会议系统管理规范.doc

会议系统管理规范 会议系统管理规范 1. 目的 三棵树会议系统(以下简称会议系统)是三棵树多功能会议室的重要组成部分，与全体员工工作息息相关。为合理使用会议系统，保障会议系统正常工作、为员工提供智能高效的会议环境特制定本管理办法。 2. 范围 2.1 适用范围：三棵树涂料股份有限公司所有会议室。 2.2 发布范围：三棵树涂料股份有限公司全体员工。 3. 各个会议室设施功能介绍 3.1、二楼金叶厅功能介绍 金叶厅会议室是一个集扩音、报到、投票、视音频播放、网络视频会议、培训等功能为一体的现代化多媒体会议系统。可满足公司决策层召开多功能重要会议的需求。本会议系统包含的设备有：功放、音响、回音抑制器、矩阵、网络视频会议终端、调音台、中控主机、监控系统、博士系统（投票表决）、桌面升降系统、创视通电视墙服务器、会议室专用笔记本电脑、威创电视拼接墙。 3.2、二楼作战室功能介绍 作战室是一个集扩音、投影、视音频播放、网络视频会议、培训等功能为一体的多媒体会议系统。可满足公司各阶层员工召开多媒体小型会议的需求。本会议系统包含的设备有：功放、音响、矩阵、网络视频会议终端、调音台、中控主机、投影仪、电子白板、会议室专用笔记本电脑、SNOY电视机。 3.3、二楼多媒体室功能介绍 多媒体会议室是一个集扩音、投影、视音频播放、网络视频会议、培训等功能为一体的多媒体会议系统。可满足公司各阶层员工召开多媒体小型会议的需求。本会议系统包含的设备有：功放、音响、矩阵 网络视频会议终端、调音台、投影仪、创视通电视墙服务器、SONY电视机。 3.4、二楼绿叶、玉叶室功能介绍 绿叶厅、玉叶厅会议室是一个集扩音、投影、视音频播放、培训等功能为一体的小型会议室。适用于公司各阶层员工开展培训，学习及娱乐活动。本会议系统包含的设备有：功放、音响、投影仪、电子白板。 3.5、三楼多功能会议室功能介绍 三楼多功能会议室是一个集扩音、投影、视音频播放、舞台灯光、音响、气体效果的大型多功能会场。可满足公司举办大型晚会、召开大型会议的需求。本会议系统包含的设备有：功放、音响、投影仪、舞台灯光气体设备、调音台、灯光控制台、时序服务器、LED屏。 4. 岗位与职责 4.1 操作员职责 由行政部指定2-3名员工，负责会议系统的日常操作及简单维护。 1) 日常操作 包括：启动会议系统、调试会议系统、使用会议系统、关闭会议系统。(会议系统基本操作请参考各会议系统操作手册。) a) 启动会议系统。（会议系统启动规范请参考本管理制度第6项的使用规范内容。） 本地会议：操作员在会议开始前40分钟启动会议需要使用的相关设备。 网络视频会议：操作员在会议开始前60分钟启动会议需要使用的相关设备。 b) 调试会议系统 操作员启动会议系统后，根据会议要求，测试会议系统的相应功能，确保会议系统正常为会议提供服务。（如：启动会议系统后，操作员可以测试大电视墙是否可以正常显示电脑上传的图片，无线麦克风和桌面话筒是否可以将声音送给音响等。） c) 使用会议系统 详细使用方法请查看各会议室会议系统操作手册。 d) 关闭会议系统 会议结束后，操作员负责关闭会议系统，并断开设备电源。（会议系统关闭规范请参考本管理制度第6项的使用规范管理员职责 由信息中心指定1-2名员工，负责故障排除，并定期对会议系统进行巡检。 1) 故障维护流程 a) 检查设备是否上电，开关是否开启； b) 检查设备连接线是否松脱； c) 检查设备的各类旋钮、按钮是否被归0，如发现有旋钮或按钮被归0，可以将旋钮 或按钮调节到标签指示的位置； d) 查看应用软件是否正常设置使用； e) 查看设备日志，检查设备配置是否被修改。 如上述方式均无法恢复系统，管理员应及时联系厂商排除故障。 2) 会议系统巡检内容 a) 金叶厅会议系统巡检内容 1. 查看设备连接线是否有松动； 设备包含：威创电视拼接墙控制PC，调音台，功放，中控主机，博世系统主机，回声抑制器，创视通电视墙服务器，H3C网络视频会议终端（MG9010），矩阵，无线麦克风接收器。 2. 测试会议系统常用功能是否存在隐患； 功能隐患：音响系统有杂音，大电视墙显示图像不正常，桌面显示器显示图像不正常，桌面信息盒的视音频插口不正常等。 3. 查看设备日志，检查设备在使用过程中是否有发出故障报警； 需要检查日志的设备有：创视通电视墙服务器，H3C网络视频会议终端（MG9010） 4. 检查设备环境是否符合要求。设备环境要求请参考 单维护内容。 b) 作战室会议系统巡检内容 1. 查看设备连接线是否有松动； 设备包含：SONY电视机，功放，中控主机，投影仪，H3C网络视频会议终端（MG9010），矩阵，无线麦克风接收器，电子白板。 2. 测试会议系统常用功能是否存在隐患； 功能隐患：音响系统有杂音，电