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企业电子邮件归档问题的探讨 　　摘 要：随着电子邮件成为全球企业内部交流、以及企业与外部（包括客户和商业伙伴）信息往来的最主要方式之一，电子邮件数量快速增长，如何安全高效地管理邮件信息，如何从大量邮件中快速搜索出所需的历史邮件和附件，是企业信息管理必须要面对的问题。而这些问题的处理前提，就是企业对电子邮件归档技术的应用。本文结合A公司邮件系统应用现状，对当前国际国内企业电子邮件归档技术的应用以及邮件归档技术的发展作了深入分析，并且针对邮件归档应用的必要性以及归档产品的选型进行了详细阐述。 　　关键词：电子邮件；邮件归档；信息管理；法规遵从；数据恢复 　　中图分类号：F270.7 　　1 概述 　　随着互联网技术的普及，电子邮件系统已经成为互联网上最重要的应用之一，它提供了一种极为方便、快速的通讯方式，电子邮件系统也是电子商务最主要的应用系统之一，数据与信息交流方面有着明显的优势，电子邮件系统也已成为企业用户日常办公不可或缺的应用系统。 　　在这个信息飞速发展的时代，信息就是生命，数据作为一个企业的血液尤为重要。企业数据大致可分为两大类，文件数据和邮件数据。企业日常往来的数据是企业的宝贵财富，如不将这些数据保留并加以利用，就形同宝贵资源的流失。然而伴随邮件的日常应用，所产生的邮件数据量日趋增多，如何将海量的邮件数据进行长期保存、读取、索回、挖掘以及原始展现等问题已经成为摆在邮件管理员面前的几大难题。 　　由于企业电子邮件数据管理日趋明显，随之产生了电子邮件归档方案及产品。邮件归档是对邮件数据进行在线归档、分类管理、长期保留并允许实时搜索和访问，主要是针对海量数据的应用，是对数据进行有效的迁移和管理。当数据停止改变或不被频繁使用时，通过邮件归档系统把他们转移到低成本的存储硬件上，使之存于日常的备份窗口外；当需要时，可以即时获取所需数据并快速搜索。为企业电子邮件的法规遵从和规则的执行，实现了高度集成化，中心化，并可实现实时监测等功能。 　　2 企业邮件归档技术应用现状 　　邮件归档是企业要实现法规遵从不得不面对的问题，也将是企业实现信息化进程中不可跨越的一部分。 　　近几年来，在一些大的财务公司造假丑闻陆续被曝光后，美国政府开始制订了一系列法规，强制那些具有公共服务性质的公司必须对相关资料进行归档。而邮件作为最基本的互联网信息沟通方式，必然成为这次运动中的最基本部分。现在，邮件归档已经是企业要实现法规遵从不得不面对的问题，也将是企业实现信息化进程中不可跨越的一部分。 　　根据Radicati Group Inc分析公司发布的调查报告，企业对邮件归档的需求主要源于4大方面，这些需求所占权重如（图1）所示： 　　图1 　　内部策略管理：作为公司最重要的通信手段，公司有必要了解所有内部员工电子邮件沟通的情况。特别是一些对信息安全敏感的公司，保存每个员工的往来邮件备查显得尤其重要。 　　知识库管理：对于一般以电子邮件为主要沟通方式的公司来说，电子邮件无疑是公司的宝贵财富。尤其是一些重要的工作文档，通过邮件检索获得的内容，更具有现场感和更加准确的上下文参考。 　　存储节省考虑：一些较旧的邮件，虽然很少使用，但为了今后能够查询，不得不保留在服务器上，导致大量的空间浪费。如果能有一套相对于在线服务器来说的离线的归档设备，将可以大大降低对邮件系统存储的需求。 　　遵从法律法规：邮件归档一方面可以降低企业的法律诉讼风险和成本，另一方面可以为企业活动提供必要的法规遵从保证。在美国和欧洲一些国家颁布了一系列法规，要求那些上市公司、金融服务、医疗保健、电信运营商、社会公共服务机构等，必须将各种档案，包括电子邮件保存3―5年以上，并且必须以不同的介质类型保存两个以上拷贝。美国一些知名的金融服务公司，由于无法提供所要求的邮件资料，曾被处以上千万美元的重罚。国内也开始制定一系列法规，对一些企业的归档做出明确的规定。而大多数跨国企业或者外资公司，由于和国外企业有密切的联系，因此欧美一些相关法规也是它们必须遵从的。 　　3 邮件归档技术的发展 　　归档的最早雏形莫过于磁带备份。然而磁带备份本身的目的是为了进行灾难恢复。因此如果需要从历史备份中找出需要的邮件，需要将磁带一盘盘恢复到系统上。这无异于大海捞针，使得邮件检索不但成本高昂而且几乎不可能完成。 　　更进一步的解决方案是将系统数据定期拷贝到另外一台离线存储设备上。但这种方式是基于文件而非应用层的。而且由于其实现机制问题，导致通过文件拷贝来归档的邮件，一方面存在重复拷贝现象，另一方面也不可能保证数据的完整。比如在两次拷贝期间删除的文件将无法进行归档。该方式的另外一个问题是成本高昂，一般都使用NAS或者SAN大容量存储，或者必须使用大型厂商的专用系统才能实现，这足以让一般的中小