物业管理公司业主档案管理规定WI-NWGZ-AL.KF-03-01.doc
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业主档案管理规定
1.目的
1.1规范业主档案的管理工作
2.适用范围
2.1适用于物业服务中心业主档案的动态管理。
3.职责
3.1客服组主任负责监控业主档案保管与跟踪工作。
3.2客服助理负责依照本规定具体实施业主档案的保管与跟踪。
4.程序要点：
4.1由客服组前台对业户档案的管理，为严格对业户档案管理，保证档案管理有效性、规范性，加强对业户资料的保密工作，特制定如下管理规定。
5.业主档案内容。
5.1收楼资料；
5.2收楼证明书；
5.3管理公约签约页；
5.4楼宇遗留记录；
5.5业主身份证复印件（业主及家人小一寸照片二张）；
5.6《装修申请审批表》签署后的《住宅室内装修管理协议》、《装修承诺 书》、相关图纸及装修施工队资料。（装修申请表，施工单位营业执照及资质证复印件，业户委权/委托书等）；
5.7《物业服务合同》
5.8《业主家庭情况登记表》
5.9《物品资料及钥匙签收表》
5.10《业主证领用登记表》
5.11《业主收楼房屋检查情况表》
5.12《违章处理通知单》
5.13 业主的有关证件复印件。
5.14 其它应保存的资料。
6. 业主档案袋的整理
6.1业户资料整理、分类:
6.2 资料按一户一档，分区、分楼号存放，贴上清晰标签，以便查找；
6.3 业户资料收集装订成册，按时间先后排列，最早资料于最后一页存放，之后增加的资料于其面上增加，编上页码，编写目录，册面填写“业主档案资料情况”表；
6.4 资料收集按先后顺序主要分为三大部份：
6.5 业户资料归档时间和更新:
6.6 客服组办理完单元交付手续后，将业户资料交于前台；
6.7 前台中班人员将业户资料输入电脑后，按楼名整理存档；
6.8 对已收楼业户平时所新增的资料由客服组按上述规定处理；
6.9 客服组前台每月30日进行一次检查，发现问题上报主任及时采取补救措施，确保档案的安全性及准确性；
6.10 每年3月将上年度超过保管期的资料进行一次统一清理；
6.11 销毁档案有关文件必须从严掌握，慎重从事；对经鉴定无保存价值的资料，由部门主任审批后销毁。
7.业户资料查阅及印取:
7.1查阅人如须查阅/印取业户档案资料，须于客服组前台进行登记，并说明因由；
7.2经客服组主任审批同意后，前台服务人员开启相应的业户档案，抽取有关业户资料；
7.3属查阅资料的，由前台客服助理陪同进行现场查阅；
7.4属印取资料的，前台客服助理严格按上级领导审批意见进行印取；
8.保密要求：
8.1业户档案柜除业户资料增加、更换、查阅、印取的情况下，须予以上锁；
8.2电脑内存放业户资料的文件须设置密码，并于每月30日进行一次更新；
8.3违反上述要求的，对责任人给予口头警告处理；
8.4泄露遗失业户资料的，对责任人给予书面警告处理，造成严重影响的，给予辞退。
9.业主档案的跟踪：
9.1对产权发生变更的业主。管理处应及时为新业主建立“业主档案”，同时对原业主的档案另置保管，保管期三年。
9.2业主档案属绝密档案，特殊情况如需查阅须报物业部经理批准，经客服组主任办理登记手续后方可查阅。
9.3业主档案应永久保存。
9.4将各业主资料输入电脑进行管理。
10.本规定执行情况作为客服组对档案客服助理绩效考评的依据之一。
11.记录
11.1《业主档案目录》
广州新世界物业管理有限公司·作业文件 文件编号 WI-NWGZ-AL.KF-03-01 版本号 A 管理规定 修订状态号 0 页 码 3/3
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