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物业企业档案管理制度.doc

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物业企业档案管理制度 篇一: 物业档案管理制度 物 业 档 案 管 理 制 度 为了加强 物业档案科学化、规范化、标准化的管理,充分发挥物业档案在物业管理活动中的作用,更好地为物业管理服务,根据《中华人民共和国档案法》以及有关法律、法规、规章特指定档案管理制度。 1.公司应加强对所辖物业档案管理工作的领导,把物业档案管理工作列入物业管理工作的重要内容。 2.设立相应的档案管理部门,配备专职人员和必要的专用库房、装具设备等,对物业档案实行集中统一管理。 3.按规定整理、保管本单位本部门形成的物业档案及有关资料,并做好提供利用。 4.凡是归档的文件材料需保持文件材料的有机联系,并做到完整、准确、系统。 5.归档的文件材料应以原件为主,复制的文件必须注明来源单位及时间,字迹工整,图表图像清晰。 6.形成物业档案的部门负责整理,经检查合格后,双方在移交清单上签字,双方各保留一份。 7.物业档案管理人员,应建立各类档案总目录、分类目录和微机查询目录等检索工具。 8.物业档案管理部门要进行物业档案的整理、利用、鉴定、销毁等情况的统计。 9.凡需销毁的档案,必须经过物业档案所有权人,物业档案管理人员的鉴定,编制销毁清册,提出销毁报告,经相关部门批准,在指定地点销毁。 10.物业管理的保管要有专用库房,符合防火、防盗、防尘、防有害生物、防潮湿、防高温等保管要求, 并定期检查档案的保管情况,对破损和褪变的档案要及时修复,确保物业档案的完整与安全。 11.任何部门或个人不得私自藏匿、隐瞒物业档案,不得私自涂改、伪造、销毁物业档案。 12.借阅档案须经领导批准并填写借还档案清单,用完后及时归还入档。篇二:中华人民共和国档案法》以及有关法律、法规、规章特指定档案管理制度。 1.公司应加强对所辖物业档案管理工作的领导,把物业档案管理工作列入物业管理工作的重要内容。 2.设立相应的档案管理部门,配备专职人员和必要的专用库房、装具设备等,对物业档案实行集中统一管理。 3.按规定整理、保管本单位本部门形成的物业档案及有关资料,并做好提供利用。 4.凡是归档的文件材料需保持文件材料的有机联系,并做到完整、准确、系统。 5.归档的文件材料应以原件为主,复制的文件必须注明来源单位及时间,字迹工整,图表图像清晰。 6.形成物业档案的部门负责整理,经检查合格后,双方在移交清单上签字,双方各保留一份。 7.物业档案管理人员,应建立各类档案总目录、分类目录和微机查询目录等检索工具。 8.物业档案管理部门要进行物业档案的整理、利用、鉴定、销毁等情况的统计。 9.凡需销毁的档案,必须经过物业档案所有权人,物业档案管理人员的鉴定,编制销毁清册,提出销毁报告,经相关部门批准,在指定地点销毁。 10.物业管理的保管要有专用库房,符合防火、防盗、防尘、防有害生物、防潮湿、防高温等保管要求, 并定期检查档案的保管情况,对破损和褪变的档案要及时修复,确保物业档案的完整与安全。 11.任何部门或个人不得私自藏匿、隐瞒物业档案,不得私自涂改、伪造、销毁物业档案。 12.借阅档案须经领导批准并填写借还档案清单,用完后及时归还入档。篇二》 2、档案编号 为方便查阅档案资料,根据档案分划对档案进行编号。编号采用八位阿拉伯数字。具体编号方法如下: (1)(来自:WWBothWin. 博威 范文 网:物业企业档案管理制度)分类图示: ┌─┬─┬─┬─┐ │X│X│X│X│ └┬┴┬┴┬┴┬┘ │ │ │ └───── 第四级类,类数0~99 │ │ │ │ │ └─────── 第三级类,类数0~999 │ │ │ └───────── 第二级类,类数0~9 │ └─────────── 第一级类,类数0~99 每一编号的具体意义。 (2)案卷号、文件顺序号按电脑输入时间自动排序,始。 (三)档案地址确定 1、档案存放位置利用分类编号来确定。 确定档案一级类存放区: 根据各一级类档案资料的多少在档案架上划定各一级类档案存放区。各一级类档案存放区依序按从右到左、从正面架到反面架的顺序在档案架上标出。 各一级类档案区内的子级类档案依序按从右到左、从上到下的顺序排列。 每一份档案均存放在某一级类的档案盒内。 同一个档案盒内的档案资料按编号顺序从上到下排列存放。 每一类档案在柜架存放时均须留有一定余地,以保证新增档案的存放。 (四)归档管理 1、归档前资料管理 (1)分散在各部门的资料归档前由各部门兼职资料员负责管理。 (2)各部门必须设置资料固定存放处,并将资料分类放入不同的卷宗内。 (3)各部门负责人对应归档资料的完整、完好负责。 2、归档时间 各类档案资料视其类别、性质等不同,分别按如下原则确定归档时间。
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