五邑大学Access课件第2章.ppt
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第2章 数据库和表 本章主要内容包括: 数据库的创建和维护 数据表的建立 表结构的完善 表间关系的建立 数据的输入 2.1 创建与维护数据库 Access提供两种建立数据库的方法。我们可以先建立一个空数据库,然后向其中添加数据表、查询、窗体和报表等对象,这是创建数据库最灵活的方法。另一种方法是使用“数据库向导”,运用系统模板创建数据库及其对象,然后进行必要的修改。创建数据库的结果是在磁盘上生成一个扩展名为.mdb的数据库文件,这个文件将包含数据表、查询、窗体等内容。 在创建数据库之前,要确定数据库的用途,并计划好数据库文件的名称和存放位置。 2.1.1 新建一个空数据库 操作步骤如下:(操作演示) 1.在硬盘上建立一个存放数据库文件的文件夹,如以学号为名称在D:盘上建立文件夹D:\110908。 2.运行Access,然后单击“文件”菜单→“新建”命令,或者单击工具栏最左边空白纸形状的“新建”按钮,在窗口的右边出现任务窗格; 3.在任务窗格中,单击“空数据库”选项,出现“文件新建数据库”对话框; 4.在“保存位置”下拉框中,选择数据库文件保存的位置,在文件名框中输入数据库主文件名,如“教学管理”,“保存类型”下拉框为默认选项“Microsoft Access数据库”不变,系统自动加上数据库文件扩展名mdb。 5.点击“创建”按钮,这样就完成了空数据库的建立. 2.1.2 利用模板建立数据库 操作步骤如下:(操作演示) 1.单击工具栏上的“新建”按钮。 2.在“新建文件”任务窗格中,在“模板”下,单击“本机上的模板”。 3.在“数据库”选项卡上,单击要创建的数据库类型的图标,例如“资源调度”,然后单击“确定”。 4.在“文件新建数据库”对话框中,输入数据库的名称“资源调度”,位置仍然选D:\ 110908文件夹,然后单击“创建”。 5.按照“数据库向导”的指导进行操作。向导提供5个表。 6.最后点击“完成”,生成“主切换面板”,即用户操作主界面 2.1.3 打开已有的数据库 2.1.4 数据库管理 2.2 建立表 建立表之前常常需要考虑的问题 “学生信息表” 和“课程信息表” 5.每个字段的宽度是多少?如学生学号包含10个字符,则“学生信息表”中“学号”字段宽度设置为10。若姓名最多包含5个汉字,则“姓名”字段宽度设置为10。有些数据类型的宽度是固定的,不需要设置,如日期型、是/否型。 6.表的主键(主码)是什么?主键是惟一标识表中每一条记录的字段集合。如“学生信息表”中的“学号”字段,“课程信息表”中的“课程代号”字段。也可能是多个字段的组合。 2.2.1 使用设计器创建表 例2-1 使用设计器创建“学生信息表”,操作步骤如下: 1.在“教学管理”数据库窗口单击“对象”下面的“表”,双击“使用设计器创建表”选项,进入表设计视图。 2.在设计视图中输入表的字段名称、数据类型等内容。 3.设置字段宽度 4. 定义一个主键 5.保存表 2.2.2 使用向导创建表 Access提供向导功能,辅助用户快速建立表对象。系 统提供“商务”和“个人”两大类别共45个示例表。可以 选择其中最接近的示例来创建自己的表结构。创建表 时可以自由选择示例字段,可以修改示例字段名。 例2-2 在“教学管理”数据库中,使用表向导建立“成绩表”。操作步骤如下: 1.在“教学管理”数据库窗口单击“对象”下面的“表”,双击“使用向导创建表”选项,进入表向导对话框; 2. 在表向导对话框中,选择“商务”类别;在示例表列表框中,选择“学生和课程”,选择和修改字段 ; 3. 输入表的名称和设置主键信息。 2.2.4 修改表结构 表结构的修改包括插入字段、删除字段、修改字段、增加字段、改变字段顺序等操作。 修改表之前,首先需要进入表的设计视图。在数据库窗口单击“对象”下面的“表”,再当击需要修改的数据表,点击工具栏上的“设计”按钮进入表的设计视图。 单击工具栏上的“插入行”按钮 、“删除行”按钮 ;或点击行选择器,按右键拉出菜单,选择各种操作命令, 实现表结构的修改。 2.2.5 在表中输入数据 表结构建立起来后,可以进入如下数据表视图,输入和编辑数据。 1.添加记录 点击末端空白行,在该行每个单元格中输入数据。字符型、数字型和日期型数据直接键入,OLE类型数据的输入需要通过一定的步骤完成,以下通过“学生信息表”中的“照片”字段进行说明。 (1)点击“照片”字段下的单元格,按右键拉出菜单选“插入对象”命令,或点击“插入”菜单→“对象”,进入Microsoft Office Access 对话框; (2)在对话框中,点击“新建”,在“对象类型”列表框中选Microsoft Word 图片,然后点击“确定”按钮,进入
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