文登市城市建设电子档案归档标准详细分解.doc

文登市城市建设电子档案归档标准 ? 一、　一般要求 1.　建设档案电子文件归档遵循规范 　《建设电子文件与电子档案管理规范》CJJ T 117-2007 　《电子公文归档管理暂行办法》GB T 18894-2002； 　《CAD电子文件光盘存储归档与档案管理要求：第一部分：电子文件归档与档案管理要求》GB T 17678.1-1999； 　《CAD电子文件光盘存储归档与档案管理要求：第二部分：光盘信息组织结构》GB T 17678.2-1999； 　 其它相关标准。 2.　建设档案电子文件应与纸质文件一并向市城建档案管理处移交归档 　?电子文件不完整，不准确和不一致的，市城建档案管理处（连同纸质文件）不予接收。 3.　电子档案与纸质档案一致性 具有保存价值的电子文件，必须有相应的纸质文件材料一并归档保存，同一保管单元的电子文件与纸质文件： （1）?????????? （2）?????????? （3）?????????? 4.　真实性：电子文件的内容、结构和背景信息与形成时的原始状况一致。 5.　完整性：电子文件的内容、背景信息和元数据等无缺损。 6.　有效性：长期完整显示。 （1）　电子文件应具备的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性、易检索性等。 （2）　运用程序版本一致：各电子档案归档单位统一使用“文登市城市建设档案管理信息系统”客户端软件进行档案电子化工作，做到档案数据移交时无缝接轨入库。 7.　安全性： 物理归档。电子文件以数据库文件的形式由“文登市城市建设档案管理信息系统”归档入库的同时，集中下载到质量可靠的、可脱机保存的记录载体上。记录载体：只读光盘CD－R或DVD－R。 二、文件格式 1.　文本文件：XML、DOC、RTF、TXT 2.　表格文件：XLS 3.　图像文件：JPEG、TIF、（PDF）（手签字文件均要求扫描，扫描分辨率不低于300 dpi。），当一份资料扫描件在两张及以上时，应当转换成一个PDF格式文件。 4.　图形文件：DWG 5.　影像文件：MPEG、AVl 6.　音频文件：WAV、MP3 7.　软件产生的特殊格式电子文件应转换成以上通用格式电子文件，如不能转换，应将专用软件或相关程序（如补丁程序、格式转换程序等）收集并刻入光盘。 三、审查规范 1.　归档前应由文件形成单位按照规定的项目对电子文件的真实性、完整性和有效性进行检验，并由负责人签署审核意见，检验和审核按附表1《建设档案资料电子文件编制完成情况确认单》格式填写,电子文件格式doc。 2.　对归档电子文件的基本物理技术条件进行检查检测，内容包括（见附表1《建设档案资料电子文件编制完成情况确认单》），确认后交一份纸质确认单报送市城建档案管理处： （1）　记录载体有无划痕,是否整洁,每片光盘均有方形透明薄塑料盒保护。 （2）　数据库的查询有效性核查。 （3）　核实归档电子文件的真实性、完整性。 （4）　与纸质文件一致性。 （5）　文件无加密、无压缩，有无病毒、木马感染。 （6）　电子文件格式。对特殊格式电子文件，应核实其相关的阅读软件、版本、操作手册或说明等是否完整或齐全。　 ×××建设×××工程 ××标段 001/013??区域 ? ? ? 施工单位：×××集团公司 制作日期　20××年××月 ? （7）　光盘背面及包装信息。应包括建设项目名称、标段、光盘编号、光盘内容、制作（施工）单位、制作日期。参见光盘背面示例图：光盘编号统一从001起，格式举例：001/013，意思是该盘为001号光盘，一套总共13张光盘。 （8）　光盘内容、数量。 注：建设单位自己制作提供的该文件，需自己及施工监理单位签章确认。 4.　光盘内容： 1.　文件编排 无论文件或文件夹名称前均应加上数字，以便按序正确显示。 （1）.光盘根目录下文件、文件夹 　01-电子文件软硬件信息.doc 　02-竣工电子文件（档案）光盘移交目录. doc 　03-其它说明*.doc 　04-建设项目档案移交目录（文件夹） 　05-卷内目录、建设档案文件（文件夹） 　06-程序文件（文件夹） （2）.说明 ?01-电子文件软硬件注释信息.doc 要求将该文件存放在第一张盘和最后一张盘根目录下。文件内容（格式详见附表2《电子文件软硬件信息》），确认后交一份纸质的给档案馆，电子文件只填内容不需确认。文件内容： 　硬件配置：电脑型号（及主板、CPU、内存）、制造商，网络服务器型号（及主板、CPU、内存）、制造商。 　软件环境：操作系统名称及版本号；产生文本文件、表格文件、图像文件、图形文件、影像文件、音频文件和其它文件（专用软件产生的文件）的应用软件及浏览器和压缩软件（中英文）名称及版本号。 　记录格式：文本文件、表格文件、图像文件、图形文