公司档案管理办法-精简版.docx

贵州保恒建设工程有限公司管理文件公司档案管理办法编制： 审核： 批准：贵州保恒建设工程有限公司 发布《公司档案管理办法》基本信息表 表单编号：GZBHJS-MD-2016-001-B001 贵州保恒建设工程有限公司文件编号： 执行日期： 年 月 日《公司档案管理办法》文件状态：编 制 人： 审 核 人： 编制部门：项目管理中心批 准 人： 页 数：共 页《公司档案管理办法》 制度履历表表单编号：GZBHJS-MD-2016-001-B002制度名称编制（修改）时间首次编制换版编制修订编制废止编制人编制部门文件编号《公司档案管理办法》2016年1月13日√王晓臣项目管理中心注：根据《贵州保恒建设工程有限公司2016年1月13日会议精神要求》为防止出现档案资料的乱丢、乱放、丢失现象发生；加强公司档案的科学、管理工作，规范公司资料、文件保管程序；提高文书档案工作质量，保证和维护档案的安全、完整，进一步充分发挥档案的功能，提高利用价值为公司经营管理直接服务；并符合ISO9001质量体系的规范要求，根据《中华人民共和国档案法》及档案法实施办法、《中华人民共和国档案行业标准DA/T 22―2015 -归档文件管理规则》、《保恒制度大全》、《保恒档案管理制度》，结合本公司实际情况特制定本办法。修改说明：无 注：“说明”主要阐述每个版本修改的主要内容。公司档案管理办法（试行）一 总 则本规定所称档案，是指公司在经营、管理活动中形成的各种有保存价值的资料，包括文本资料、电子记录资料、声像资料和实物资料等。公司各部门、分子公司所有员工均有保护公司档案的义务。公司的档案工作实行统一领导，分级管理，定期归档的方式，共同做好档案资料的收集、保管、整理、立卷和归档工作。二 档案管理的机构和职责公司行政管理中心为公司档案管理的主管部门，对公司的档案资料实行统一归档和日常管理。公司档案工作实行部门收集整理，档案室统一归档的原则。各部门为档案管理的分管部门，由指定专人负责本部门的档案资料收集、保管和移交归档工作。行政部档案管理员和各部门档案管理员（兼职）均为公司的档案管理工作人员，应保持相对的稳定，各部门专（兼）职档案管理员名单须报行政部备案，如有变动须及时通知行政部。档案管理员出现工作变动或离职，应将其经办或保管的档案资料向接办人移交，严禁擅自带走或销毁。档案管理员应当忠于职守，遵守公司《档案管理办法》，保守公司秘密，不得向其他人员泄露档案内容。三 档案的收集坚持部门收集、管理资料的原则。各部门、各项目专（兼）职档案管理员按本部门资料的归档范围负责及时收集、管理本部门的资料，即把好文件“质量关”，要检查文件及附件是否完整，文书处理程序是否完备，处理的来龙去脉是否注明，文件质量符合要求。采取每月、每季度或次年三月前移交公司档案室归档立卷，并办好交接签收手续。凡公司发出的公文（含原稿、正件和附件）一律由行政部统一收集管理。一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集、立卷、归档。公司与外单位签订的合同或协议，在用印时即按合同约定的份数收取归档。召开的各种重大会议，由会议主管部门将会议纪要、会议材料、声像资料等向行政部移交，原则上当月（特殊情况季度）统一向档案室移交。其他声像档案的收集应在声像资料形成后一个月内随立档部门其它载体形态的档案同时归档（归档的声像资料均必须为原版、原件，照片含底片）。四 归档范围详见可查阅《档案管理制度》-GZBHJS-MD-2015-011第二部分档案管理4.1条、4、2条)五 档案的立卷公司各部门要坚持档案资料的平时立卷工作。公司档案年度立卷工作由档案室负责统一规范立卷，保证案卷质量，各相关部门专（兼）职档案人员配合，共同做好档案的立卷、组卷、编目工作。文件归档与移交各部门文档应于次年三月份以前向档案室移交；《移交清单》（见附表一）一式二份，清单上需包含的内容：文件名称、文件号、行文日期、文件页数、是否原件、文件密级、移交人、监交人、接收人信息。文件移交清单三方签字为有效。公司档案资料分类组卷由行政部统一规范，具体的分类标准为：先大类：以项目为单位，后部门：董事会、总经办、行政管理中心、财务管理中心、经营管理中心、项目管理中心等。 案卷质量总的要求是：遵循文件资料的形成规律和特点，保持文件资料之间的 有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。六 档案的日常管理及保存详见详见可查阅《档案管理制度》-GZBHJS-MD-2015-011 第二部分档案管理4.5条、4.6条。七 档案的销毁 7.1 对超过保管期限和确已失去价值的档案，档案工作人员应定期整理，进行销毁。