第三章文件工作管理.ppt

第三章  文件工作管理;课前温故;第一节 概述;;;文书一词在《二十五史》中的详细使用情况;《二十五史》; 二、公文的功能 公文的功能具体表现： 法律规范的重要表现形式； 传达政令采取重要管理措施的主要工具； 下情上达的基本手段； 横向联系的纽带； 教育激励的有效教材； 印证事实的真凭实据。 ;三、公文的效用 公文的效用是指公文的实际效力和 功用。 公文有两个方面的效用： 第一是现实执行效用； 第二是历史效用。 ;四、公文的主要类别 机关管理的功能在于： 根据形成和作用的具体公务活动领域划分 根据公文传递方向划分 根据内容性质的差异划分 根据公文涉及秘密的程度划分 根据对公文处理时间方面的限制和要求划分 根据在机关内的来源划分 ;五、文件工作及其基本任务 文件工作又称为公文处理，就是对公 文的创造、处置和管理。 公文处理的基本任务就是及时、准确、 有效地创制、加工、传递、保管、处置公 文，为公务活动提供适用的信息。 ;六、文件工作的地位;七、文件工作管理;第二节 文件工作的组织; 文件工作机构是指机关中专设的从事文件 收发、传递、审核、制作等文件管理工作的专 （兼）职机构。 大中型机关大都在综合办公部门下设专职文件机构； 实行分散型或复合型组织形式的一部分机关，在职能部门下的办公室内设置专职或兼职的文件机构； 小型机关特别是基层单位是由综合办公部门直接兼管。 ;三、文件工作责任 （一）机关首长的文件工作责任 （二）综合办公部门负责人的文件工作责任 （三）业务部门负责人的文件工作责任 （四）文件工作机构负责人的文件工作责任 （五）专（兼）职文件工作人员的文件工作 责任 （六）一般业务人员的文件工作责任 ; 这里的分工主要是指以科学的方法和 标准，对文件工作各个岗位进行认真分解， 从而确定每一个工作岗位的职责任务以及任 职条件。 科学地进行分工有利于合理用人，有利 于充分发挥人的潜能，实现文件工作各要素 及要素内部各方面的最佳配合，提高工作效 率与质量。 ;第三节 文件运转过程 与传递过程控制 一、文件运转过程控制 （一）旨在稳定文件运转秩序的控制措施 （二）控制文件运转方向的主要措施 （三）控制文件运转速度的措施 ;二、文件传递过程控制 公文只有准确、快捷地传递给受文者 才能真正产生效用。为此，必须有效地控 制公文的传递过程，保证其方向正确，速 度合理，线路短捷有效。 （一）文件传递过程控制规则 （二）控制文件传递速度的措施 ; 文件的数量，特别是文件形成量就可 以从一个侧面反映文件工作的实际水平， 文件量不足或泛滥都是文件工作水平不高 的标志。 一、决定文件形成量的主要因素 环境因素 文件工作自身的因素 ;二、控制文件形成量的主要方法措施 ;第五节 文件质量控制;二、提高文件质量的措施 ;第六节 文件工作的综合协调 ;二、文件工作综合协调的内容与方法 ;第七节 表格文件管理 ;二、表格设计 ;三、表格文件控制 ;第八节 案卷管理 ;习题;;思考与练习题