制度类文件管理规定最具操作性的程序类文件操作方法).doc

程序类文件管理规定 第一章 总则 目的 为规范公司程序类文件的管理，制定本制度。 定义 程序类文件是指依据公司的质量体系的程序文件而制定的制度、办法、规定、手册、细则、规范、流程等指导、规范工作开展的文件。 内容 本办法规定了程序类文件的编写格式、所包含的基本内容、编号规则、起草、颁布、实施、修订、作废等。 适用范围 本规定适用于公司程序类文件，包括：制度、办法、规定、手册、细则、规范、流程等。 职责 各相关职能部门负责其主要职责范围内程序类文件的编写，其他部门提供相关配合。 综合管理部负责组织全公司程序类文件的会签、发放、更改控制和管理，并负责电子版本文件的维护。 各有关部门负责各自日常工作文件的编写、发放和管理。 文件主导职能部门的主管副总经理对文件负责审核，总经理负责批准。 第二章 程序类文件格式 字体 程序类文件的标准字体为宋体。 封面 封面包括：文件名称、起草人、发布人、审核人、批准人、实施日期、文件编号、版本号、页码，以及修订说明。页尾有制定人 、审核人、批准人的签署。封面表格中的字体采用宋体小四号。封面格式见附件一。 文件标题 各种程序类文件中，文件标题均使用宋体二号字，加粗；标题和正文之间空一行。 文件的标题使用“XXX的管理规定（办法、制度）”等字样。 文件内容序号 对文件内容较为复杂的程序类文件，序号的层级为“章、条、数字、（数字）”；对文件内容、结构较为简单的程序类文件，序号的层级为“条、数字、（数字）” 。所有的序号均用阿拉伯数字。 正文字体 使用“章”为序号的，其序号及标题均为宋体小四号字，加粗。使用“条”为序号的，其序号为宋体小四号字，加粗；其标题及正文，均为宋体小四号字，不加粗。正文前如有填写说明和目录的，请依序安排，其中，填写说明与目录的正文均使用宋体小四号字，不加粗。 使用“条”为序号的，其后如果是小标题，则小标题后不带标点符号，直接回车换行。如没有小标题，直接书写正文。 行距、段落间距 文件全文行距设置为1.5倍行距，段落之间的间距为零，各条款中的小标题无须空行。 缩进 段落设置为首进缩进（2个字符）。 页面设置 页边距上下均为2.54厘米，左右为3.17厘米，页眉距边界为1.5厘米，页脚为1.75厘米。 页眉页脚 页眉内容及格式：“XX公司程序类文件”左空一字；“第X页共Y页”右空一字。上述内容在同一行。页脚格式均为应包括以下内容：文件名、文件编号、版本号、生效日期（正文之后附件和表格不编页）。页眉、页脚均使用宋体五号字，居中。页眉顶端距离1.5CM，页脚底端距离1.5CM。 图表 图表大小可根据需要设定，图表标题需用宋体，小四号字体。图表内容中，标题栏需要宋体，小四号字体。其他文字内容用宋体，五号字体，图表的说明注解文字则用宋体，五号字体。 落款 文件底部若需要落款，签名和日期请使用宋体小四号字，加粗。 第三章 程序类文件基本内容 程序类文件应包含如下基本内容 目的：程序类文件实施所要实现的管理目标； 主要内容：应使用“本制度对XX、XX(文件的关键控制点)进行了规定”或与之类似的字样； 适用范围：适用的部门或业务； 部门职责：包括归口管理部门即程序类文件的执行或监督、检查部门，及其他部门的相关职责； 程序类文件内容：具体的操作规范、业务流程、权责划分； 起草人：负责程序类文件编写、解释的部门； 审核人：审查核定人； 批准人：批准文件发布执行人； 颁布人：程序类文件发布部门； 实施日期：程序类文件生效实施日期； 支持文件：程序类文件中所涉及到的其他程序类文件； 附件及表格：程序类文件中所涉及的，不便在正文中展现的内容。 第四章 程序类文件编号规则 文件编号格式 ××/P/××/001[20XX] 年号 序号（由综合管理部统一编号） 职能部门代码（按以下统一规定） 程序类文件（PROCEDURE的缩写） 公司代码（按以下统一规定） 公司、部门代码或简称规则如下，未列示的部门参照此规则： 1、公司简称：XX 2、部门代码按英文大写缩写： 总经理:GM 综合管理部行政：XZ 综合管理部人事：RS 财务部:CW 技术部:JS 生产部:SC 工程部:GC 采购部:CG 商务部:SW 文件版本号 新发布的文件版本号为“00”。第一次个别条款小幅度修改换版本号为“01”，第二次个别条款小幅度修改换版本号为“02”，之后依此类推。第一次结构性大幅度修改换版本号为“10”，第二次