商业文档高效制作技巧.ppt

在功能选项里选择“插入”选项卡，单击“封面” 可选择各种封面类型。 制作完成的文档，需进行相应的保护措施，才能保证文档所有者的权利。开发工具?保护?保护文档，选择“限制格式和编辑”。 文档的保护分为两个类别：格式设置限制与编辑限制 修订：允许用户以修订方式修改，但只有文 的所有者有权利进行审阅。 批注：仅允许用户以批注方式进行修改。 编辑限制 填写窗体：用户只能在窗体域范围内进行 文字和选项选择。 只读：只能查看不能做任何改动，可复制。 content 快速制作商业文档 文档的美化和排版 常用的文档辅助功能 文档标注与团队协作 常用商业文档的规范制作 第一章 快速制作商业文档 1.1文档快速输入技巧 快速插入特殊字符 输入符号 替换为 输入符号 替换为 :) ? :( ? -- ? -- ? == ? == ? 三个连续“-” 细线条 三个等号“=” 双横线 小技巧： 在所有Microsoft Word的所有版本中，隐藏了一个内置函数，用于产生一篇模拟文档，其书写方 式：=rand(X,Y)。其中“X”代表需要的文字的段数，“Y”代表每段文字需要几句选择文本和对象。 1.2.1选择文本或对象 A.通过鼠标选择 全选：选定所有文本 选择对象：选择各类图形对象 选择格式相似的文本：快 速选择格式或 样式相同的 文本 方法 效果 双击 选择一个单词 Ctrl+鼠标单击左键 选择一句话 在文档选择区单击左键 选择鼠标所在的一行文字 在文档选择区双击左键 选择鼠标所在的一段文字 Ctrl+鼠标左键选择 间断文字 Shift+键盘左右键 以字母为单位选择 Shift+键盘上下键 以行为单位选择 Alt+鼠标左键选择 以列为单位选择 在文档选择区三击左键或Ctrl+A 全选整篇文档 1.3.2段落缩进格式 段落缩进指定的是正文与页边距之间的距离，由标尺上的游标来控制。 “首行缩进”是控制段落的第一行的缩进。 “悬挂缩进”是控制除了段落第一行以外的其他行。 “段落缩进”是控制整个段落的缩进，并保持前二者的相对位置不变。 使用段落缩进，只需用鼠标选中相应的缩进游标，用左键在标尺上移动即可。 小技巧：在拖动游标时，按住Alt可实现精确调整。 1.3.3段落的行间距 行间距表示文本行之间的垂直间距，在默认情况下，Word采用一倍行距且行距的调整只对标准的五号字起作用。设置段落文字的行间距时，可以使用快捷键： Ctrl+1：一倍行距 Ctrl+2：双倍行距 Ctrl+5：1.5倍行距 1.3.4利用页面边框美化页面 可以向页面添加全部或部分边框。Word提供从业务到娱乐等各种内置页面边框。可选择： A.总体边框类型：简单的方框、带阴影的框、三维框以及自己设计的自定义样式。 B.线条样式、颜色和粗细。 C.艺术样式：使用非正式场合 可以使用“页面边框”命令从“页面布局”选项中应用页面边框。 2.1让图形和图像来增加亮点和吸引力 2.1.1插入图片并应用图片样式 首先单击要插入图片的位置，在“插入”选项卡上 的“插图”组中，单击“图片”，如图： 找到要插入的图片并双击，然后双击 要添加效果的图片。在“图片工具”下 “格式”选项卡上的“图片样式”组中， 单击“图片效果”。 图文环绕： 双击图像，在“格式”选项卡的“排列”组中，单击“文字环绕”。 环绕方式：四周型、紧密型、衬于文字下方、浮于文字上方、嵌入型。 在“页面布局”选项卡“页面背景”组中，单击“页面 颜色”中的“填充效果”。如图①所示： ① ② 从打开的“填充效果”对话框中选择“图片”选项卡，点击“选择图片”按钮选择背景图片，点击“确定”，如图②。 在“页面布局”选项 卡“页面背景”组中单击“水印”。 如右图所示： 2.2.1插入表格