商务礼仪第六章公关文书礼仪分析报告.ppt

第六章 公关文书礼仪 ● 学习目标 通过本章学习，你应该达到以下目标： 素质目标：具有通晓种类文书的内容、格式、收发都应符合礼仪规范要求的专业知识，能够自如地运用文书礼仪准确地传递人际交流信息。 知识目标：了解文书礼仪的概念和作用，种类文书的基本内容和特点，根据需要选择使用不同的文书礼仪。 技能目标：按照文书礼仪的基本要求和符合人际交往通行的礼仪标准，对各类文书分门别类，基本掌握撰写各类文书的方法和技巧。 能力目标：具有运用和掌握所学的文书礼仪的知识和方法进行正确的人际交往的能力。 引例：法拉第与求职信 口头语言、体态语言和书面语言三者构成人际总体交往语言，其中书面语言的人类特性更加明显。因为随着人类社会的不断发展，人际交往的空间愈加广阔，地球村的概念已经形成，所以对书面语言提出了更新的要求，不仅能广泛运用，而且能以人们都可以接受的方式，都能“读得懂”的行文，准确地传递人际交流信息。这就是讲求文书礼仪的必要性所在。 6.1文书礼仪概述 1）文书礼仪的概念 文书是指借助文字而形成的书面材料，这种书面材料包括人际交往（含公务交往）所需的各类信件、柬帖、辞文及文件、文电、报表、通报、公告等。 主要功能是以书面方式进行人际信息告知。 文书礼仪是指各类文书的内容、格式、收发都应符合礼仪规范的要求，符合人际交往通行的礼仪标准。 文书礼仪的目的是能将信息准确、全面、完整的传递给对方，达到最充分的沟通。 2）文书礼仪的特点 （1）交际性。 （2）礼节性。 （3）规范性。 （4）地方性。 3）文书礼仪写作的基本特征 （1）文书礼仪的写作目的具有实用性。 （2）文书礼仪的写作内容具有针对性。 （3）文书礼仪的体式约定俗成。 （4）文书礼仪的书写形式具有文化色彩。 4）文书礼仪写作的基本要求 （1）表达方式灵活多样，不拘一格。 （2）使用语体自由多样，心到笔随。 （3）运用语言简洁精炼，顺畅得体。 （4）反映情感真挚恳切，情溢文中。 【观念应用6—1】 【分析提示】 书面语言务必精炼，切忌啰唆，像“懒婆娘的裹脚——又臭又长”，这需要有扎实的文学功底，但也是文书礼仪的必需内容。 6.2信函礼仪信函礼仪指的是人们以信函的方式进行文字信息交流时应遵守的礼仪规范。 6.2.1一般书信礼仪 1）信封 （1）要使用规范信封，不能用铅笔或红色墨水书写。 （2）如果是托人转交的信，信封一般不封口，也可以让受托人封口，以表示礼貌。 如图6—1 2）笺文 笺文是书信的主要部分。 （1）称谓，或称抬头，指写信人对收信人的称呼。 （2）问候，又称启辞。 （3）正文，要另起一行，前面空两格。这是书信的核心，一般包括缘由、主体、总括三部分。 （4）结尾，又称祝辞。 （5）署名和日期。 （6）补遗。 3）注意事项 礼在先。 忌潦草。 使用规范、整洁的信笺。 用笔应懂规矩。 落笔不可随意。 及时回信。 4）几种常见专用书信 感谢信 慰问信 贺信 【小资料6—1】写出一封成功的信件 成功的商业信件最重要的要求是简洁和明了。 酝酿。写信之前先组织一下你的想法，并列出信件的大体内容。 保持简短。只写你要表达的最重要的内容，但是也不要太短以至于遗漏了可以支撑你观点的最重要的材料。 以第一人称来写作。 表达要自然。 不要使用俚语和专业术语。 不要使用行话。 检查。写完之后一定要多读几遍，看是否有拼写、语法、前后矛盾等错误。 6.2.2商业信函礼仪 1）介绍信 2）推荐信 3）邀请信 4）礼仪电报 5）商业信函的一般常识 （1）信笺与笺文 （2）开头与结尾 （3）信笺的折叠 【小资料6—2】通过笔迹看性格 心理学家认为，字如其人。通过笔迹也可在一定程度上窥探出一个人的性格。 1如果写的字头大部分是圆滑的，那么，其脾气很好，细心谨慎，做事从容不迫。 2如果写的字头大部分是尖细的，那么，其是一个很活泼的人，有着较强的主动性和自信心。 3字写得很大，则象征着热情洋溢，锐气逼人。尽管其在很多方面擅长，但缺乏精益求精的态度。 4字写得很小，表明其人办事周密，且善于逻辑思考，对文学也颇有鉴赏力。 5字写得很紧凑，则其人私心颇重，沉默寡言，不容易与别人相处得好。 6字铺得很开，表明其人爱交际，坦诚待人，看重友谊，并且懂得如何让这种友谊长久不衰。 7写字时用力不重，说明其是个文雅者，具有颇高鉴赏力，但是，魄力不足，常常会因此而不能如愿。 8写字很用力，说明其有强烈的支配欲，易自满，过于自信，难以维持别人对自己的依赖。 9写的字习惯向左倾斜，表明其拥有一个善于分析的头脑，感情永远听从理智的指挥。所以，这类人处理起事情来显得脉络清晰，不会因感情用事而备尝失败的滋味。 6.2.3求职信的礼仪 1）求职信（含个人简历）的写作原则