办公室工作流程颐康医院.doc

办公室工作流程 彰武颐康医院 2016年1月 第一部分 办公室工作流程 流程1.1：收文流程 收文流程 办公室文员 办公室主任 董事长 分管领导及处理 重要文件 一般文件 流程1.2：发文流程 发文流程 办公室文员 办公室主任 董事长 分管领导及处理 重要文件 一般文件 流程2.1：印章使用管理流程 用印人 各职能部室 领导 办公室主任 办公室文员 同意 同意 流程2.2：印章借用管理流程 用印人 各职能部室 领导 办公室主任 办公室文员 用印人 同意 同意 流程3：档案借阅、复印管理流程 档案使用人 各职能部室 领导 办公室主任 档案管理员 用印人 同意 同意 流程4：礼品管理流程 礼品使用人 各职能部室 领导 主管领导 董事长 董事长秘书 办公室主任 同意 同意 流程5.1：接待工作流程 来访客人 相关部门接待人员 各部办领导 办公室主任 董事长 财务处 一般客人 流程5.2：小型接待流程（来电、来人） 办公室文员 办公室主任 董事长 分管领导 重要情况 一般文件 流程5.3：大型接待流程 办公室文员 办公室主任 董事长 各职能部门 与各职能部室有关 流程6.1：参加外部会议流程 办公室文员 办公室主任 董事长 各职能部门 重要会议 一般会议 流程6.2：组织内部会议流程 办公室主任 办公室文员 各职能部门 办公室档案员 流程7：办公用品、固定资产采购、入库、领用流程 处室 办公室主任 董事长 大宗物品 第二部分 办公室管理制度 一、收文、发文管理制度 收文 （1）登记。收文后，根据来文单位（上级来文、平级来文、下级来文）及时录入来文登记簿； （2）办理。来文登记后，视缓、急情况，及时填写文件处理标签报送相关领导阅批； （3）归档。文件办理完毕，及时归档，定期或按医院规定将已归档文件再次分类整理，交由医院档案室集中管理。 发文 （1）提出申请。各部门根据需要提出发文申请，由部门负责人草拟文件内容（草拟内容需用水笔书写，以便长期保存）； （2）文件审核。各部门草拟文件必须交办公室统一审核； （3）领导审批。所有医院发文必须由医院领导审批后，方可印制； （4）文件发布。医院文件领导审批后，由办公室校对，用印，然后正式发布； （5）文稿归档。所有医院发文文稿统一由办公室整理归档。 二、会议筹备制度 1、会议组织 （1）每年召开一次总结表彰大会； （2）每半年至少召开一次中层以上管理人员会议； （3）每季度召开一次办公会； （4）每月召开一次部门沟通会议； （5）每周各部门召开一次周例会。 2、会前准备：（根据会议的规模大小、重要程度安排） （1）安排会议议题； （2）确定会议筹备方案； （3）办理会议报批手续； （4）印发会议通知； （5）准备会议文件材料； （6）会场的卫生、照明、通风、音响、桌椅排列； （7）安排座次编组和邀请嘉宾； （8）重要会议的新闻发布。 3、会中、会后安排： （1）会议签到； （2）导入会场； （3）安排发言； （4）会议记录（录音）； （5）会场秩序和后勤服务； （6）参会人员离会； （7）清理会场； （8）会议文件的整理；