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基础资料管理制度

??一、总则

（一）目的

为加强公司基础资料的规范化管理，确保基础资料的完整性、准确性、及时性和安全性，充分发挥基础资料在公司各项管理活动中的支撑作用，特制定本制度。

（二）适用范围

本制度适用于公司总部及各下属单位基础资料的管理工作，包括但不限于各类文件、合同、报表、档案、数据信息等。

（三）基本原则

1.真实性原则：基础资料应如实反映公司实际业务情况和管理活动。

2.准确性原则：基础资料的内容和数据应准确无误，避免出现错误或歧义。

3.完整性原则：涵盖公司运营所需的各类基础资料，确保无重要信息遗漏。

4.及时性原则：基础资料应及时收集、整理、更新，以满足公司决策和业务开展的需要。

5.保密性原则：对涉及公司机密的基础资料，应严格按照保密规定进行管理，防止信息泄露。

二、基础资料的分类与编号

（一）分类

1.行政文件类：包括公司发布的各类规章制度、通知、通报、报告等。

2.业务合同类：如采购合同、销售合同、租赁合同、服务合同等。

3.财务报表类：资产负债表、利润表、现金流量表等各类财务报表及相关财务分析报告。

4.人事档案类：员工个人信息、简历、考勤记录、绩效考核资料等。

5.项目文档类：项目立项报告、可行性研究报告、项目进度计划、项目验收报告等。

6.技术资料类：产品设计图纸、工艺文件、技术标准、研发报告等。

7.市场信息类：市场调研报告、竞争对手分析报告、客户信息等。

8.其他资料类：不属于上述分类的其他基础资料，如会议纪要、活动记录等。

（二）编号

为便于基础资料的识别、查询和管理，对各类基础资料进行统一编号。编号规则如下：

1.编号结构：采用类别代码+年份+顺序号的形式。

2.类别代码：根据基础资料的分类，分别设定不同的类别代码，如行政文件类为XZ，业务合同类为HT等。

3.年份：用四位数字表示资料形成的年份，如2023。

4.顺序号：按照资料形成的先后顺序依次编排，从001开始递增。

例如，一份2023年形成的第5份行政文件的编号为：XZ2023005。

三、基础资料的收集与整理

（一）收集职责

1.各部门：负责本部门业务范围内基础资料的收集工作，明确专人负责，确保资料的及时、完整收集。

2.综合管理部门：协助各部门做好基础资料的收集协调工作，对涉及多个部门的资料收集进行统筹安排。

（二）收集要求

1.明确收集范围：各部门应根据业务需求和制度规定，确定基础资料的具体收集范围，避免漏收。

2.保证资料质量：收集的基础资料应真实、准确、完整，原始资料应字迹清晰、内容完整，复印件应与原件一致，并加盖提供单位公章。

3.及时收集归档：各项业务活动结束后，相关部门应及时将产生的基础资料进行收集整理，不得拖延积压。

（三）整理原则

1.分类清晰：按照基础资料的分类标准，将收集到的资料进行分类整理，同类资料应集中存放。

2.有序排列：对每一类基础资料，应按照编号顺序或时间顺序进行排列，便于查找和管理。

3.建立索引：为方便快速检索基础资料，应建立相应的索引目录，注明资料的名称、编号、日期、存放位置等信息。

四、基础资料的审核与审批

（一）审核

1.部门内部审核：各部门收集整理的基础资料，应由部门负责人组织相关人员进行内部审核，确保资料的准确性、完整性和合规性。

2.交叉审核：对于涉及多个部门的基础资料，应进行交叉审核，由相关部门共同对资料进行审核把关，避免出现部门之间的信息不一致或矛盾。

（二）审批

1.重要资料审批：对于重要的基础资料，如重大合同、重要文件、涉及公司战略决策的报告等，需经公司高层领导审批。

2.审批流程：资料提交部门应填写审批申请表，附上相关资料，按照公司规定的审批流程依次提交审批。审批人应认真审查资料内容，签署审批意见。

五、基础资料的存储与保管

（一）存储方式

1.纸质存储：对于重要的纸质基础资料，应存放在专门的档案柜中，按照类别和编号顺序排列，便于查找和取用。

2.电子存储：除纸质资料外，应同时将基础资料进行电子存储。电子资料应存储在公司指定的服务器或存储设备上，按照统一的文件夹结构进行分类存放，并建立相应的索引目录。

（二）保管要求

1.安全防护：档案存放场所应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全防护措施，确保基础资料的安全。

2.定期检查：定期对基础资料进行检查，查看资料是否有损坏、丢失等情况，如有问题应及时采取措施进行处理。

3.备份管理：对电子存储的基础资料应定期进行备份，备份数据应存储在不同的介质上，并分别存放于不同的地点，以防止数据丢失。

六、基础资料的查阅与