高速公路资料员岗前培训课件.ppt

湖南省高速公路竣工文件编制管理 主讲人：郑长安 培训内容 前言 概述 组织与管理 准备工作 文件的编制管理 监督与检查 工程档案的整理 工程档案的移交 案例 前言 《细则》是在《范本》及有关规定的基础上编写的； 细则适用于该高速公路建设全过程中形成的文件材料的编制、收集、整理、归档及其管理工作； 《细则》与《范本》应配套使用，若有矛盾，以细则为准，并及时告知管理组。 概述 公路工程竣工档案的定义 指新建和改建公路工程从建设项目的提出、立项、审批、勘察设计、施工到交工和竣工验收的全过程中形成的具有保存和利用价值的各种文字、图表、声像等各种载体形式的历史记录。 概述 公路工程竣工档案的特点 原始性、真实性 专业性 成套性 综合性、内容繁多 全过程、周期长 涉及面广（单位、人） 概述 竣工档案整理的意义和目的 竣工档案是公路建设项目不可缺少的重要组成部分 建设活动成果反映的一种形式 法规性文件规定 质量追踪、追查质量责任的依据 管理、营运、养护、维修、改造的依据 是工程项目竣工验收的必备条件之一 利用 概述 存在的问题 重视程度不够 管理不严 技术力量薄弱 编制归档混乱无序 规范规定不够明确，部分无统一的标准 文件管理的自动化和程序化程度不高 概述 实施对策 制定标准 管理人员的统一培训 严格执行制度 参与单位与建设单位的协调合作 概述 过程：建档、归档、用档 目的：利用 公路工程竣工档案整理的内容 竣工文件的编制整理：形成——积累——收集——鉴定——分类——组卷——排列——编目——装订——临时归档，由参建单位完成； 竣工档案的整理：将整理成册的工程管理文件进行系统化，包括案卷分类——排列——编目——装盒——排架——移交验收； 要想保证竣工档案的质量，实现竣工档案完整、准确、系统的基本要求，首先要做好文件材料的形成、积累和管理工作。 组织与管理---组织机构 业主公司由合约部/工程部负责文件材料的编制、整理和归档的领导工作，并设立专职档案人员负责业主方的文件材料的编制、整理和归档的管理工作。 管理组由专业人员组成，根据工作实际，在保证正常开展的前提下，设立成员若干名。 监理单位设立主管领导（驻地或副驻地监理工程师担任）、文件材料负责人和专职资料员。 施工单位设立主管领导（项目总工、经理或副经理担任）、文件材料负责人和专职资料员。 施工、监理单位专职资料员一经确定，不得随意更换，如特殊原因需要更换需上报中心试验室和管理组批准。 组织与管理---机构图 组织与管理 交通行业主管部门实行统一领导和业务管理 档案行政管理机关实行监督和业务指导 项目建设公司对竣工文件材料的形成、积累和整理归档实行具体领导和监督，并负责接收整理归档和档案室的建设 监理单位对施工单位竣工文件的形成、积累和整理的检查、监督和审查 设计、施工、监理等单位负责各自竣工文件材料的形成、积累和整理、移交 组织与管理 公路建设单位（业主）及总监办、施工单位、施工监理单位（以下简称监理单位）、科研及新技术应用单位应将本单位文件材料立卷归档工作，纳入公路工程建设项目标管理工作中，并建立相应的管理机构和管理网络。 明确分管领导，配备专职人员，并保持专职人员的相对稳定； 设置临时档案室（柜），采取各种积极措施，确保文件材料的归档及时、真实、完整、准确和系统，质量符合要求。 组织与管理 管理组职责 （1）全过程中培训、指导，检查、督促档案管理工作。 （2）协助业主制定本项目工程档案编制管理办法。 （3）编写本项目文件材料编制管理的实施细则。 （4）对文件材料进行完整性和规范性审查，并把审查结果提交给合约部/工程部，及时反馈资料审查情况，并提出处理措施。 （5）统一表格形式，并指导表格的填写和运用。 （6）对递交的文件材料进行整理、汇总和最终的归档，协助业主进行竣工档案的移交。 （7）协助业主完成工程档案专项验收。 组织与管理 监理单位的职责 （1）明确分管领导，配备专职人员，建立临时档案室，积极协调施工单位与管理组的关系。 （2）及时完成与监理工作有关的文件材料（监理文件）的收集、整理、归档、保护和送交工作。 （3）及时全面审查承包人上报的文件材料，认真行使个人签字权，对已签认文件的原始性、准确性、真实性和完整性负责，及时闭合和完善监理和业主、承包人之间交叉的文件材料。 （4）监理单位除完成自身的文件材料编制管理工作外，还应负责对承包人的文件材料编制管理工作进行检查和督促。 组织与管理 承包人的职责 （1）明确分管领导,配备专职管理人员,建立临时档案室。 （2）及时完成与工程施工有关的文件材料（施工文件）的收集、整理、归档、保护和送交工作。 （3）对上报的文件材料的真实性、准确性和完整性负全责，即使得到监理、管理组和业主的签认，承包人仍不能免除