第4讲办公室管理工作方法与顺序讲述.ppt

第四讲 办公室管理的工作顺序、工作方法 一、办公室管理的工作顺序 （一） 办公室工作的指导思想 先作计划，付诸实施，然后检查结果，围绕着“计划――实施――检查――行动”这样一个循环滚动的过程。 P：Plan 计划：确定方针和目标，确定计划。 D：Do 执行：实地操作、实现计划中的内容。 C：Check 检查：总结执行计划的结果，注意效果，找出问题。 A：Action：行动：对总结检查的结果进行处理，成功之处加以肯定并推广并标准化之。失败则总结教训，避免出现未解决之问题进入下一PDCA 循环。 PDCA循环实际上是有效进行任何一项工作的合乎逻辑的工作程序，是管理工作中的基本方法，将其称之为PDCA循环，是因为这四个过程不是一次运行就大功告成，而是周而复始。一个循环完结解决部分的问题，再带上尚未解决的和市场顾客新的希望和要求，进入下一次循环。 * * PDCA简介 PDCA循环的概念最早由美国质量管理专家戴明博士提出，又称“戴明环”。 向上、向前 * PDCA循环的特点 1、大环带小环：将我们的工作做为一个大的PDCA循环则各部门各课亦有各自的小PDCA循环，大环带小环，一级带动一级，有机构成体系。 2、阶梯上升：PDCA不是在同一水平循环，每一次的轮动就解决一部分的问题，取得一部分成果，水准随之提高一步进入下一循环，又有新目标和内容，更上一层楼。 3、在循环中：应有一系列的方法和制度来辅助PDCA工作的被执行。 1．计划的步骤 （1）充分了解即将开始的工作内容——除了和整体工作的关系之外，也要正确了解工作的重要性、紧急性和上司的期待要求等。 （2）思考以什么方法进行效率会最佳——为配合工作期限的要求应安排工作顺序，并具有迅速、正确、完美的工作意识。 （3）上司分派两项以上工作时，必须为工作排定优先顺序。 计划的内容－－5W2H (1)What：达成目标的行动是什么。 (2)Why：为什么要采取这些行动。 (3)When：何时完成这些行动。 (4)Who：由谁负责实施，受谁领导和指挥谁。 (5)Where：何处、何部门实施这一计划，由何处得到配合。 (6)How：怎样实施这一计划。 (7)How much:实现计划需要花多少资金。 2、实施的步骤 （1）同时检查是否按照当初所拟定的顺序进行——如果没有按照原定计划进行，就要马上加以修正、调整，并向上司报告。 （2）上司所指示的工作无论是哪一种，都要正确地实施——即使上司所指示的工作看起来毫无意义，也要确实按照上司的意思去执行。 （3）配合上司预期的期限。 3、检查的步骤 （1）对照自己的工作来分析计划和实绩的差异——先检查是否有如当初计划所预期的成果。如发现两者之间产生差异，就要分析检查原因，冷静地、正确地加以评估，随时予以改进，并记录在“研究备忘录”上，以便日后进行改进。 （2）把以前进行过的工作或别人做过的工作和目前自己所从事相同性质的工作加以比较分析——如果发现有知识或技术不足的情况，就应努力予以弥补。 （二）按照“优先顺序”处理工作 第一阶段：先将自己想做的工作以重要程度为标准分为： 1．是否应该做的事? 2. 是否做或不做都无所谓的事? 3．是否不可以做的事? 第二阶段：以紧急程度和重要程度为标准，把应该做的事分为： 1．很重要且很紧急的事； 2. 很重要但并不紧急的事； 3．紧急但并不重要的事； 4．有价值，但并不重要也不紧急的事； 第三阶段：以紧急程度和重要程度为标准，对不同的事安排不同的时间和精力去做： 1．很重要且很紧急的事，应该在第一时间去做，并值得花费大量时间和精力。 2. 很重要但并不紧急的事，计划好什么时间开始作，应该花费大量的时间。 3．紧急但并不重要的事，马上就作，但应在尽可能短的时间内完成。 4．有价值，但并不重要也不紧急的事，尽量控制做这类工作的时间，应该在完成了所有重要的、紧急的工作后，再去做。 （重要程度） B A 很重要，但不紧急 很重要，也很紧急 （紧急程度） D