FDBT-DOC-001-A 文件管理控制规范.docx

富达集团文件管理控制规范文件编号：FDBT-DOC-001-A制订单位：SMT品质保证部制定日期：2016年 08 月 02日版次：A合计页数：4页文 件 变 更 记 录版 序页码行号变更内容更改人批准日期/拟制审核会签批准马卫群1、目的对质量-环境体系文件进行控制，明确文件制订、审批、发行、归档、修改、回收处理等方法，保证现场使用的文件记录资料均为有效版本；防止失效文件的非预期使用；对记录进行有效控制，为体系的准确性、适用性及有效性提供证据。2、适用范围用于质量/环境体系运行中有关的文件以及客户/供应商提供的资料（不包括与财务、商业有关的秘密文件）、法律法规、行业标准等；过程及产品质量监控、环境监测记录的控制。3、职责3.1品质控制中心的文控中心负责公司体系文件及记录表格的电子档与纸档文件的归档管理，并负责编制《文件记录管理清单》；各使用部门文件管理员记录本部门接收的文件清单。3.3 文件编制部门：负责文件使用前的培训工作。3.4记录人员：应认真进行填写，编制、审核人员要对记录的真实性、可靠性和完整性负责。3.4体系文件的编写和审批权限：文件类别制 订审 核审 批体系手册体系管理组管理者代表公司总经理/总监程序文件体系管理组部门责任者管理者代表管理规范/作业指导书编制部门部门主管部门责任者产品技术文件编制部门部门主管部门责任者 注：管理规范类文件的编制工作遵循“谁使用、谁编制”的原则。3.6证实体系有效运行的记录：由使用部门根据实际需要进行编制；记录的编制、审批人员权限，根据该表单引出文件编制、审批权限执行。4、程序4.1受控文件的范围 4.1.1按文件性质区分：体系管理文件：手册、程序文件、三阶文件、记录等；产品技术类文件：PCB装配图、BOM、SOP、技术标准、采购标准、技术通知单、检验指导/规范等 4.1.2按文件来自内外部性质区分：内部文件：体系文件、产品技术文件等；外部文件：客户提供的文件资料、供应商提供的文件资料、法律法规、行业标准等4.1.3受控记录：包括证实质量-环境体系持续有效运行的记录，如管理评审、内部审核等过程中所要求的记录以及证实过程和产品符合体系要求的记录，如产品实现过程中的过程控制记录、质量检验记录等。4.2受控文件及记录的编制、审批、发放、使用、归档管理4.2.1受控文件及记录的编制与审批 a、文件记录制订要求与格式，参照《文件记录编制/编号/版本管理规范》：文件的编写审批权限按本程序3.4条规定实施。 b、体系文件的会签采用方式：不走电子流程的文件需要有相关权限人员在《体系文件会签单》上进行签名确认，最后由相应权限人员进行审批签字即可生效。会签相关人员综合评价文件之适宜性、可行性，以及与相关文件接口关系。 c、记录表格的编制：记录表格的设计要求可操作、可追溯、栏目明确，格式便于填写，表格编写由文件的编制部门负责；所有记录表格必须经体系维护人员审核后方可进行印刷。4.2.2文件的发放管理a、现场使用的纸档受控文件发行：文控中心按分发要求复印发行份数（根据文件封页注明的配发部门，一般首次发行为一份/部门，其它各单位不得擅自复印），封页及每页均盖红色“管理受控”印章，封页加盖“分发号”以示区分发行部门； b、1)部门签收：接收文件文部门文件管理员于文件接收时在文件发行记录表中确认签收，各部门文件文件管理人员记录本部门关联的文件清单。 2)原稿保存：文控中心保存原稿。 c、如额外使用受控文件（超出文件发行规定数量或范围的）或发外文件的，由使用文件部门填写《文件使用记录表》经体系管理人员批准后，按照上述a)条例执行。 d、纸档文件破损严重需换新或不慎丢失时需重新申请，按照上述c)条例执行，文件管理员核实后方可补发文件；补发丢失的文件时，文件管理员应给予新的分发号，注明丢失文件的分发号作废， 必要时将作废文件的分发号通知有关部门，防止误用。4.2.3文件与记录的使用 a、确保在使用处获得文件/记录的有效适用版本，适当时，新制定文件在使用前由文件编制部门组织培训，以确保文件的正确使用。 b、受控文件/记录应保持清晰、便于识别、易于查找，不得私自进行涂改。 c、记录人员须严格按照相关程序文件或作业文件要求及时填写记录中相关项，填写的内容必须保持完整，字体清晰，并在填制人、审批人栏中按要求签署姓名，填写相应日期。d、流转中的记录在交换时必须进行自检与互检，以防漏填、误填。如发现流转中的记录污损或遗失应及时报告发文部门，以便及时补上或修复。4.2.4文件的归档管理 a、纸档文件归档管理：文控中心管理员打印一套体系文件纸档文件原稿保存于文控中心，未经允