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企业公文的种类 指令性 文书 公文 种类 晓喻性 文书 报请性 文书 洽商、记载性文书 决定 批复 意见 函 会议纪要 通知 通报 请示 报告 决定：适用于对重要事件做出安排，奖惩，变更，或者撤销 不适当的事项。 批复：用于答复下属部门的请示事项。 意见：用于对重要问题提出见解和处理办法。 通知：用于批转下属部门的公告，转发上级机关和非隶属部门 的公文，传达要求各部门共同执行的事项。 通报：用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。 请示：用于向上级部门请求批示、批准的公文。 报告：用于向上级部门汇报工作、反映情况、答复上级部门的 询问等。 函：用于不相隶属部门间洽谈工作、询问和答复问题，向有关 主管部门请求答复、审批事项的公文。 会议纪要：用于记录、传达会议、议事情况的文种。是文员经 常会用到的文书 企业行政公文的格式 37mm 28mm 26mm 35mm 156mm×225mm 210mm 297mm 公文用纸的天头为：37㎜±1㎜，订口为：28㎜±1㎜，版心尺寸为：156㎜×225㎜(不含页码)。 公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送单位、印发单位、印发日期等构成。 公文格式 签发人 企业档案的归类 企业档案管理 企业档案概述 企业档案的归档媒介 1 2 3 企业档案概述 档案 国家机构、社会组织和个人在社会活动中形成的，作为历史记录保存起来以备考查的，作为凭证的文字、图像、声音的文书和信息材料。 档案的来源——国家机构、社会组织和个人 文件转化为档案有三个条件： 办理完毕； 有参考利用价值； 按一定规律保存。 文书和档案的关系 两者是密不可分的有机整体，文书是档案的前身，档案 是文书的延续，两者有着同一性，又有着特殊性。 联系 1）两者记录和反映人们社会实践活动的功用相同。文书记录的是现实的活动，档案保存的是历史活动记录，且有着基本相同的物质载体。 2）两者在内容和格式上完全一致。档案直接来源文书，文书是分散的“档案”，档案是集中保存的“文书”。 3）两者互为因果。文书是档案的前身，档案是文书的归结，有了文书才有了档案，没有文书就没有档案。 区别 1）性质和形式不同。文书是为了现行应用而产生，档案室为了今后的应用而按照一定的规律组成和保存的；文书时零散的，单份的，档案是组合的，集中的，多份的。 2）目的和作用不同。文书的目的是处理现实的工作事务，如发布政令等，发挥着工具作用，档案将处理完毕的文书有规律的组合起来，以备利用，发挥着历史的价值作用。 3）存在和发挥效用的时间不同。文书是现行应用的，它处理事务完毕后也就失去效用；档案以备将来利用，具有长久性、长期性，存在越长久，越发珍贵。 ◆ 企业档案的归档媒介有哪些？ 纸媒 磁性媒体 光盘媒体 缩微图像媒体 ◆ 企业档案有哪些归类方法？ 按照字母排列的方法 按照数字分类的方法 将字母和数字结合的方式 发文单位应使用发文单位全称，如有联合行文的主办单位排列在前面。发文字号包括单位代字、年份、序号，联合行文的只标明主办方。 签发人，签发人是指代表行政机关批准发出公文的机关领导人。签发人是对公文内容负责的一种标志。签发人标识仅在上报的公文中才出现，标识签发人姓名，主要目的是为上级单位的领导人了解下级单位谁对上报事件负责。标题要准确的概括公文的内容并标明公文种类，标题一般有三部分组成包括发文机关加事由加文中构成。主送单位是指公文的主要受理单位。公文除了会议记录以外都要加盖公章，联合上报的公文由主办单位加盖公章，联合下发的公文发文单位都要盖公章。成文的日期要以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发负责人为准。 主题词：便于公文的检索，解释公文内容。抄送单位指除主送单位外需要执行或知晓公文的其他单位。 企业行政事务管理 第二章 主要内容 办公室事务管理 企业文书管理 1 2 企业档案管理 3 学习目标 了解企业行政办公事务管理的含义、特点 熟悉企业常用的行政公文 熟悉文书管理工作 明确企业档案的概念和作用 熟悉电子文件的管理 小赵是上海某公司的办公室助理，根据一周计划安排，她需要在周一完成 很多工作，周一那天，刚上班他就有序地展开了工作但还是手忙脚乱，临近 下班时间仍有部分工作没有完成。 小赵需要在周一完成的工作有以下几项： 1.给某客户打电话，与对方联系上级下周四的开会事宜。 2.复印下午部门经理会议要讨论