浅谈如何做一名优秀的办公室主任.doc

浅谈如何做一名优秀的办公室主任 -----刘 宏 2012年10月 一个企业管理水平的高低，取决于该企业的职责分工是否明确与细致，主要体现在组织架构是否清晰合理，这里所说的组织架构包括公司整体的组织架构以及各部门内部的部门架构，相对于公司而言，公司的组织架构是体现该公司整体管理团队的状况，在这个架构中，每一个分支机构也就是各部门，又同时是一个小的团队，即部门管理团队，依次类推，由此可见，公司整体组织架构是一个由多个部门团队架构组成的封闭的且畅通循环的衔接链，架构越清晰合理、分工越明确细致，则该公司的管理水平越高，反之则越低。 在这些多个部门中在管理上处于主导地位的部门是办公室，亦或是董事长办公室亦或是总经办，该部门在公司整体的组织架构发挥至关重要的作用，因此，对办公室主任也就有了相关严格的要求。每个企业各不相同，有些企业谓之办公室、有些企业谓之企管部，也有些企业谓之综合管理部，而主管办公室这个部门的负责人，根据企业规模的不同，有些企业是办公室主任完全担当，有些是由副总分管，有些是设立人事行政总监主管，不管怎么样，办公室这个部门直接隶属于董事长或总经理，对企业负责，是一个企业管理的核心部门。 如何做一名优秀的办公室主任，就是要在工作实践中结合自己所掌握的知识不断的总结、学习与探索，我个人觉得应该从三个层面“三度”进行把握，即“高度、宽度、深度”。 首先从“高度”上谈，也就是对办公室这个部门以及办公室主任这个岗位的认识上要有一定的高度，办公室概括起来说有四大基本职能：参谋、承办、协调、管理。 一、参谋。办公室主任要熟悉公司业务工作和管理层面。也就是说办公室主任要及时参与公司年度经营目标的讨论，组织公司发展战略研究，参加公司所有涉及信息披露的有关会议，掌握公司重大经营决策及有关信息资料。在决策形成的过程中，办公室主任要在帮助领导全面及时了解基层工作进展情况、确定工作方向和重点、范围及程度、强化落实上发挥参谋作用。决策实施后进行情况分析和反馈，帮助领导正确总结经验，随时提供智力支持。 二、承办。对上对下承办督办落实工作是办公室主任的工作重点，需要认真对待。对于班子办公会的决策，办公室主任应及时调查了解掌握工作进展，结合执行中的形势发展变化，协助领导做好资源整合分配和跟踪反馈，同时要带领员工不折不扣地去落实。来自各部门和子公司的需求都会通过办公室这一途径向上反馈，办公室主任应当及时向领导汇报，并做好安排处理同级职能部门、下级单位转办的事项。某些管理权限不明确的、其它部门不好管、不宜管的工作，办公室也应积极主动的予以承办、转办或督办落实。 同时承办公司内部各类活动，公司外部个职能部门相关活动。 三、协调。办公室是承上启下、联系内外、沟通左右的立体网络中枢，主要是做好对内（纵向、横向）协调和对外协调。对内既要保证上令下行、下情上晓、上下紧密配合、步调一致，也要做好其他部门的紧密配合、融洽和谐的落实工作。对外需要接触接待的部门和人员多且杂，都应事先与办公室部门联系安排，接待的内容要多请示多汇报。办公室主任要有原则意识，进行正确定位。注意工作上要内外有别和上下有异，把握力度、尺度和分寸。 四、管理。管理集中体现在以下两个方面。一是文书档案管理。二是针对办公室或公司内部的行政事务管理。 其次从“宽度”上谈，也就是要对办公室这个部门所有工作职责的范围所掌握的“宽度”，这主要是针对四大基本职能里的管理职能而言的，管理哪些方面？现根据办公室业务的性质不同将办公室业务划分为以下内容：人力资源管理、行政管理、企业文化管理、体系建设管理、IT管理、法务管理、安全管理等。 一、人力资源管理：人力资源规划、招聘与配置、培训与开发、薪酬福利、绩效管理、劳动关系； 二、行政管理：制度执行、食堂、宿舍、保安、物品、会议、资料、档案、车辆、接待； 三、企业文化管理：策划、创建、宣传、运用； 四、体系建设：内部管理制度体系、ISO-9001质量体系、ISO-14000环境体系、高新技术产品（高新企业）体系、平安创建体系、清洁生产体系、专利体系、信用体系、市、省名牌产品体系等相关体系管理； 五、IT管理：办公设备及耗材、电脑设备及网络、通讯设施及费用； 六、法务管理：公司内部比如法务期限、竞业限制、合同审核、劳动关系等法律事务；公司外部与各往来单位的合同、纠纷等法律事务； 七、安全管理：预案、执行、检查、整改。 最后从“深度”上谈，也就是说如何通过一些方法与手段，更高效的开展管理工作，更合理的控制公司运营管理中各项费用开展，节源开流降本增效。做办公室主任很难，就难在这个“深度”上，这也是有人把办公室主任形容成一个企业“内当家”的原因。 总体来说，办公室要管公司所有的事情，包括“事、人、财、资”等几个方面。事：公司业务工作