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高级办公自动化应用 现代办公和办公自动化 1.1 现代办公 在现代办公中，应该注意基本的办公礼仪并熟悉常用便函的写作方法。 1.1.1 日常办公礼仪 　　 礼仪是在人际交往中以一种约定俗成的方式来表示尊重对方的手段。对于办公室的职员来说应该注意以下几点常规的日常办公礼仪。 1.1 现代办公 　1．着装　　男性职员应着质地较好的西服、衬衫及领带，摘除西服袖口的商标，领带的颜色应和谐。西裤的长度以裤管盖住皮鞋为准，皮鞋、鞋带和袜子的颜色要协调，袜子的颜色应比西服深一些；女性职员应穿着端庄、大方，忌过于暴露、短小或紧身，化妆应清淡，切忌浓妆。办公人员在办公场所不应穿短裤和拖鞋。 1.1 现代办公 2．语言文明　　在办公场合应讲普通话，尽量不讲方言，以免造成沟通障碍，多使用文雅词语及礼貌用语。 　　 3．电话礼仪　　在铃响两三声时接起电话，一般以“您好”作为交谈的开头，然后说出工作单位名称、性质，以帮助对方确认是否拨错电话号码，接听电话时应使用普通话，说话声音要轻柔，多用礼貌用语，态度和蔼，应在电话机旁准备纸和笔，以便做相关记录。 1.1 现代办公 4．名片礼仪　　递名片应将名片上面朝上，以对方能顺着读出内容的方向用右手或双手递上；接收名片时应双手接住，接到名片后应认真看一遍上面的内容，然后将其放进口袋或皮包内。 5．介绍礼仪　　在介绍时应该将年轻的介绍给年长的；将男性介绍给女性；将低级别的介绍给高级别的。 1.1 现代办公 6．握手的礼仪　　与他人握手时，应当目视对方双眼，态度友好，不要戴手套握手。正确的握手姿势应是起身站立，伸出右手握住对方的右手，上下轻微晃动一下，握手的力度要适中，不能过轻，也不能过重，握手时间应保持在3秒钟左右。女士同男士握手时，应由女士首先伸手；上司同下级握手时，应由上司首先伸手；客人抵达时，应由主人先伸手表示欢迎；客人离开时，应由客人先伸手，表示请主人留步之意。 1.1 现代办公 7．上下班礼仪　　在上班前应整理好服装仪表，提前到办公室，主动向同事问好。在上班时若要交谈应尽量放低声音，不要影响他人；有事离开座位时，应将重要文件收拾好，办公用品使用后放回原处。下班时应将桌面整理干净，应与同事告辞，忌一声不响地离开。 1.1 现代办公 1.1.2 常用便函的写作　　在办公中，经常会遇到写便函，所以办公室职员应掌握常用便函的写作方法。 1．条据　　条据作为凭证，是工作中最常用、最简便的一种文体，其具体的写作方法是首先在字条的正上方写出反映该条据性质的文字，如“借款条”、“请假条”等，然后在下一行空两格写对方的名称，也可不写，在第三行空两格开始写正文。若写的条据中包含有钱的金额大小，应该使用大写写明；在正文内容写完后，要另起一行写上“此据”或“此致XXX”；最后分行写出开条者姓名和开条日期。 1.1 现代办公 1.1 现代办公 1.1 现代办公 1.1 现代办公 2．启事　　启事是单位或个人公开声明某件事情所使用的告知性应用文。其具体写作方法是先在第一行正中写启事的名称，如“招聘启事”等；第二行空两格写启事内容；最后在右下方写出启事者的名称和启事日期。 1.1 现代办公 1.1 现代办公 1.1 现代办公 3．会议记要　　会议记要是为使会议的决议能在以后的工作中得到很好的贯彻和执行，把会议的具体内容记录下来的文体，它可以作为以后检查执行情况的根据，记录要真实准确，符合原意。会议记要的内容一般包括：会议的名称、时间、地点、主持人、主要议程、参加人员、会议形成以及会议主要的成果等。 1.1 现代办公 4．介绍信　　介绍信是用于介绍被介绍人的姓名、身份、人数等情况的书信。其写作方法是在纸张正上方写“介绍信”三字，字体比正文稍大；在第一行顶格书写联系单位或个人的称呼；在第二行空两格开始书写被介绍人的姓名、身份、人数，并写上接洽事项和对接洽单位或个人提出的希望；然后在正文下写上“请接洽”、“请予协助”等用语，最后在右下方分行写上开介绍信的单位名称和写信日期并加盖公章。 1.1 现代办公 1.2 办公自动化与办公自动化系统 　　 办公自动化是信息化社会最重要的标志之一，它将人、计算机和信息三者结合为一个办公体系，构成一个服务于办公业务的人机信息处理系统。通过使用先进的机器设备和技术，办公人员可以充分利用各种办公信息资源，从而提高办公效率，使办公业务从事务级进入管理级，甚至辅助决策，将办公和管理提高到一个崭新的水平。 1.2 办公自动化与办公自动化系统 1.2.1 办公自动化的基本概念　　办公自动化（OA，Office Automation）的概念源于20世纪60年代初美国等西方发达国家。近年来随着计算机技术和通信技术的飞速发展，OA的概念也已经远远超