业务流程操作规范.pptx

业务流程;提纲;第一 业务流程操作规范;一、业务流程操作分工;5、财务部郭艳青：负责空白合同的发放、回收及合同作废扣款登报处理 6、财务部罗海枝：负责生效合同确认、作废、周二、四报销做凭证 7、财务部出纳王纪云:收业务款、入账、下达业务开通通知 8、客服数据人员：负责数据提交、售后服务等。 9、行政部：打印机、复印机管理、信封发放、资料复印等。;二、合同管理操作规范;1、合同的领取： A、标准合同 1、销售助理在部门总监授权后，向合同管理员定 期批量领取已盖章的标准合同，双方登记一级 合同台帐； 2、业务员向销售助理领取已盖章的标准合同， 双方登记二级合同台帐；对同一类别的产品合 同，业务员最多只能有2份在手中。 ;3、标准合同的内容如果有修改，业务人员必须填 写《合同审批单》，经相关人员审批签字后， 合同管理员方可盖章。合同交回助理时，业务 人员必须将合同审批单与合同一起交回。 注：标准合同的签定一律使用印刷版。如果客 户提出先看看合同的内容，可电子版发送， 但最终签定用印刷版。;B、非标准合同 非标准合同由业务员编辑电子版合同，与相关审批人员讨论后，确定合同最终版本，并获取相关审批人员在合同审批单上签字，交销售助理打印。业务员凭合同审批单到合同管理员处申请盖章，合同管理员审核合同审批单上的签字和合同内容，签章并登记一级台帐 ;新兵领取合同 A、未办入职新兵 不可以向销售助理领取已盖单空白销售合 同，见客户需要合同，只能向销售助理领取 无章空白销售合同，如需盖章空白销售合 同，由该新兵的教官向业务助理处领取。 B、已办入职新兵 可以直接到销售助理处领取空白销售合同。;2、合同的签定 合同签定过程中，涉及价格折扣、担保、服务条款变更等特殊情况均需依照相关规范报审，部门经理、总监有义务检查部门成员所做业务的真实合法，如果存在漏报、隐瞒不报或交给公司的合同与客户方留存合同内容不符的，一切与之???关的纠纷、法律责任由当事人承担，部门经理、总监负连带责任；如果部门经理违反上述规定，则由部门总监、分管副总承担连带责任；如果部门总监违反上述规定，则由分管副总、公司总经理承担连带责任；如果分管副总违反上述规定，则由公司总经理承担连带责任。 ;3、合同的审批 如果合同内容不是严格按照合同原本上的内容，或者签定的服务是打折销售，则必须得到相应人员的审批通过。具体见下表。;审核类别;4、合同的提交 A、所有的业务必须签合同，并且盖上客户有 效的合同章或公章，（传真件可提交）合同 复印件（盖章）与合同原件（未盖章） 一 并交到 财务部。 B、更换的业务提交，需先将原合同收回，并重新签定合同，或由客户传真证明，需在证明中注明是什么业务、合同编号及需要更改的原因，加盖公章后，交给助理重新提交业务. ; C、对于款已到，销售代表要求在无正式合同的情况下提交业务,需由部门经理和部门总监签字，才能提交,销售代表需在隔月15号之前补交有效合同，如果没有按期补交合同,财务部会在月未从业务员工资中扣除相应业务款项（竞价业务每分扣除200元），一切由此引起的经济、行政、法律责任都由签字人承担。上述权限限额每月5个, 销售代表、经理等相关人员离职前，必须将补交以前未上交的合同。 D、个人业务的提交判断标准：发票与合同一致，必须款到，合同首页甲方客户名称须同合同尾页甲方签字（盖章）名称一致，营销中心提交业务必须营销总监、或营销副总签字，签字人承担相应的责任。 ;5、合同查找管理 需要查找合同，销售员发邮件到部门经理、部门经理发邮件到财务部助理处、财务部助理方可查找并复映一份，原件财务部存档、复映件给销售员，销售员并且登记台账。 ;6、合同的回收 A、合同管理员每月3日—10日组织销售助理清查上个月领取的但没有返回的合同，对在业务员手中的合同，要求销售助理见到，并做续借处理，对业务员称在客户那里的合同，要求在10日前返回（成功签定或者作废）。如果截止到10日既不能返回也未做续借，则认为合同丢失，财务部人员查出，业务人员离职销售助理未及时上报的，则由销售助理承担登报费用。财务部相关人员负责整理丢失合同的编号并办理媒体申明，火速公司对这些编号的合同视做无效，不再履行责任。 B、每月10号业务助理开始查询针对那些已领取空白销售合同越过一个月未签单或未交回合同的业务员进行统计，并通知每个业务员交回，至12号查出还未交回空白销售合同，业务