Excel数据的输入技巧.docx

Excel 数据的输入技巧 1 同时在多个单元格中输入相同数据 ⑴选单元格：按下 Ctrl 键，用鼠标逐个单击要输入数据的单元格（可以是相邻的，也 可以是不相邻的） ；如图 D-01 所示。 图 D-01 ⑵输入数据：在选中的最后一个单元格中输入数据 (例如 C12) ，然后按下 Ctrl ＋ Enter 键 , 所有选中的单元格中都会出现相同的数据，如图 D-02 所示。 图 D-02 2 同时在多张工作表中输入或编辑相同的数据 ⑴选择工作表：按下 Ctrl 键，用鼠标逐个单击要输入数据的工作表标签（例： sheet1 和 sheet3 ）， 之后会看到 Sheet1 和 Sheet3 成反白显示， 在 Excel 标题栏中提示已选定为 [工作组 ]，如图 D-03 所示。 图 D-03 ⑵输入数据：在第一个选定的单元格中输入或编辑相应的数据， Excel 将自动在所有 选定工作表的相应单元格中进行相同的操作，如图 D-04 、图 D-05 所示。 图 D-04 图 D-05 ⑶取消选择多个工作表： 可单击任意未选中的工作表。 如果未选中的工作表不可见， 那 么用鼠标右键单击选中的任一工作表，在快捷菜单上选择“取消成组工作表” 。 图 D-06 3 自动更正法 如果在一张工作表内需要在多处输入长度很长并且需要高度统一的文本， 例如一些 国家 标准的名称，如“ 《工业设备及管道绝热工程质量检验评定标准》 [GB50185-93] ”对 这些文本的输入要求即准确又必须统一。可以利用 自动更正 功能解决了为一难题： 用“工具→ 自动更正”命令，打开 自动更正 对话框，如图 D-07 所示。 图 D-07 在替换 下面的方框中填入 G50 ，在 替换为 下面的方框中填入“ 道绝热工程质量检验评定标准》 [GB50185-93] ”，然后按确定按钮，如图 《工业设备及管 D-08 所示。 图 D-08 以后在单元格中输 G50 （注意： G 一定要大写！ ）， 回车确定后， 系统会自动将 G50 改正为 “《工业设备及管道绝热工程质量检验评定标准》 [GB50185-93] ”， 既快速又准确、 统一。 4 函数合并法 如果经常需要输入一些企业的地址，如“上海市华山路 1954 号”、 “上海市华山路 2000 号”、 “上海市华山路 2018 号”等。这些文本大同小异，如果采取上面 自动更正 法，多了以后自己可能也记不清其代码了，这时我们可以用 EXCEL 的一个函数来实 现类似这些文本的快速输入： 假定上述文本需要输入某一工作薄的 Sheet1 工作表的 D 列中，我们先在 Sheet2 工作表中的 A1 单元格中输入 “上海市华山路”， 在 C1 单元个中输入 “号”， 如图 D-09 所示。 图 D-09 然后在 Sheet1 有 D1 单元格中输入公式： =CONCATENATE($A$1,B1,$C$1) ， 如图 D-10 所示。 图 D-10 以后我们只要在 B1 单元格中输入“ 1954 ”，回车确认后，则 D1 单元格中将快速 输入“上海市华山路 1954 号”，如图 D-11 所示。 图 D-11 以后，我们只要在 B2、 B3 单元格等填入“ 2000 ”， “2018 ”等文本，并将光标移 到 D1 单元格的边界处，出现“自动填充柄” ，向下拖动，如图 D-12 所示。 图 D-12 操作完成后，则 D2、 D3 单元格就会自动填入“上海市华山路 2000 号”、 “上海 市华山路 2018 号”等文本，如图 D-13 所示。 图 D-13 （操作结果参见 ch_D_01.xls 文件） 5 全局替换 有时候我们在一张工作表中要多次输入同一个文本， 特别是要多次输入一些特殊符 号，例如