个人办公环境及办公室安全的管理课程.ppt

A、个人办公环境的管理 个人办公环境即个人办公区，它是秘书人员主要的工作环境，需由本人亲自布置和维护，良好的工作环境，能够提高工作效率。 一、办公桌的布置 办公桌的大小要适中，能够放置日常办公用品，有充裕的空间进行工作。 （1）电话的放置 1、办公桌表面的布置 （2）参考书籍的摆放 应放在办公桌上伸手即可拿到的地方。 若条件允许，也可以购买或者制作一种能转动的桌面，这样在很小的空间里，也能够很方便的摆放各种书籍。 （3）文具用品盒的摆放 可在右上角摆放一个多层的文具用品盒，用来放置文具、纸张等办公用品。 在办公桌的抽屉里，信封、公文纸、订书机、复写纸、胶水和涂改液等要摆放整齐。 还需注意胶带纸或者其他胶质材料，容易使抽屉内的物件粘在一起，应妥善放置。 2、办公桌抽屉的整理 印泥要倒置放好，这样能使印泥上层浸透墨水等。 要经常收拾和整理抽屉，及时清除没有价值的物品，是抽屉里面的物品井井有条。 注意： 秘书人员应及时整理办公桌，保持桌面的整洁。 对于办公桌上出现的开水杯烫出的白色痕迹，可以用图案笔蘸取茶水擦拭。 二、办公桌的整理和维护 秘书人员一般使用旋转椅，旋转椅课调整方位，便于工作，有助于缓解疲劳。 注意： 办公椅不要正对着和背对着大门。 不能放在复印机、垃圾桶、洗手台、水龙头的旁边。 不能在光线不足的地方放置办公椅，不宜把办公椅放在房屋的大梁或吊灯的正下方。 三、办公椅的放置 家具不得摆放在高温、潮湿、震动剧烈和光源强烈的地方，保持居室通风干爽。 不能用坚硬物品撞击家具，切忌敲打玻璃和五金装饰件表面。 家具的边部如出现翘起和离层现象，可以在上面蒙上一层布，用熨斗烫平，即可使之复原。 白色的办公桌长时间使用发黄时，可以用牙膏涂在发黄处，轻轻擦拭可改善。 四、办公家具的维护 五、办公环境的维护 办公环境维护的基本原则 1.整洁舒适。 2.和谐统一。 3.合理实用。 4.环保安全。 B、办公室的安全管理 一、识别办公室安全隐患 1.地、墙、天花板、门窗中的隐患，离开办公室不锁门。 2.室内光线、温度、通风、噪音、通道等方面的隐患，如光线不足或者光线刺眼。 3.办公家具方面的隐患，如电脑键盘桌面过高，难以用正确的姿势操作。 4.办公设备及操作中的隐患，如电线磨损裸露。 5.工作中疏忽大意造成伤害的隐患，如站在带轮子的椅子上举放物品。 6.工作中疏忽大意造成泄密的隐患，如复印时将保密原件忘在复印机玻璃板上。 7.火灾或消防中的隐患，如乱扔烟头、灭火器前堆放物品等。 案例 天地公司新成立研发部，把市场部秘书钟苗调去当秘书。她仍一如既往地每周都对研发部办公室及其所有设备进行一次安全检查，把事故的苗头遏制住，对发现的隐患立即采取补救措施或报告上司。平时她发现谁操作设备有不当之处或发现哪些地方有不安全因素，也都指出或跟进处理。一个月后，钟苗检查并处理了下述4条有碍健康和安全的隐患，为研发部保持良好的工作环境尽到了职责。钟苗发现并当场指出或处理的隐患是： 案 例 2002年11月4日，请有关人员将交叉拖曳在办公桌之间的电话线、电脑线整理并埋在地毯下，防止绊人。 2002年11月11日，发现本楼层“安全出口”的标识掉落，她立即重新安好。 2002年11月18日，发现新来的小李在复印资料时出现机器卡纸，小李便用手拽卡住的纸，钟苗制止小李的做法，告诉他如何处理卡纸。 2002年11月27，研发部新订的一批计算机到货，送货方准备将货堆在楼道拐角消火栓窗口前，钟苗发现，指引他们放在别处。 二、办公室信息安全 （一） 做好信息保密工作 1．文件保密 2．会议保密 3．科技保密 《保密法》将国家秘密的密级分为绝密、机密、秘密三级。 “绝密”是最重要的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受特别严重的损害； “机密”是重要的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受严重的损害； “秘密”是一般的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受损害。 国家秘密密级    《中华人民共和国反不正当竞争法》第十条规定，本条所称的商业秘密，是指不为公众所知悉的，能为权利人带来经济利益，具有实用性并经权利人采取保密措施的技术信息和经营信息。 主要包括：商业工作规划、计划，重要商品的储备计划、库存数量、购销平衡数字，票据的防伪措施，财务会计报表；军用商品的库存量、供应量、调拨数量、流向；商品进出口意向、计划、报价方案，标底资料，外汇额度，疫病检验数据；特殊商品的生产配方、工艺技术诀窍、科技攻关项目和秘密获取的技术及其来源，通信保密保障等。 商业秘密 1.不该说的机密，绝对不说。 2.不该问的机密，绝对不问。 3.不该看的机密，绝对不看。 4.不该记录的机密，绝对不记录。 5.不在非保密本上记录机密。 6.不在私人通信中涉及机密。 7.不在公共