其它—文档应用程序秘笈(excel、word等).doc

应用秘笈之Excel轻松制胜招 1.在Excel中，如何在一个单元格中分行填写？ 答：很简单！当您需要重起一行写入内容时，按住Alt键回车就可以了！ 2. 如何快速复制公式？ 问：如何才能快速复制公式。 答：通过拖动填充柄复制公式人人都会，不过如果复制的行太多，操作起来并不方便。此时可以选择双击填充柄完成复制。如图1所示： 图1 3. 如何用下拉列表填写Excel表格？ 问：人事部经常要在Excel表格里录入部门、性别、城市等数据，这些数据重复性很高，比如，在【部门】这一列，可能需要多次输入【财务部】。要是能从下拉列表中选择数据就方便了，还不容易出错。 答：Excel当然可以实现这个功能，如图2所示。只要从【数据】菜单选择【有效性】，再按图3所示进行设置即可。 4.如何将Excel电子表格中的数据进行行列互换？ 答：出于种种考虑，需要将电子表格中的行和列进行互换，这时只需复制需要行列互换的表格区域，在需要放置的单元格上执行【编辑】菜单中的【选择性粘贴】命令，然后在【选择性粘贴】对话框的【粘贴】选项区域中选择【全部】选项；在【运算】选项区域中选择【无】；并选择【转置】复选框，完成后单击【确定】按钮即可。 返回页首 应用秘笈之Word独门四绝招 5.如何在Word指定位置输入文字？ 问：要按无数次回车、空格 和 Tab 键吗？ 答：当然不用！只要把鼠标放到指定位置，双击鼠标左键就可以了！如图5所示。 图5 6.如何缩放打印，让我省纸又省心？ 答：Word可以像复印机一样缩放打印，从【文件】菜单选择【打印】命令，在【打印】对话框中单击右下角的【按纸张大小缩放】的下拉箭头，选择需要的纸型后，确定即可。如图6所示。 图6 和改变纸张大小的方法（页面设置）相比，缩放打印不会改变页面的布局；此外，缩放打印还可以在一页纸上打印多页，只要在上面的选项中选择每页适当的版数即可，采用这种方法打印文档不仅节约纸张，更便于携带。 7.如何在文档中插入一条分隔线？ 问：在Word文档中有时需要添加分隔线来区分两个不同的描述内容，这个分隔线是需要手工绘制吗？ 答：手工绘制分隔线有时很难把握线条的长度，所以您只要连续输入三个或三个以上的【=】，然后回车，这样就可以自动得到一条双直线；连续输入三个或三个以上的【~】，然后回车即可得到一条波浪线；连续输入三个或三个以上的【*】，然后回车即可得到一条虚线；连续输入三个或三个以上的【-】，然后回车即可得到一条细直线；连续输入三个或三个以上的【#】，然后回车即可得到一条实心线。如图7所示。 图7 8.是否可以让表格的表头在下一页中自动出现？ 答：在Word中经常会遇到表格在一页中放不下的情况，此时就需要在下一页中重新设置表格的表头。其实，我们只要选中表格的表头（即希望在跨页时重复的部分），然后执行【表格】菜单中的【标题行重复】命令，就可以实现表格跨页时，表头自动出现了。如图9所示。 图9 返回页首 应用秘笈之PowerPoint出色对阵招 9.如何快速创建演示文稿 问：如果已经用Word写好了一份报告，并且要根据报告的内容作幻灯片，怎样可以直接把Word文档的标题发送到PowerPoint？ 答：打开Word文档，从【文件】菜单单击【发送命令】，再选择发送到PowerPoint。如图8所示。PowerPoint会自动启动，并且根据每个Word文档中的一级标题建立一张相同标题的幻灯片，其下的二级标题也会被自动添加到幻灯片中。 图10 10.如何让公司标志出现在每一张幻灯片上？ 答：最好的方法是把公司的标志放到母板上，只要一次操作即可。从【视图】菜单单击【母板】，再选择【幻灯片母板】命令。如图11所示。在母板视图中，将公司标志的图片放置在适当位置并关闭母板视图。此时，所有的幻灯片都在相应的位置上显示公司的标志，新插入的幻灯片亦然。 图11 11.怎样让你的音频作为背景音乐？ 问：要是幻灯片播放时可以伴随着一段背景音乐就好了！ 答：第一步，右键单击插入的音乐文件，在弹出的快捷菜单中，选择【自定义动画】命令，如图12所示。 第二步，在右侧的任务窗格中，单击对应音频文件的右侧的下拉键头，选择【效果选项】。如图13所示。 第三步，在打开的对话框中，设置如图14所示的红框部分，将数值设置到足够大即可。 图12 图13 图14 12.如何快速将选中文字按比例放大或缩小？ 答：在PowerPoint幻灯片中，可以选中需要调整的文字，然后按Ctrl+]组合键快速按比例放大文字；或者按Ctrl+[组合键快速按比例缩小文字。这样的方法在Word中也是适用的。 返回页首 应用秘笈之Outlook高效三连招 13.在Outlook中如何妙用联系人？ 问：在Outlook中，随着联系人数量的增多，亲朋好友、同事、客户的