办公往来文书规范指南.docx

办公往来文书规范指南

一、公文格式规范

1.1纸张规格与排版

公文用纸一般采用国际标准A4型，尺寸为210mm×297mm。排版时，页边距上白边为37mm±1mm，下白边为35mm±1mm，左白边为28mm±1mm，右白边为26mm±1mm。正文文字每行一般用3号仿宋体字，一般每面排22行，每行排28个字。公文排版应做到版心尺寸规范、文字整齐清晰、行距适中。

1.2字体字号与行距

公文标题一般用2号小标宋体字，正文用3号仿宋体字，如有特殊要求可根据规定调整。行距一般为固定值30磅，以保证文字排版的美观和易读性。同时在公文的不同部分应使用统一的字体和字号，避免出现字体字号混乱的情况。

1.3页眉页脚与页码

页眉上应标注发文机关名称，一般用4号楷体字，居右排列。页脚应包括页码，用4号半角宋体阿拉伯数字，单页码居右，双页码居左。页码应连续编排，不得随意更改或遗漏。

1.4其他格式要求

公文的版头、主体、版记等部分应按照规定的格式进行排版，如版头的颜色、字体、字号等，主体部分的标题、正文、附件等的排版要求，以及版记的位置、格式等。同时在公文的印刷和装订过程中，应注意保持公文的整洁、美观和规范。

二、文种使用规范

2.1通知的使用

通知是适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文的文种。通知的使用范围广泛，可用于传达上级机关的指示、部署工作、告知事项等。在使用通知时，应明确通知的对象、事项、要求等，语言表达应简洁明了，避免模糊不清或歧义。

2.2报告的写法

报告是向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或者建议，答复上级机关的询问时使用的文种。报告的内容应真实、准确、全面，重点突出，层次分明。写作时应遵循“实事求是、突出重点、条理清晰”的原则，语言表达应规范、严谨、简洁。

2.3请示的要点

请示是下级机关向上级机关请求指示、批准时使用的文种。请示应一文一事，不得在报告等其他公文中夹带请示事项。请示的内容应明确、具体，理由应充分、合理，请求应符合法律法规和政策规定。在写作请示时，应注意语言表达的礼貌性和规范性，避免使用命令式或强制性的语言。

三、行文规则规范

3.1上行文的要求

上行文是指下级机关向所属上级机关的行文。上行文应遵循“一文一事”、“逐级行文”、“确有必要”等原则。不得越级行文，如确需越级行文，应同时抄送被越过的上级机关。上行文的语言应庄重、严谨、规范，不得使用口语化或随意性的语言。

3.2平行文的注意事项

平行文是指同级机关或者不相隶属机关之间的行文。平行文应遵循“协商一致”、“平等对待”、“互相尊重”等原则。在行文时，应注意语言表达的礼貌性和规范性，避免使用命令式或强制性的语言。同时应注意公文的格式和排版要求，保证公文的整洁、美观和规范。

3.3下行文的规范

下行文是指上级机关对所属下级机关的行文。下行文应遵循“明确具体”、“准确无误”、“注重实效”等原则。在行文时，应明确行文的目的、对象、内容等，语言表达应简洁明了，避免冗长和复杂。同时应注意公文的格式和排版要求，保证公文的整洁、美观和规范。

四、语言表达规范

4.1语言简洁明了

公文语言应简洁明了，避免使用冗长、复杂的句子和词汇。应直截了当地表达意思，避免含糊不清或歧义。同时应注意语言的准确性和规范性，避免使用错别字、语病等。

4.2避免使用口语化词汇

公文语言应具有正式性和规范性，避免使用口语化、俚语化或方言化的词汇。应使用标准的汉语词汇和语法，保证公文的语言表达符合规范。

4.3注意语法和标点

公文语言应符合语法规则和标点符号的使用规范。应注意句子的结构、成分、搭配等，避免出现语法错误。同时应正确使用标点符号，如逗号、句号、问号、感叹号等，以保证公文的表达清晰、准确。

五、公文结构规范

5.1标题的拟定

公文标题应简明扼要地概括公文的主要内容，一般由发文机关名称、事由和文种组成。标题应居中排列，字体字号应与正文保持一致。在拟定标题时，应注意语言表达的准确性和规范性，避免出现歧义或误解。

5.2正文的组织

公文正文应按照“开头、主体、结尾”的结构进行组织。开头部分应简要说明行文的目的和依据，主体部分应详细阐述公文的内容和要求，结尾部分应提出希望或要求，或者表示感谢等。正文的语言应简洁明了，层次分明，重点突出。

5.3结尾的处理

公文结尾应根据行文的目的和内容进行处理。一般来说，结尾可以用“特此通知”、“请予批准”、“望遵照执行”等词语表示希望或要求；也可以用“以上报告，请审阅”、“以上请示，请批复”等词语表示汇报或请求；还可以用“特此函达”、“此复”等词语表示回复或答复。结尾的语言应简洁明了，语气应庄重、严肃。

六、附件与附件说明规范

6.1附件