基于邮件合并的成绩单制作.doc

巧用邮件合并制作学生成绩通知单 摘要：邮件合并是office软件提供的一个功能强大又非常实用的功能，可以用来批量生成工资条、信函、请柬、荣誉证书等。掌握邮件合并功能，可以让我们在工作中节省不少时间。在学校学生教育管理工作中，学生成绩通知单的填写在所难免，手写成绩单不仅效率低，也容易出错。本文介绍用word2003的邮件合并功能，在准备好成绩通知单模板及学生成绩原始数据后，根据提示经过几个简单的步骤即可制作学生成绩通知单，为学生教育管理工作提供了方便，在此写出来与大家分享。 关键字：邮件合并；成绩通知单；模板；数据源 一、引言 在学校的学生教育管理工作中，为了更好地和学生家长进行沟通，让学生家长知晓学生在校的学习情况，作为班主任的常规工作之一，填写成绩单是一项必须而又繁琐的工作，少则几十份，多则上百份。加上我所在的学校学生成绩单上填写的项目比较多，如果采用手写的方法，不仅效率低，一旦出错，更正起来也非常麻烦。而利用Word2003的邮件合并功能，只需要用Word设计好成绩单模板，并将所需填写的各项信息用Excel电子表格制作成数据表，即可轻松完成学生成绩单的制作。 二、准备成绩单模板和数据源 （一）准备成绩单模板 新建一个Word空白文档，输入所需内容，然后对文字字体、字号、颜色和字形等做设置，并根据实际需要对页面进行设置，设置完成后的模板如下图，为方便下文的引用，将该Word文档保存并取名为“学生成绩单通知单”。 图1 学生成绩单通知单模板 （二）创建数据源 图2 2010年成绩汇总表 新建一个Excel空白工作薄，在第一行中输入学号、姓名等所需字段名称，并根据学生的考试成绩计分表和考勤记录等原始资料，将所有学生的资料录入到的电子表格中。输入完毕，适当调整字体、字号、颜色等属性（为便于管理，本表中已经将学生成绩中不及格的科目的成绩标注成了红色），同时将输入学生相关信息的工作表重命名为“2010年成绩汇总表”，目的是便于后面的引用。完成数据的输入和工作表的相关设置后，将Excel工作薄保存并命名为“2010年成绩汇总表”。 三、设置数据源及插入合并域 作好???绩单模板和学生成绩等资料的数据源电子表格之后，就可以进行邮件合并的操作了。 打开上述创建的Word文档“学生成绩单通知单”，单击“工具”菜单，选择“信函与邮件”下的“邮件合并向导”命令，进入邮件合并的第一步。(1)在打开的“邮件合并”任务窗格中选择“信函”单选按钮，并单击“下一步：正在启动文档”；（2）选择“使用当前文档”单选按钮，再在“步骤”区域单击“下一步：选取收件人”进入邮件合并的第三步；（3）选择“使用现有列表”,并单击“使用现有列表”中的“浏览”，打开“选取数据源”对话框，在该对话框中找到选择数据源文件“2010年成绩汇总表.xls”，单击打开按钮；在“选择表格”对话框中选择“’2010成绩汇总表$’”，并选中“数据首行包含列标题”复选框，单击“确定”按钮，在打开的“邮件合并收件人”对话框中单击“全选”按钮，最后单击“确定”按钮，单击“下一步：撰写信函”；（4）将光标定位在文字“同学及家长”之前，单击“其他项目”，打开“插入合并域”对话框，在“域”列表中选择“姓名”，单击“插入”按钮；依照插入姓名域的方法，完成所有合并于的插入，单击“下一步：预览信函”进入邮件合并的第五步；（5）经过上述五个步骤的设置，可以看到学生成绩单的效果了，单击“下一步：完成合并”进入邮件合并的最后一步；（6）单击“编辑个人信函”，打开“合并到新文档”对话框，在该对话框中选择“全部”单选按钮，单击“确定”按钮即可生成所有学生成绩单。 图3 “选择表格”对话框 图4 “邮件合并收件人”对话框 图5 插入数据域的成绩单 完成邮件的合并工作，最后对合并生成的学生成绩单进行数据核对和一些必要的修改、美化，即可付诸打印了。 四、结束语 本文简单介绍了利用邮件合并制作学生成绩单的方法。除此之外，在教学管理工作中，利用邮件合并的功能，我们还可以实现信封收寄件人的编辑。总之，在日常的教学管理工作中，我们应该善于合理地利用office软件中提供的一系列功能，可以大大提高工作效率，为我们节省大量时间和精力，从而更好地应对各种教学管理工作。 参考文献： [1] 全国计算机信息高新技术考试教材编写委员会.中文Word2003职业技能培训教程[M]. 北京: 红旗出版社, 2005 [2] 黄燕,等.计算机基础及应用教程[M].北京: 机械工业出版社，2005