2019年酒店行政部管理手册.doc

第 PAGE 44 页 共 NUMPAGES 45 页 第一部分 行政部部门概述 一、部门概述 行政部是酒店重要的职能部门之一，协助总经理处理日常工作，协调各部门认真及时的贯彻公司的各项工作决策和指令，代表总经理协调处理酒店各类行政事务。 行政部负责不断推动酒店管理与服务水平的提高。同时，沟通酒店与社会的联系及内部各部门的关系；督促检查总经理指示的落实情况，汇总整理酒店经营管理信息；负责管理酒店的文秘、档案、资料、接待来访及公务用车管理等项工作，为总经理的经营管理作好服务。 二、部门组织结构图 行政部经理 行政部经理 行政主管 行政文员 驾驶员 第二部分 岗位说明书 一、行政部经理 岗位职责 岗位名称：行政部经理 所属部门: 行政部 直属上级：总经理 直属下级: 行政部主管 附属下级: 行政部全体员工 班 次：行政班 工作时间： 8：00～12：00 ； 13：30～17：30 岗位定位： 受总经理的委托，负责公司行政、工作的管理。协调处理酒店内、外各方面的关系，协助总经理监督、检查酒店各部门对各项规章制度的执行情况；做好酒店文件、车辆及酒店印章的管理，学习研究有关方针，政策贯彻落实领导的指示，为领导的工作决策提供规范的可靠依据。 职责与工作任务： 1.部门内部管理 (1)组织制定酒店行政管理的各项制度和工作计划，并监督执行； (2)制定行政各项经费预算，严格控制酒店各项行政经费的支出； (3)合理组织、安排行政会议,办公文书处理等各项行政事务； (4)接待并配合政府相关部门的检查工作； (5)代表酒店参加政府有关部门召开的会议，并向总经理汇报会议内容； (6)做好各部门的行文登记、传递、记录、归档等工作； (7)编制酒店行政财产、物资的采购申请，报总经理批准后由采购部采购； (8)负责酒店公章证照、办公印章的保管和使用登记工作； (9)对部门低值易耗品、固定资产进行登记汇总和定期核查； (10)组织制定酒店各部门、各岗位、各项服务的绩效考核标准，并执行； (11)组织做好办公车辆的合理调度及驾驶员的日常管理工作； (12)传达酒店的方针政策，下达上级的命令； (13)完成领导交办的其他工作； 2.部门间协作 (1)负责酒店各部门办公用品的保管、发放和登记工作； (2)与工程部协作，做好部门设施设备的维护保养工作； (3)与财务部协作，做好各类办公费用的缴纳工作； (4)协助保安部做好安全防范工作，并签订安全责任书； (5)督导、检查各类办公会的决议落实情况； (6)做好与其他部门之间的沟通、协调和密切配合. 任职资格： 教育水平 大学本科以上文化程度，有社会学、心理学和管理学的基础。 工作经验 5年以上相关岗位工作经验，3年以上酒店同岗位工作经验。 工作能力 1．具有丰富的人事、行政管理经验，培训工作经验； 2．有能处理突发事件的能力； 3.并有较强的计划、组织、协调和人际交往能力。 健康状况要求 五官端正，身体健康，年龄28岁以上。 其他 热爱酒店工作，有较强的事业心，具有领导才能，关心员工，热爱员工，为员工办实事，办事公道，实事求是。 日常工作检查 检查地点 进行时间 检查内容及标准 核查媒介 会议室 会前20分钟 1.会场布置符合会议主题； 2.会议资料准备齐全。 《每日工作检查表》 会议室 会中 参会人员出勤情况； 2.参会人员纪律。 《每日工作检查表》 各部门营业、办公区域 工作时间 1.各部门管理人员的工作； 2.各部门卫生情况； 3.各部门员工纪律及出勤情况； 4.各部门员工服务质量； 5.后勤部门管理符合酒店规定； 6.会同财务部对各部门单据、经费情况审批、核查； 7.检查各部门对领导安排的其它事宜的完成情况。 《每日工作检查表》 行政办公室 工作时间 1.卫生清洁符合标准； 2.部署工作落实情况； 3.设施设备正常运转； 4.各类资料分类存放； 5.核实会议纪要； 6.酒店各类文件往来情况。 《每日工作检查表》 车辆停放处 工作时间 1.车辆是否整洁、完好； 2.车辆门窗安全； 3.车辆油箱能保证当日用油； 4.随车各类证件、工具齐全； 5.司机无嗑睡、兴奋等不适于驾驶的状态； 6.车辆停放在规定位置； 7.检查车辆加油记录； 8.车辆各类证件按时年鉴； 9.驾驶员各类证件按时年鉴； 10.用车申请单按时送至财务部。 《每日工作检查表》 说明： 每检查完一个到位点后，应将检查时间、质量达标情况、责任人、检查人等登记在《部位质量检查表》中。 二、行政部主管 岗位职责 岗位名称：行政部主管 所属部门: 行政部 直属上级：行政部经理 直属下级: 附属下级:行政文员 班 次：行政班 工作时间： 8：00～12：00 ； 13：30～17：30 岗位定位： 配合行政经理做好酒店行政管理工作，