的被动性与主动性的关系 工作的经常性与突击性的关系 工作的平凡性与重要性的关系 工作的原则性与灵活性的关系 ?(3)行政文秘工作职责 接待工作——日常、专门、团组 收发信息——电话、电传、传真、邮件、电子邮件 文书写作——使用电脑写各类文件及制作文件 时间管理——自己、上司 会议组织——会前、会中、会后 信息管理——存、管、取 旅行安排——吃、住、行 对外公关——联络（外事）、参与活动 商务活动——营销、市场、税务、法律…… 指派工作——上司安排 爱本职——爱岗敬业，归属服从，从点滴作 起 要谦虚——刻苦学习，虚心求教，钻研业务 多动脑——主动思考，机智敏锐，有商业意识 守纪律——遵纪守法，恪守信用，严保秘密 (5)工作作风： 热情——真心诚意，笑脸迎送，谦和友善 扎实——做事不飘，跟进落实，检查确认 细致——准确不粗，认真不草，稳重不浮 敏捷——干练守时，讲究效率，商如战场 ? (6)行政文秘的业务素质 行政文秘的知识、智力和能力是相互联系、相互制约、相得益彰的整体 知识是基础； 智力是知识的结晶； 能力是知识和智力的最终体现和归宿。 行政文秘人员需具备的能力 （一）办事能力 设备操作能力 文书写作能力 阅读概括能力 编辑校对能力 统计分析能力 (7)行政文秘的权限原则 一．不能代表上司作决策，否则就是越权 二．不能代表上司发号施令，否则会遭同事反感 三．不能代上司放松对自己的约束，否则会让上司讨厌 (8) 个性要求 21世纪的企业秘书——全美秘书学会 像心理学家一样善于观察和理解他人 像政治家一样有灵敏的头脑 像外交官一样有潇洒的风度 有处理各种棘手问题的丰富经验 有良好的写作能力和文字功夫 熟练运用各种办公自动化设备 熟识商务往来的法律、金融和税务知识 迅速对文件、信息归类、整理和查询 二、公文处理方法和程序 三大环节： 1、发文处理： 拟稿---审核---签发---登记---缮印---用印---分发 2、收文处理： 签收---登记---分办---拟办---批办---承办---催办--督办---办复 3、公文管理： 制定立卷类目表---归卷---调用---立卷---归档---销毁 公文行文规则 l??行文关系要和隶属关系一致 l??行文方式要根据工作需要灵活掌握 l??行文名义和内容要与发文机关的职权范围 相对应 l??行文线路要尽量缩短 l??处理好主送与抄送的关系 l??如有必要，可以联合行文 通用公文的格式 1、排版——自左至右 2、单位——国家法定计量单位 3、字体——发文单位初号宋体标题2、3号宋体 4、用纸——A4、B5 5、文头——套红，占首页三分之一 中国公文种类——12类13种 1．命令——发布重要行政法规，采取强制 性 行政措施 2．决定——对重要事项或重大行动的安排 3．议案——各级政府向同级人民代表大会或 常委会提请审议事项 4．指示——对下级布置工作，阐明工作活动 的指导原则 5．批复——答复下级请示事项 6．通告、公告—— 一定范围内公布应遵守 或周知的事；向国内外宣 布重要 或法定的事 7．通知——批转下级、转发上级和无隶机关的公文；发布规章、任免，传 达周知事项 8．通报——表彰先进，批评错误，传达得要 精神或情况 9．报告——向上级汇报工作，反映情况，提出意见、建议，答复询问 10．请示——向上级请求指示批准 11．函——无隶属关系商洽工作，询问答复，向主管部门请求批准 12．会议纪要——记载和传达会议情况和议 定事项 三、工作语言“规范”沟通 行政职务 技术职称 行业称呼 时尚称呼 工作语言“文明”沟通 接待三声 来有迎声 问有答声 去有送声 四、行政文秘着装的四大原则 符合身份 避短扬长 遵守惯例 区分场合 行政文秘着装六大禁忌 过分杂乱 “歪戴帽子斜穿衣” 过分鲜艳 “拒绝艳丽” 过分暴露 “女士不穿无袖装” 过分透视 “拒绝薄衬衫” 过分短小 “静止或动态时，内衣与外衣的协调” 过分紧身