火电、热电厂项目可研审查会组织方案.doc

××××××××公司 ×××火电工程可研审查会组织方案 1、会议组织协调：×× 1) 会务的整体协调与组织安排。 2）制定会务方案，落实会议日程，确定会议时间、地点、参加人员、主持人、讲话领导及项目可研介绍人。 2、会务组---××× 1）×月×日前按照会议规模及参加人数拟定会议经费预算，落实费用来源，发放会议通知。 负责人：××× 2）×月×日前完成会议指南、代表证的印刷，会议用品（包括文件袋、笔记本、碳素笔等）及签到表、评审费发放表等的打印。 负责人：×××、××× 3）×月×日做好会议签到、专家费、会议材料发放工作。 负责人： ×××、××× 4）负责会议期间的人员联络、会议及就餐时间地点通知、会议记录及专家返程机票的预订。 负责人： ×××、××× 5）会议期间会务人员提前1小时到达会场,反复检查会场准备情况。 负责人： ×××、××× 6）会议开始前5分钟，关闭会场大门，与会人员入座就绪，要求无关人员离开会场，开会期间手机调振动，不准无关人员进入会场。 负责人： ×××、××× 7）×月×日上午10：30安排小组预备会。 负责人：××× 8）×月×日至×日会议开幕式后参加小组讨论会，负责会议记录。 负责人：×××、×××、×××、×××、××× 10）×月×日会议结束后负责检查会场，收集剩余的材料、席签等。负责会议文件清退、收集与归档工作。 负责人：×××、×××、×××、××× 3、后勤接待组：×× 1）×月×日确定会议地点，洽谈住宿、就餐费用标准，要求落实大会开、闭幕式用容纳 ×× 人的大会议室一间，分组讨论用小会议室 ××间；住宿房间 ×× 套；会餐安排 ×× 人。用餐包括×日晚餐（××人），×日自助早餐（×人）、午餐（××人）、晚餐（××人），31日自助早餐（40人）、午餐（会餐90人）、欢送晚宴（30人）。 负责人：×××、××× 2）安排宾馆住宿人员的住宿房间。（×月×日－×月×日安排15间，8月30日另行安排×间） 负责人：×××、××× 3）×月×日完成设置主席台，落实主席台领导座位；安排座次，摆放席签；主席台摆放花卉并进行会场美化。 负责人：×××、××× 4）×月×日完成会议招待用烟、酒的采购。 负责人：××× 5）×月×日确定会议桌摆放形式，明确划分会场区域，并使与会者明了。保证会场照明、通风正常，录音、录像设备齐全、有效。 负责人：××× 6）×月30日按预定席签组织与会人员按席签就座。 负责人：××× 7）×月31日至×月1日做好至飞机场送专家及接送参加会议领导的车辆安排。 负责人：×××、××× 8）会议期间做好会议就餐、会餐地点的安排。 负责人：××× 9）做好会务费用使用清单及办理有关报帐手续。 负责人： ××× 10）×月29日下午完成 ××× 宾馆门口与大会会场布标（××××工程可行性研究报告审查会）及宾馆大厅指示牌。 负责人：××× 4、宣传报道组：××× ×月26日、30日、31日负责会议音响效果、照相、摄像及与会人员的合影。会后负责文字新闻的发布及视频新闻的播放。 负责人：×××