公司人力资源档案管理制度.docx
公司人力资源档案管理制度
目录
一、人力资源档案管理概述．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．2
人力资源档案的定义与作用．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．2
人力资源档案管理的目的和意义．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．4
人力资源档案管理的基础理念．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．5
二、人力资源档案管理制度制定原则．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．6
合法性原则．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．6
实用性原则．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．7
保密性原则．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．8
持续更新原则．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．9
系统化管理原则．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．10
三、人力资源档案管理组织与职责．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．11
人力资源档案管理部门的设置．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．11
人力资源档案管理人员的职责与素质要求．．．．．．．．．．．．．．．．．．．12
四、人力资源档案内容及分类管理．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．12
员工个人信息类档案．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．12
员工绩效类档案．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．13
员工培训类档案．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．14
员工薪酬类档案．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．16
五、人力资源档案的建立与更新．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．17
建立员工档案流程．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．17
员工档案更新流程．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．19
六、人力资源档案的使用与借阅管理．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．20
档案使用规定．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．21
档案借阅流程与权限设置．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．22
七、人力资源档案的保密与安全管理．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．23
档案保密等级划分．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．24
档案安全管理制度及措施．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．24
八、人力资源档案的归档与销毁管理．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．25
一、人力资源档案管理概述
定义与目的：人力资源档案是公司用于记录和管理员工个人信息、工作表现、职业发展等重要资料的系统。其目的在于确保信息的准确性和完整性，便于公司进行有效的人才管理、招聘选拔、绩效评估以及合规性审查。
适用范围：本制度适用于公司所有员工的人事档案管理，包括但不限于在职员工、合同工、临时工、实习生以及其他任何形式的雇员。
原则：人力资源档案管理应遵循保密、准确、及时、完整和安全的原则，确保所有员工信息的安全和隐私不被侵犯。
责任主体：人力资源部负责建立和维护公司的人力资源档案，并确保档案的正确性与时效性。各部门负责收集和更新本部门员工的相关信息，并协助人力资源部门完成档案的维护工作。
档案内容：人力资源档案通常包括以下几类：基本信息（如姓名、性别、出生日期、联系方式等）、教育背景、工作经历、技能资质、奖惩记录、健康情况等。
档案管理流程：员工入职时，人力资源部门负责接收并审核新员工的档案；员工离职时，需将档案移交给人力资源部门或相关部门。定期更新员工档案，确保信息的时效性和准确性。
信息安全：采取必要的技术措施和管理制度，防止档案信息泄露或丢失，确保信息安全。
1.人力资源档案的定义与作用
一、人力资源档案定义
人力资源档案是对公司内部员工各项人事信息的系统记录和存储。员工的人事信息包括但不限于其个人简历、职位职责、绩效记录、考勤统计、教育培训、薪酬信息以及相关的职业发展资料等。通过构建和维护人力资源档案，企业能够全面把