执行计划及工作板块.doc

2018天府国际骨科论坛执行方案 序号 阶段 板块 具体工作 细项 负责人 起始时间 时间周期 说明 1 筹 备 阶 段 协议签署 合作协议 与学会签署合 作协议 会前90天 4天 2 会议 设计 主KV设计 大会主画面设计 会前90天 5天 3 物料延展 设计 大会日程单页 设计 会前75天 2天 4 大会网站、微信公众号、微站设计（包含大会流程、大会介绍、交通导航等等） 会前75天 5天 5 邀请函底页设计（纸质+线上） 会前75天 3天 6 PPT模板设计 会前75天 4天 7 注册系统、电子水牌等电子物料 会前75天 3天 8 Vi设计（会议手册、桌卡、胸卡、手提袋、房卡、等等） 会前75天 3天 9 文稿攥写 大会主题 大会slogan 会前60天 3天 10 短信 大会报名、会议通知内容攥写 会前55天 3天 11 邀请函模板 撰写国外专家 纸质邀请函模板 会前55天 3天 12 撰写国内专家 纸质邀请函模板 会前55天 3天 13 撰写普通参会者线上邀请函模板 会前55天 3天 14 预算拟定 会议暂定要求 制定会议预算 所有涉及物料确定 3天 15 执行手册 会议执行文件包括 Check List、物料表、rundown、人员分工等 会前50天 5天 16 网站、微站信息更新 根据最新信息 更新内容 会前10天 5天 17 串场PPT 专家简介 会前10天 5天 18 邀请 国内专家 邀请 通过电话、邮件、短信方式跟进讲者，修正日程 会前40天 15天 19 国外专家 邀请 通过电话、邮件等其他方式跟进讲者，修正日程 会前60天 15天 20 大型医疗企业代表邀请 通过电话、邮件、短信方式跟进讲者，修正日程 会前40天 15天 21 日程 日程拟定 与专家沟通日程 会前30天 3天 22 日程确认 与专家确认日程 会前15天 3天 23 招生 线上预热 网站、微站搭建，设立报名窗口，根据大会要求设置不同注册，并发送报名短信 会前90天 天 24 通过短信 发送会议通知 会前60天 会前15天 4天 25 论文 论文征集 征集论坛 投稿论文 会前40天 15天 26 论文审核 审核论坛 投稿论文 会前25天 10天 27 媒体 广泛传递 会议信息 通过线上、线下双渠道在医疗界内传递大会举办信息，扩大会议影响力 28 邀请函 制作发送 邀请函 对国内外专家 发送纸质邀请函 会前30天 5天 29 对普通参与者 发送线上邀请函 会前30天 5天 30 会场 签订合同 议价 会前80天 10天 31 签署合同 会前80天 10天 32 付款 会前1笔付款 会前20天 10天 33 用餐保底 会前确定用餐 人数 会前7天 5天 34 住宿 签订合同 确认住宿保底 会前25天 8天 35 议价 会前25天 9天 36 签署合同 会前20天 10天 37 付款 会前两笔付款 需付所有保底数 会前7天 7天 38 供应商 数码打印 签订合同 会前30天 7天 39 喷绘 签订合同 会前30天 7天 40 搭建、AV 签订合同 会前30天 7天 41 摄影摄像 签订合同 会前30天 7天 42 礼品 签订合同 会前30天 7天 43 接送车 签订合同 会前30天 7天 44 机票 签订合同 会前30天 7天 45 出票 会前30天 7天 46 物料制作 喷绘物料 小样 会前15天 2天 47 背景板画面 展架 会前10天 2天 48 数码物料 小样 会前20天 2天 49 会议手册、桌卡、胸卡、手提袋等 会前5天 2天 50 采购物料 小样 会前15天 2天 51 礼品 会前5天 2天 52 现场搭建 物料 小样 会前15天 2天 53 导视、异性框等 会前5天 2天 54 志愿者 志愿者招募 发布招募信息 会前30天 15天 55 志愿者培训 培训出优质服务 会前10天 2天 56 执 行 阶 段 物料 物料分配 并落实到位 会中 3天 57 住宿 分配房间 会中 3天 酒店协助 58 机票 根据专家行程 退改签机票 会中 5天 59 交通 接送