数据分析及图表的建立.pptx

第六讲 数据分析及图标的建立学习目标 掌握数据图表的建立及编辑修改掌握公式及常见函数的使用掌握打印电子表格的各种参数设置数据分析及图表的建立 在Excel 2003中可以对数据清单中的数据进行排序、筛选或汇总等，还可以利用这些数据创建图表，直观地显示数据。 数据清单的概念 在Excel 2003中，可以把工作表中的全部数据称为数据清单。字段：数据表的一列称为字段。记录：数据表的一行称为记录。字段名：在数据表的顶行通常有字段名，字段名是字段内容的概括和说明。 记录排序 数据的排序是把一列或多列无序的数据变成有序的数据。在Excel2003中可以对数据清单中的记录按某字段值的升序或降序重新进行排序，升序为从小到大的顺序，即为递增，降序则反之，又称递减。数 据 排 序 简单数据排序例如，需要对总分的高低进行排序，这种按照单列数据排序的要求，可以使用“常用”工具栏排序按钮实现。步骤：单击要排序的字段列任意单元格；单击排序按钮（升序、降序）注意：如果其中有合并单元格的会出现提示信 息，在排序列中最好不出现合并单元格数 据 排 序复杂数据排序如果排序要求复杂一点，例如，现将同系的学生排在一起，然后按照总分降序排序，总分像同时按照英语得分排序。需要使用“数据|排序”命令步骤：选择数据列表的任一单元格 选择“数据|排序” 鼠标单击主要关键字的下拉箭头，选择“系别”字段名，选中“递增”排列方式 依次选择次要关键字和第三关键字为“总分”和“英语”为“递减”数 据 排 序注意：为避免字段名也成为排序对象，可选中“有标题行”数 据 排 序注意：点击一个单元格相当于选择整个表格，如果对整个单元格进行排序的时候，要求工作表中没有合并的单元格存在。在快速排序时不能选择一列数据，而只能选择要排序字段的任一单元格，否则排序时会出错。记录筛选 一、建立“自动筛选” 通过记录筛选，可以在数据清单中只显示符合特定条件的记录，而把不符合条件的记录隐藏起来。二、显示被隐藏的记录 如果要取消所有的筛选，显示全部记录，可以选择菜单“数据∕筛选∕全部显示”命令项。 如果要取消在某个字段上的筛选，单击该字段的筛选按钮，选择“全部”选项。三、撤消筛选按钮（即取消自动筛选） 撤消筛选按钮与建立自动筛选一样，选择菜单“数据∕筛选∕自动筛选” 即可去掉“自动筛选”选项前的“√”。数 据 筛 选当数据列表中的记录非常多，用户如果只对其中一部分数据感兴趣时，可以使用Excel的数据筛选功能，将不感兴趣的记录暂时隐藏起来。 简单自动筛选注意：筛选并不意味着删除不满足条件的记录，只是暂时隐藏。选择“全部”可以恢复被隐藏的数 据 筛 选自定义自动筛选步骤：注意：针对文字字段，则在比较时还可以输入 “*”和“？”。 我们只想看到如总分居前的五名同学，则可用“（前10个…）”，输入最大数字5数 据 筛 选数 据 筛 选数 据 筛 选 高级筛选步骤：现在数据列表以外的任何位置输入条件 区域； 选择“数据|筛选|高级筛选” 单击条件区域右侧的“折叠对话框”，选 择相应的条件区域； 确定的得到筛选结果。注意：条件区域至少两行；首行为与数据列表 相应列标题精确匹配的列标题。同一行 上的体条件关系为“逻辑与”，不同行之 间为“逻辑或”数 据 筛 选分 类 汇 总分类汇总的特点：先要进行分类，将同类别数据放在一起，然后再进行数量求和之类的汇总运算。Excel具有分类汇总功能，但并不局限于求和，也可以进行计数、求平均等其他运算，并且针对同一个分类字段，可进行多种汇总。 简单汇总分 类 汇 总分 类 汇 总其中： “分类字段”：表示按该字段分类 “汇总方式”：表示要进行汇总的函数 “选定汇总项”：表示要选定汇总函数进行汇总的对象。 分类汇总数据分级显示 Excel自动对列表中数据进行分级显示，在工作表窗口左边会出现分级显示区，列出一些分级显示符号，允许对数据的显示进行控制。分 类 汇 总汇总的平均值分类字段分级显示区分 类 汇 总 分类汇总数据分级显示 默认情况下，数据会分三级显示，通过单击分级上方的“123”三个按钮进行控制。1：只显示列表中的列标题和总计结果2：显示列标题、各个分类汇总结果和总计结果3：显示所有的详细数据可知：1：代表总计 2：代表分类汇总结果 3：代表明细数据其中：1称为最上级；3称为最下级分 类 汇 总隐藏下级数据显示下级数据分 类 汇 总 嵌套汇总多次分类汇总——嵌套汇总。例如： 既想求各系英语平均分，又想对各系人数计数。则可如下进行。分 类 汇 总方法：汇总方式：“计数”选定汇总项：“姓名”并取消其他选定的汇总项取消“替换当前分类汇总”复选框的选择，就可以叠加多种分类汇总结果。分 类 汇 总计数汇总结果计数汇总分 类 汇 总注意： 自动插入的分类汇总行和普通行一样可以进行格