会议准备作业指导书.doc

会议准备作业指导书 目的 明晰会议准备工作的注意事项，帮助会议组织者成功进行会议准备。 范围 集团发展管理部、总部各职能部、各地区公司 职责 集团发展管理部负责制定本指导书，各职能部和地区公司遵照执行。 会议准备工作程序 对一次会议而言，高效的会议其实在正式宣布开始之前就开始了，可见会议准备工作的重要程度。 4.1、确定是否真的有必要开会 一次高效会议的第一步准备工作是确定是否真的有开会的必要性。这一步确定工作的作用相当于一个“筛选器”，使那些没有必要开的“会议”提前落选，从而为高效会议的产生把好第一关。 4.1.1、无需开会的“五个如果” 如果还有比开会更好的方法，即如果能够通过一些看似原始的方法达到与开会同样的目的，就无需举行会议，例如写纸条、打电话或发邮件等，这些方式简洁有效，对于一些问题的解决具有经济实用的优势。 如果你是唯一可以做决策的人，那么一定不要浪费自己和他人的时间，召开耗时长久的所谓会议。首先，因为他人的参与可能只能把问题变得更糟；其次，决策既然只能由你做出，就无需聚集他人集团讨论，结果又全盘推翻他人的意见，这种做法既不利于解决问题，又容易令自己陷入尴尬境地。 如果会议成本过高。会议成本是一个不容忽视的问题，一定要做好会议成本的预算，不能用高昂的会议成本来换取某些会议的发生，因为长此以往公司必然会不堪重负、得不偿失。 如果已经按惯例每周聚会。 如果没什么特别的事情需要讨论。 4.1.2、必须开会的“五个如果” “听取部门汇报工作”最好采用会议的形式，不能用每周或每月交一次书面报告的方式取代。定时交书面报告往往会流于形式，容易使公司上下形成为了交报告而交报告的不良风气，使公司内部缺乏沟通，问题和建议无法畅顺流通。因此，每月一定要召开正式的会议，听取部门汇报工作，使各种信息在公司内部高效流通。 采用会议的形式表扬或批评，有利于充分发挥表扬或批评的作用。 在大会上当众表扬“明星员工”可以树立标杆，充分发挥榜样的好作用，有效推动竞争；当众批评某些情节严重的错误行为，有利于警醒员工，避免类似事情再度发生。 当你给某一个项目小组，或者给你的部门分配任务时，最好用会议的形式，而不宜采用邮件或者其他书面形式。因为分派任务意味着要达到团结上下、协作完成任务的目的，只有通过会议把任务公共化、明确化，才能促进协作，从而保证任务的及时完成。 必须把信息同时传达给很多人。 要让别人参与决策以集思广益。 4.2、计算会议成本 会议成本包括时间成本、直接会议成本和效率损失成本3种，会议成本是非常可观的一笔数目，不能等闲视之。在每次决定开会前，把以下三种成本考虑一下，并大致算一下，也许会令你改变主意。 4.2.1、会议的时间成本 会议的时间成本 = 参加会议的人数×（与会者的准备时间＋与会者的旅行时间）＋会议组织者准备时间 如果时间成本不太直观，可以将其转换成金钱成本，即开会的时间成本×参会者平均时薪。 4.2.2、直接的会议成本 直接的会议成本 = 会议设施租用费＋与会者的差旅食宿费＋文件准备费 4.2.3、效率损失成本 开会时，主管人员必须离开自己的岗位，这有可能造成公司整体管理效率的下降。由于管理效率下降而造成的损失，就是效率损失成本。效率损失成本包括以下三种情况： 因不能及时接听重要客户的电话而损失一笔生意； 不能及时处理客户的投诉而得罪一批客户； 不能及时解决自己管辖范围内的突发事件而停工停产。 4.3、确定会议的各项准备工作就绪 根据会议准备核对单检查是否有遗漏的事项；根据高效会议预防性管理措施进行核对会议准备情况。详见作业表单《会议准备工作核对单》。 4.4、会议议题、议程、文件报告的准备 4.4.1、议题准备环节 会议的议题准备是非常重要的环节，会议效率不高和会议流于形式 基本上都有会议议题准备不充分相关。会议召集人必须对会议的议题准备负责，拟定总议题、分议题，并根据重要程度安排各个议题的讨论时间。 4.4.2、议程安排 确定各个分议题的讨论时间、安排顺序、主持人，即会议的议程，会议议程以打印会电子文档形式分发到每个参会人手中。 4.4.3、确定会议记录人 根据会议的规格和具体要求，比如说议题范围、专业程度、保密级 别选定条件合适的会议记录人。 4.4.4、会议文件准备 通知各项文件资料准备的负责人，让其清楚需准备资料内容、篇幅、质量、以及完成时间通知和汇集人，并有专人进行跟踪资料准备情况，保证在会议召开前保质保量完成所有所需文件资料的准备工作。大型