GL-007文件资料管理工作规程.pdf

更多免费资料，请关注微信公众号：wuyeguancha GL-007 文件资料管理工作规程 1 工作目标 1.1 确保文件、资料得到妥善保管，及时传递各类信息，满足信息沟通的需要；确保管理 处日常事务性工作的正常开展。 1.2 适用于中海康城管理处文件资料的管理，包括对外收发文、档案管理、创优资料、合 同协议、质量记录等各类文件资料的编目、归档、保管和借阅、复印控制工作。 2 工作职责 2.1 管理处经理是管理处文件资料管理的全面负责人，负责实施文件资料管理工作规程。 2.2 管理处文件资料管业助理是文件资料管理工作的具体实施人。 2.3 管理处各员工应积极支持、配合开展文件资料管理工作。 3 工作指引 3.1 管理处发文 3.1.1 按公司统一格式打印文件，填写《发文拟稿纸》，经管理处经理签发后盖章。 3.1.2 填写《文件发放登记表》，按文件发放范围发放，并要求收文人在《文件发放登记表》 上签名。《文件发放登记表》保存期限 10 年，按编号次序存放，装入专用文件夹统一 保存。 3.1.3 将文件复印件连同《发文拟稿纸》存档，《发文拟稿纸》与所附文件保存同样期限。 3.2 管理处收文 3.2.1 外来文件收到后，首先填写《收文登记表》及《收文处理专用纸》，交经理批阅。《收 文登记表》保存期限 10 年，按编号次序存放，装入专用文件夹统一保存。 3.2.2 根据经理阅办意见，将文件送相关人员传阅、处理并签名。 3.2.3 将传阅、处理后的文件及时收回并连同《收文处理专用纸》存档，《收文处理专用纸》 与所附文件保存同样期限。 3.3 档案管理 3.3.1 档案分系统进行管理，用档案局统一印制的档案盒保存，每个档案盒应清楚标明所存 档案的名称。 3.3.2 每个档案盒内应有一份卷内目录，并随时根据存档情况变化予以调整。 3.3.3 查阅档案应详细填写《档案借阅登记表》，文件资料管业助理应认真检查所归还的档 案，在确认无任何损坏后方可接收，对有损坏现象的，需进行修补。如无法补救的文 件，上报管理处经理。《档案借阅登记表》保存期限 10 年，按年度进行统一编目、归 档，每年装订成一本，制作封面。封面内容包括表格名称、日期、保管期限。 3.3.4 质量手册、程序文件的复印由申请人填写《文件复印申请表》，写明复印原因、复印 份数、发放范围，经管理处经理批准后，由文件资料管业助理负责复印，必须加盖受 控文件章后下发。同时填写《质量文件发放范围清单》和《质量记录表格发放范围清 单》，并将《文件复印申请表》存档。《质量文件发放范围清单》和《质量记录表格发 放范围清单》均为保存期限 10 年，按年度进行统一编目、归档，每年装订成一本， 制作封面。封面内容包括表格名称、日期、保管期限。 3.3.5 作业指导书由文件资料管业助理根据使用范围复印下发，并加盖受控文件章，同时填 写《质量文件发放范围清单》和《质量记录表格发放范围清单》。 3.3.6 往来受控文件的复印由申请人填写《文件复印申请表》，写明复印原因、复印份数、 发放范围，经管理处经理批准后，由文件资料管业助理负责复印和下发，并将《文件 复印申请表》存档。《文件复印申请表》保存期限 10 年，按年度进行统一编目、归档， 每年装订成一本，制作封面。封面内容包括表格名称、日期、保管期限。 3.3.7 文件在实施中，管理处根据需要修改或更新的文件，应有有效的《文件更改申请单》， 文件资料管业助理应统一标号，妥善保存。更改后的文件由文件资料管业助理按原发 放范围发放，在《文件发放登记表》中做好记录，按《文件更改通知单》的要求实施 更改。《文件更改通知单》保存期限 10 年，按年度进行统一编目、归档，每年装订成 一本，制作封面。封面内容包括表格名称、日期、保管期限。 3.3.8 按照各类文件的保存期限，对超过保存期的文件应统一由文件资料管业助理及时进行 销毁，并根据销毁情况登记《文件销毁申请单》，销毁时需有一名监销人员在场。《文 件销毁申请单》保存期限 10 年，按年度进行统一编目、归档，每年装订成一本，制 作封面。封面内容包括表格名称、日期、保管期限。 3.3.9 作废版本的文件应予以销毁，同时