商贸有限公司合同管理职责说明.docx

商贸有限公司合同管理职责说明 1）行政部（暂由公司总经理助理负责）：是公司合同综合监督管 理部门，负责合同的法务审查、合同管理的规范、指导、监督、 检查工作和所有合同存档备查。 2） 财务部：是公司合同专业监督部门，负责对合同的契约要件、 交易条件、履约能力等是否符合法律及公司权益进行专业监督。 3） 防损部（暂由公司公司稽核部门负责）：是合同风险控制监督 部门，负责对合同订立及履约的全流程进行监察，并根据制度 对违规行为提请处罚。 4） 承办人制度 a） 每一项合同须由公司确定一主要承办单位或承办人（附件 《合同承办审批权限表》； b） 合同承办人须为本公司正式聘用员工，不得是社会临时性借 用、临时性聘用人员。 c） 承办人应对合同订立、履行的全过程负责，期间出现的任何 与合同有关的问题须及时与有关部门及法律机构进行协商， 并以承办人为主解决。 d） 合同承办部门应当履行以下职责： ?负责合同项目的申请报批； ?负责调查、了解对方当事人主体资格、资信和履约能力等 情况； ?具体承办合同的谈判； ?负责合同的草拟、会签、修改，保证合同的可行、合法、 有效性； ?负责督促合同的履行和违约追偿； ?参加合同争议的调解、仲裁和诉讼活动。 5）合同会签制度（参照《业务流程审批权限表》） a） 合同会签的实质是合同内容的内部检讨与协作； b） 会签部门均为与合同履行相关的部门； C）稽核部门为所有合同的监督会签部门； d）会签单位依据《合同承办审批权限表》之规定，未明确会签 单位的审查,由总经办指定会签单位; 单位的审查, 由总经办指定会签单位; e）原则上所有合同都必须经过法务和财务审核；涉及经济往来 的，财务必须参与审核； f)格式合同的审查会签须依据经过正式批准的合同标准; f) 格式合同的审查会签须依据经过正式批准的合同标准; g）合同条件超出规定标准或有特殊要求的，须由承办部门提交 《超限申请书》； h)审查会签部门可根据需要，要求承办人提供与合同有关的补 h) 充证明材料。 i）审核意见应明确、具体，禁止使用模糊性语言，一旦使用, 视为对合同草案的否定。 j）审查会签部门的不同意见应明确说明理由或提出修改意见。 发现重大错误、遗漏、不妥时，应以书面方式提出修改意见; 需要退改时，应连同全部文件退还承办人。 k）必须提交法务律师审查的合同：新合同，或者经谈判对原合 同范本作出修改，或者任何一个审查会签部门提出需要由律 师（法务）审查的。 6）超限审批制度 a） 凡合同内容超出合同管理规定及相关既定标准之范围的，须 进行超限审批。超限审批的目的是为了保证合同内容确实代 表公司法人的真实意愿，杜绝任何超越规定标准的行为。 b） 超限审批属于前置性审批，必须在合同签订之前完成。 c） 由合同承办人填写《超限申请书》，报总公司由董事长或其 授权人批准。 d） 合同会签部门均有权就超限问题提出质询，并要求进行超限 审批。 e） 下述情况必须提交《超限申请书》审批： ?交易条件低于市场标准或我公司规定的平均标准的； ?合同内未明确阐述却又是合同内容之主要依据的； ?合同内涉及的费用项目超出一定金额的；（详见《费用管 理办法》） ?其它超出合同管理规定及相关既定标准之范围的； ?未做具体规定但被会签单位认为需要进行超限审批的。 7）合同审批签字权限（详见《合同承办审批权限表》） a） 签字权限 ?合同签字人必须是公司总经理或总公司董事长授权的人 员，合同签字必须代表由法定代表人决定的利益与责任; ?签字人资格不得低于主管、科长级别；签字授权只能向更 高级别转移。 b） 批准权限 ?合同批准人为公司总经理或总公司董事长授权人（原则上 不低于副总级）； ?《超限申请书》的批准人为总公司董事长或授权人。 c） 授权与受托 ?法定代表人可以授权委托其他人代行合同批准与签字事 项； ?授权人为公司法人代表，授权必须以书面形式（或经批准 的正式文件）； ?书面授权委托书须明确授权范围和期限，受托人应当在授 权范围内订立合同。 ?授权委托书的管理由总经理助理负责。