五邑大学Access课件第2章.ppt

第2章 数据库和表 本章主要内容包括： 数据库的创建和维护 数据表的建立 表结构的完善 表间关系的建立 数据的输入 2.1 创建与维护数据库 Access提供两种建立数据库的方法。我们可以先建立一个空数据库，然后向其中添加数据表、查询、窗体和报表等对象，这是创建数据库最灵活的方法。另一种方法是使用“数据库向导”，运用系统模板创建数据库及其对象，然后进行必要的修改。创建数据库的结果是在磁盘上生成一个扩展名为.mdb的数据库文件，这个文件将包含数据表、查询、窗体等内容。 在创建数据库之前，要确定数据库的用途，并计划好数据库文件的名称和存放位置。 2.1.1 新建一个空数据库 操作步骤如下：(操作演示) 1．在硬盘上建立一个存放数据库文件的文件夹，如以学号为名称在D：盘上建立文件夹D:\110908。 2．运行Access，然后单击“文件”菜单→“新建”命令，或者单击工具栏最左边空白纸形状的“新建”按钮，在窗口的右边出现任务窗格; 3．在任务窗格中，单击“空数据库”选项，出现“文件新建数据库”对话框; 4．在“保存位置”下拉框中，选择数据库文件保存的位置，在文件名框中输入数据库主文件名，如“教学管理”，“保存类型”下拉框为默认选项“Microsoft Access数据库”不变，系统自动加上数据库文件扩展名mdb。 5．点击“创建”按钮，这样就完成了空数据库的建立. 2.1.2 利用模板建立数据库 操作步骤如下：(操作演示) 1．单击工具栏上的“新建”按钮。 2．在“新建文件”任务窗格中，在“模板”下，单击“本机上的模板”。 3．在“数据库”选项卡上，单击要创建的数据库类型的图标，例如“资源调度”，然后单击“确定”。 4．在“文件新建数据库”对话框中，输入数据库的名称“资源调度”，位置仍然选D:\ 110908文件夹，然后单击“创建”。 5．按照“数据库向导”的指导进行操作。向导提供5个表。 6．最后点击“完成”，生成“主切换面板”，即用户操作主界面 2.1.3 打开已有的数据库 2.1.4 数据库管理 2.2 建立表 建立表之前常常需要考虑的问题 “学生信息表” 和“课程信息表” 5．每个字段的宽度是多少？如学生学号包含10个字符，则“学生信息表”中“学号”字段宽度设置为10。若姓名最多包含5个汉字，则“姓名”字段宽度设置为10。有些数据类型的宽度是固定的，不需要设置，如日期型、是/否型。 6．表的主键（主码）是什么？主键是惟一标识表中每一条记录的字段集合。如“学生信息表”中的“学号”字段，“课程信息表”中的“课程代号”字段。也可能是多个字段的组合。 2.2.1 使用设计器创建表 例2-1 使用设计器创建“学生信息表”，操作步骤如下： 1．在“教学管理”数据库窗口单击“对象”下面的“表”，双击“使用设计器创建表”选项，进入表设计视图。 2．在设计视图中输入表的字段名称、数据类型等内容。 3．设置字段宽度 4. 定义一个主键 5．保存表 2.2.2 使用向导创建表 Access提供向导功能，辅助用户快速建立表对象。系 统提供“商务”和“个人”两大类别共45个示例表。可以 选择其中最接近的示例来创建自己的表结构。创建表 时可以自由选择示例字段，可以修改示例字段名。 例2-2 在“教学管理”数据库中，使用表向导建立“成绩表”。操作步骤如下： 1．在“教学管理”数据库窗口单击“对象”下面的“表”，双击“使用向导创建表”选项，进入表向导对话框； 2. 在表向导对话框中，选择“商务”类别；在示例表列表框中，选择“学生和课程”，选择和修改字段 ； 3. 输入表的名称和设置主键信息。 2.2.4 修改表结构 表结构的修改包括插入字段、删除字段、修改字段、增加字段、改变字段顺序等操作。 修改表之前，首先需要进入表的设计视图。在数据库窗口单击“对象”下面的“表”，再当击需要修改的数据表，点击工具栏上的“设计”按钮进入表的设计视图。 单击工具栏上的“插入行”按钮 、“删除行”按钮 ；或点击行选择器，按右键拉出菜单，选择各种操作命令， 实现表结构的修改。 2.2.5 在表中输入数据 表结构建立起来后，可以进入如下数据表视图，输入和编辑数据。 1．添加记录 点击末端空白行，在该行每个单元格中输入数据。字符型、数字型和日期型数据直接键入，OLE类型数据的输入需要通过一定的步骤完成，以下通过“学生信息表”中的“照片”字段进行说明。 （1）点击“照片”字段下的单元格，按右键拉出菜单选“插入对象”命令，或点击“插入”菜单→“对象”，进入Microsoft Office Access 对话框； （2）在对话框中，点击“新建”，在“对象类型”列表框中选Microsoft Word 图片，然后点击“确定”按钮，进入