物业公司档案整理操作程序.doc

档案整理操作程序 一、标准　　按照《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2000）、《归档文件整理标准》（DB12/T127-2001）等国家和地方的有关标准，进行规范化的整理，制作检索工具。二、整理原则遵循文件形成规律、保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。 （2）制作穿孔定位模板 装订文件采用由右向左翻起的方式，装订孔距离纸张左边边缘1.5cm，三孔之间距离间隔4cm。中间孔取纸张中心。 3、制作相关类目、编号印章，购买蓝色印泥。 四、档案整理方法 （一）编制分类方案　　根据本企业档案内容和数量编制档案分类方案。分类方案要遵循涵盖全部档案内容、类目清晰、逻辑严密、科学适用的原则。　　1、参照附件1，企业管理性文件材料可设一级类目十一个，用阿拉伯数字表示，分别是：党群管理（01），行政管理（02），经营管理（03），物业管理（04），基本建设（05），设备仪器（06），会计文件（07），职工档案（08），特殊载体档案（09），项目管理（10），其它文件（11）。　　2、在一级类目下根据档案实际情况可下设若干级类目，分别用阿拉伯数字表示，各级类目间用“· ”隔开。物业管理项目类按项目先后顺序分别排列，每个项目形成的文件材料可下设类目11个，分别用阿拉伯数字1－11表示。例(见图1)：　　（二）文件材料整理　　除基建、设备、业主、会计、职工个人档案外，其它文件材料均按“件”整理。　　1、件的确定原则　　（1）企业文件材料原则上每份自然件为一件。　　（2）正文（正本）与定稿为一件。　　（3）正文（正本）与附件为一件，原件与复印件为一件。　　（4）正文与文件处理单为一件。　　（5）转发文与被转发文为一件。　　（6）报表、名册、图册等每本（册）为一件。　　2、文件材料归档年度的确定　　（1）计划、总结、合同（协议）、统计等材料归入文件内容针对的年度。　　（2）请示与批复等来往文件，归入文件的批复年度。　　（3）跨年度形成的文件材料，归入事项的办结年度。　　（4）会议文件归入会议的开幕年度。　　3、文件材料保管期限的划分　　企业文件材料保管期限按照永久、长期（15-50年）、短期（15年以下）划分。　　4、文件材料的排序　　将文件材料在分类方案最低一级类目下，按年度分为不同的保管期限。排序的要求：　　（1）同一级类目下，相同年度、相同保管期限的文件材料按照事件结合时间和重要程度排列。　　（2）不同级类目、不同年度、不同保管期限的文件材料不得排列存放在一起。　　（3）文件处理单在前，文件在后；正本在前，定稿在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转文在后；批复在前，请示在后。　　（4）会议文件、统计报表、刊物等材料分别集中排列。　　5、文件材料的装订　　文件材料按件装订，永久和长期保管的要去除金属物。　　（1）文件页数多的采取三孔一线的装订方法。　　（2）文件页数少的采取塑料曲别针的装订方式，不得使用胶水或浆糊粘贴。　　6、文件材料的编号　　归档的企业文件材料要逐件编号，在文件首页上方的空白处加盖归档章并填写相关内容。　　（1）机构（问题）：按分类方案划分该份文件的类别号。形式为各级类目间以“·”隔开，例如：01·01表示为党务综合性工作或党组织其它有关会议文件材料。　　（2）年度：文件形成年度。以四位阿拉伯数字标注。　　（3）保管期限：永久用“Y”、长期用“C”、短期用“D”。　　（4）室编件号：按文件的排列次序从“1”编写流水号。　　（5）室编盒号：在一级类目下按年度从“1”编写流水号（由企业档案室编制）。　　（6）全宗号、馆编件号、馆编盒号可为空。　　7、企业文件材料编目　　（1）盒内目录。文件材料应逐件编目，并按室编件号编制归档文件目录，内容有室编件号、馆编件号、责任者、文号、题名、日期、页数、盒号等项目。　　件号：依归档章件号填写。　　责任者：制发文件的组织或个人。　　文号：文件的发文字号。　　题名：文件标题。没有标题或标题不能客观反映文件内容的，要自拟标题。　　日期：文件的成文日期，以8位阿拉伯数字标注。　　页数：登记每一件归档文件的实际页数。文件中有图文的页面为一页。以文件原有页码为序，无页码的文件要编制页码。　　备注：注释文件需要说明的情况。　　（2）归档文件目录。按一级类目依年度—保管期限装订成一册。并要编制目录索引，置于目录前面，内容包括：类目名称、年度、保管期限、起止件号等项。　　8、装盒　　按照本盒的文件目录、整理完毕的企业文件材料、备考表顺序装入档案盒，并填写档案盒背脊和封面。　　盒内备考表的编制：　　盒内文件情况说明:说明盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等