新增资料 - 国立中山大学文书组.PPT

行政E化--紙本公文流程控管系統操作說明 說明 目的 為了解公文流程及其所在位置，防範公文在傳送過程中遺失。 操作方式 公文及各類表單製作時均需貼上條碼，並進入系統以條碼機 讀取條碼以記錄流程。(條碼單由總務處文書組統一發放，若有 不足，可隨時至該組領取) 流程控管單位 行政單位：一級及二級單位均設置登記桌為原則，若二級單位集中同一辦公室辦公者，得視人力配置情形，設置一個或數個登記桌。 學術單位：一級單位（院）及二級單位（系、所）均設置登記桌 各中心均設置登記桌 主要功能 系統主要功能分為下列幾項： 最新消息 新增資料 流程查詢（1）、（2）、（3） 滯留公文（系統控管人員） 變更IP（系統控管人員） 新增資料 新增資料，登記桌人員刷入條碼後，後續作業： 單位代碼 表單類別 流程狀態 控管中（所有作業流程均屬之） 作廢、結案（僅主辦單位可選擇） 決行（一級單位及秘書室以上單位刷出時若發現公文或表單已決行時選擇） 新增資料 處理類別 文書組選擇 分文作業 主辦單位選擇 主辦刷入 主辦刷出 會辦單位選擇 會辦刷入 會辦刷出 一級單位及秘書室以 上單位選擇 決行作業 主旨 若為外來公文，則讀入條碼後，會自動帶入主旨。若多筆公文均為相同「處理狀態」及「處理類別」，則可連續刷入多筆條碼後再一次選擇「處理狀態」及「處理類別」後按「新增紀錄」 若為其他公文（如簽）或表單，則讀入條碼後，將主旨輸入，選擇「處理狀態」和「處理類別」，再按「新增紀錄」，一次僅能處理一筆資料。 流程查詢（1） 依承辦者查詢：僅供承辦者個人承辦業務查詢。 流程查詢（2） 依條碼 流程查詢（3） 依日期區間 * * 2009/05/22