第三章Office2003简介.ppt

第3章 Office 2003 简介 3.1 认识Office 2003 3.1.1 Office 2003 应用程序简介 Word：一款文字处理软件，集文字编辑、排版、表格、图象和打印等功能于一体，通过它可以制作出精美的文档，是现代办公不可缺少的优秀工具。 Excel：它集表格处理、数据管理和统计图绘制三项功能于一体，除了能完成表格的输入、统计和分析外，还可以生成精美的报告和统计图，是功能强大的电子表格处理软件。 OutLook：是集邮件管理和工作安排的综合管理程序，它可以将读者的日常事务管理的有条不紊，防止出现工作遗漏，是良好的工作助手。 3.1 认识Office 2003 PowerPoint：广泛用于教学和宣传中，帮助读者制作图文并茂的演示文稿。 Access：数据库管理程序，通过它可以轻松管理数据，更重要的是Access中的数据可以被其他Office程序使用。 FrontPage：用于创建和管理网站，用它创建的网页可以加入所有的Office应用程序。 3.1.2 启动Office应用程序 虽然 Office 2003 集中了许多应用程序，但是启动Office应用程序的步骤却是相似的。 启动方法主要有三种（以启动Microsoft Word为例）： 3.1 认识Office 2003 1、选择“开始”→“所有程序”→“Microsoft Office”，从子菜单中选择要打开的应用程序，单击Microsoft Office Word 。 2、双击桌面上的Microsoft Office Word应用程序的 图标（快捷方式通常需要单独创建，创建方法见 第二章）。 3、直接打开Microsoft Office Word 文档（由于文档关联应用程序，打开文档的同时也载入应用程序）。 3.2 Office文档的相关操作 3.2.1 创建Office文档 1. 通过右键快捷菜单创建文档 在要创建文件的目标文件夹或者桌面的空白处右击，出现快捷菜单。在快捷菜单中选择“新建”→“Microsoft Word文档”，一个新文档就建好了。新建好的文档由系统自动命名为“新建 Microsoft Word 文档”，需要重新为文档命名。 2. 在应用程序中新建文档 在编辑某个文档的时候，如果需要另外新建一个文档，不必按照上面提供的方法创建文档，可以直接从应用程序中创建。这样可以对新文档先进行编辑，编辑完成后再行保存，不破坏编辑过程的连续性。 3.2 Office文档的相关操作 在应用程序的菜单栏中选择“文件”→“新建”命令。选择后任务窗格中出现了可以新建文档的类型，选择其中一种类型就创建了一个新文档。 也可以直接在工具栏中单击“新建”按钮，直接创建新文档。 第1种创建文档的方法非常方便、快捷，是一种先创建后编辑的方法，将文件直接创建在目标文件夹中，而且文档的名字已经起好，编辑的时候很容易找到。第2种创建文档的方式属于先编辑后保存的创建方式，编辑完文档后需要保存文档。 两种创建文档的方法适用于不同环境，各有千秋，在使用时根据具体情况选择即可。 3.2 Office文档的相关操作 3.2.2 保存Office文档 Office应用程序中有两个保存命令，分别是：“保存”命令和“另存为”命令。 1、 “保存”命令 当编辑一个已经存在的文档时，如果只想把修改成果保存在原文档中，那么直接选择“保存”命令即可，具体操作是：选择菜单栏中的“文件”→“保存”命令，在窗口底部的状态栏中会出现图形。这表示“保存”命令已经执行了。如果完成编辑后忘记保存，那么在关闭文档时会弹出提醒保存窗口。这个窗口用来提醒读者保存要关闭的文档，选择“否”不保存这次修改，选择“取消”则取消这次关闭操作。 3.2 Office文档的相关操作 2、“另存为”命令 有两种情况要用到“另存为”命令。一种是要保存正在编辑的文档的副本，此副本存放到其他位置，作为备份或其他用途。另一种情况是第一次保存从应用程序中创建的文档，这时无论选择“保存”命令还是选择“另存为”命令，都会弹出 “另存为”对话框。 3、文件的后缀名 使用Office 2003 中各组成软件制作的文档都有固定的后缀名，例如：使用Word 2003 制作的文档后缀名是：.doc; 使用Excel 2003 制作的文档后缀名是：.xls; 使用PowerPoint 2003 制作的文档后缀名是：.ppt等。文件的后缀名用来标记打开文件的应用程序，记住这些扩展名能够快速识别文档类型