EXCEL的一些技巧应用(1).doc

EXCEL的一些技巧应用（1） 1、用“数据有效性”保证Excel数据的唯一性 　问：在Excel中录入数据时，有时会要求某列单元格中的数据具有唯一性，不可重复。例如身份证号码、发票号码之类的数据。但是我应该如何做才能确保同一个Excel表中不会输入重复一样的数据呢? 　　答：为了保证数据的唯一性，我们可以这样做：选定目标单元格区域(这里假设为A1:A10)，依次单击数据/有效性，打开“数据有效性”对话框。在设置选项卡中单击“允许下拉列表”，选择“自定义”。然后在“分工”中输入=countif($A$1:$A$10)=1。　　接着，单击切换到出错警告卡，在样式中选择“停止”，然后分别在标题和错误信息中输入错误提示标题和信息。设置完毕后单击确定退出。　　此时，我们再在目标单元格录入数据时，Excel就会睡在动对数据的唯一性进行检验。当出现重复数据时，Excel中会出现前面设置的错误提示信息。 如何把表格转换为图片 　Shift键在Word下有这样的妙处，如果我们在按下Shift键，同时点击“编辑”菜单，原来的复制和粘贴就会变成“复制图片”和“粘贴图片”。 　　利用这一功能，我们也可以将这方法移接到Excel中运用，把Excel一个数据表以图片的形式进行复制，从而将其转换为图片。 　　方法如下： 　　首先选中需要复制成图片的单元格区域，然后按住Shift键依次选择“编辑→复制图片”命令，接着弹出“复制图片”窗口，选择“图片”单选项后点击“确定”按钮，这时就将选定的表格区域复制成图片了。最后复制到目标只需直接选择“粘贴”命令即可(或者按Shift键再选择“编辑→粘贴图片”命令)。我们还可以将其在Word中进行粘贴。 　　另外，在复制图片时如果选择了“如打印效果”单选项，在粘贴的时候如果表格没有边框，复制后的图片也不会出现边框。 单元格中正确显示身份证号的技巧 对于超过12位的数字(包括12位)，Excel会自动以科学记数法显示，看起来不舒服。当我们要把带有身份证号的Word表格复制到Excel中去，就会遇到这种情况。那么，应该怎样保持身份证号的原貌呢? 　　一、正确的复制步骤 　　1.启动Excel，根据Word表格的行列数选择要要复制到的区域(如果对数据格式无要求，也可以全选整个工作表)。 　　2.在选择区域上单击右键，选择“设置单元格格式”命令。 　　3.在“设置单元格格式”对话框的“数字”选项卡中选择“文本”，最后单击“确定”按钮。 　　4.选择Word文档中的表格，执行复制操作。 　　5.切换到Excel，保持设置区域的选中状态(或单击选中此区域左上角的第一个单元格)，然后可选用下面的两种方法之一。 　　(1)执行“编辑”→“选择性粘贴”，在对话框中选择“文本”，最后单击“确定”按钮。 　　(2)也可以执行粘贴，然后单击粘贴对象右下角出现的“粘贴选项”，选择“匹配目标格式”项。 　　如此操作可以保证身份证号以文本的形式出现。 　　二、15位身份证号的恢复 　　在Excel中，输入12-15位数字时，虽然会以科学记数的形式出现，但其数值大小是不变的。当今的身份证号码有15位和18位之分。如果15位身份证号以科学记数的形式出现，可以通过设置显示出身份证号的“本相”。 　　可在“单元格格式”对话框的“数字”选项卡中进行设置。 　　方法一：选择“分类”中的“数值”，将小数位数由默认的“2”位改为“0”位，单击“确定”按钮。如果本来即是“0”位，直接单击“确定”按钮即可。 　　方法二：选择“分类”中的“分数”，再选择任意一种分数类型，单击“确定”按钮。 　　方法三：选择“分类”中的“文本”，单击“确定”按钮，再双击单元格才能转变。 　　方法四：选择“分类”中的“特殊”，再选择“类型”中的“邮政编码”，单击“确定”按钮。 　　方法五：选择“分类”中的“自定义”，然后设为“000000000000000”(或用“?”、“#”代替“0”)，单击“确定”按钮。 　　在Excel中不经设置直接输入或粘贴超过15的数字，系统会自动将超出的数值用“0”替换，例如，直接录入18位身份证号时，末三位会被“000”替换，无法象15位身份证号那样正确显示。所以，复制前首先把粘贴区域设置为“文本型”单元格格式是非常必要的。 设置Excel表格一键统计学生成绩 统计学生成绩是每位教师在日常教学中必不可少的一件事，它是教师了解和掌握学生学习情况的一个窗口，也是学校对一个班级教学质量评估的重要数据来源和依据之一。但对学生成绩的统计却是一件繁杂、耗时的事。 　　为了节省对学生成绩的统计时间，做到事半功倍，笔者想了一个一劳永逸的办法，就是使用Excel一键统计学生成绩。 　　为此，我设计了两张表格。第一张表(表1)中的“忠(1)”到“游枫”的8个工作表分别是对单个