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大数据驱动下数字化档案创新管理模式与优化策略研究
摘要：大数据时代背景下，随着数据规模迅速增长，传统的档案管理方式已经难以满足数字化和智能化管理需求。文章针对数字化档案管理发展现状和挑战，探讨了人工智能、大数据、区块链和ChatGPT等新技术在数字化档案管理中的创新管理模式，并剖析了新技术驱动下数字化档案管理优化策略。针对这些新数字技术展开研究与应用，不仅能提高档案管理的效率和智能化水平，还能够提升网络环境下数字档案管理的安全性。
关键词：大数据；数字化档案管理；人工智能；区块链；ChatGPT
中图分类号：G271文献标识码：Ａ
一、数字化档案管理现状与挑战
在大数据时代，随着信息技术的飞速发展，政府机构、企业、医院和银行等面临着庞大的档案数据，而数字化档案管理的核心在于如何有效存储和处理这些海量数据，以确保高效的运行和检索，这就要求数字化档案管理系统应具备高效的智能化数据管理和检索机制。传统的纸质档案管理方式存在效率低下且安全性不高等问题，现代数字化档案管理主要是利用人工智能、大数据、区块链和ChatGPT等新一代数字技术，以提高档案管理效率、节约资源，共享资源，并能够增强档案信息的安全性。这种档案管理模式不仅适应大数据时代数字化档案管理的迫切需求，还使档案管理更加智能、高效、安全和可靠。
新时代数字化档案管理技术主要包括储存技术、检索技术、可视化和安全性等四个方面，数字化档案储存技术不仅能够以数字形式保存大量档案资料，还解决了传统纸质档案占用空间大的问题，备份和复制能力的提高为灵活应对档案数据意外丢失提供了保障，并可通过先进的安全措施确保档案的保密性和完整性。
数字化档案检索与传统的关键词检索相比，更加注重档案内容的上下文及其相关语义，提供更为精准的个性化搜索服务。多维度的索引分类方式和多模态检索的引入是数字化档案检索技术的一大创新，用户除了采用以往基于标题、作者、日期等关键词检索，还可以根据档案中图像、音频、视频等不同媒体类型开展混合检索。
数字化档案可视化呈现不仅使抽象的数字数据和晦涩难懂的文本信息变得更加直观，还可以通过图形、图表、地图等多样的可视元素，使用户快速获取信息、理解信息。这种创新方式为不同类型的数字化档案提供了更合适的展示形式，提供了数据分析和挖掘的有力工具，可深入挖掘档案数据背后规律和趋势。
近年来，数字化档案安全性逐渐成为管理者关注的焦点，引入数字签名、加密算法、访问控制等密码学技术，可以确保档案中敏感信息的安全性。其中，数字签名技术通过将档案文件摘要加密，生成唯一标识，确保档案文件在存储和传输过程中不会被篡改。加密算法是通过对数据加密，即使攻击者通过某种途径获取文件，也无法解密，保障了数据的安全性。使用这一系列密码技术，为数字化档案的安全性提供了全方位的保障。
因此，引入人工智能、大数据、区块链和ChatGPT等新一代数字技术，能够确保数字化档案管理系统在复杂的大数据信息系统中持续高效运行，提高档案日常管理效率。同时，开启资源共享，进一步增强档案大数据信息的安全性。
二、人工智能技术在数字化档案管理中的应用
近年来，人工智能技术在数字化档案管理中发挥着重要作用，通过嵌入人工智能技术，数字化档案管理系统可有效实现档案数字化处理、检索与查询、保密和安全管理等，自动实现文本的数字化转换，提供用户个性化推荐，为数字化档案管理者提供更加高效、安全和智能的解决方案，推动数字化档案管理向智能化方向发展。
1.在档案数字化处理方面。人工智能中图像识别算法和神经网络模型可以有效实现对纸质档案自动识别、分类和整理。同时，通过自然语言处理技术，数字化档案管理系统在实现纸质文本电子化后，可对档案关键内容分析和标注，方便用户通过关键词智能检索。
2.在检索与查询方面。采用人工智能中语义理解模型，可实现对档案查询用户意图的精准匹配，并运用知识图谱技术有效关联查询档案的相关实体，通过机器学习技术实现个性化档案的智能推荐，提高数字化档案的检索效率。
3.在保密和安全管理方面。借助人工智能中指纹识别和人脸识别技术等生物识别技术，确保授权人员才能对档案访问和修改。同时，建立人工智能安全模型，分析用户访问行为特征，及时识别异常行为并采取相应的安全措施。
三、大数据技术在数字化档案管理中的应用
将大数据技术应用到数字化档案管理中可以保障档案数据高效存储，主要分为五个流程：数据采集、数据整合、权限控制、可视化展示和档案检索。第一，数据采集任务。采用数据接口技术，如XML格式的接口，实现不同档案系统数据交换和共享，提高数据采集效率并避免数据重复录入；第二，数据整合。通过大数据的云存储技术和ETL技术，可以更方便地实现存储、管理和共享数字化档案，并对多源异构数据清洗、转换、集成，实现数据格式统一管理；第三，权限控制。数据权限控制是大数据技术