电话会议系统使用..doc

电话会议系统操作 1、打开网页， ，进入电话会议系统登录界面（如下图），用户名：392000755002，密码：咨询行政部，（如未安装JAVA运行文件的，请点击“下载”运行安装程序，待安装完成后方可进一步操作）。 2、登录成功进入电话会议系统操作界面（如下图），点击“会场控制”。 3、进入“会场控制”界面（如下图）： 4、点击“选择会议模式：请选择会议”下拉列表，选择“立即会议”（如下图）： 5、点击“选择会议号：请选择会议”下拉列表，选择“392000752…2017-07-23”（如下图） 6、将“会议模式”及“会议号”选择完成后，点击“登录”，即可进入“主会场操作界面”（如下图）。 7、进入“主会场操作界面”，具体操作方法如下： 呼叫：在需要召开电话会议的号码框中打上“√”，点击“呼叫”即可； 增呼：在号码列表中需新增一个新号，即可使用此按键操作 主持人：将其中一名人员选中，点击“主持人”即可设定其为会议主持人； 发言：在指定人员发言时，可使用此按键进行单独操作； 禁言：为防止电话中有其它人员外界环境吵杂声，可使用此按键进行逐个号码屏蔽发言（其功能键不会影响禁言者正常收听会议内容） 其他功能说明 一．会议召开分为三种方式：呼入式（汇聚式）、呼出式（发散式）、混合式。1、 呼入式呼入式电话会议的召开，由会议参与人在指定的会议时间拨打会议电话系统接入码进入电话会议系统，进行必要的身份验证之后参加会议。该种会议方式下，参加会议各方的基本通信费用在各会议参与人的通讯设备收取。会场费用由登记的帐号上收取。2、呼出式呼出式电话会议的召开，有一个前提条件——会议申请时候必须给出各个参与人参加会议的电话号码。该种会议方式下，系统需要呼出到各个会议参加人，其中呼出产生的通讯费用，由登记的帐号上收取。3、混合式混合式电话会议的召开，也就是呼入式和呼出式的结合。该种方式基本通讯费用的收取是上述二种方式的结合。 电话会议角色定义1、电话会议系统管理员（简称系统管理员或管理员）：电话会议系统的管理者和维护人员，负责电话会议系统的日常管理和维护。主要完成帐户管理、业务管理、权限管理、资源管理、系统监控、统计、计费等。2、电话会议申请人（简称申请人）：申请开通或取消电话会议、申请预约或取消预约会议的人。申请人和主持人可以是同一个人。3、电话会议主持人（简称主持人）：启动电话会议并主要对电话会议进行控制的人员。主持人和申请人可以是同一个人，主持人也可作为参会者参加电话会议。4、电话会议参会者（简称参会者）：主动加入会议系统或被邀请加入会议系统的人员，参会者有的可自由发言，有的只具有单听功能。5、会议秘书：为了让电话会议的使用者（申请人、主持人或参会者）更加方便地使用会议系统，为他们提供咨询、帮助的人。 用户的角色管理即是对与会者的成员进行管理。召开一场会议必须要有成员的加入，若用户登记的是呼出式的会议，必须要为会议添加成员（保证成员的电话号码的正确性），提高会议的效率。若用户登记的呼入式的会议，则在成员编辑时可以跳过添加成员的步骤。会议结束有两种方式：时间到会议自动结束、会议提前结束。1、自动结束在申请会议的时候，都会要求给出会议电话召开的时间、会议结束时间。 系统在到达会议结束时间前五分钟，将通过放音的方式通知主持人会议还有多少时间，然后在结束时间点，清除所有还在会议室中的电话呼叫，然后释放系统资源，结束会议。2、提前结束会议电话召开过程中，可能因为效率提高等原因，会议提前结束了。这时候用户有两种选择：继续保持该会议、提前结束会议。如果用户不做任何操作，那么会议将到达会议结束时间点的时候自动结束。如果用户要求提前结束会议，那么需要向系统提出请求，系统将根据用户的要求提前结束会议。 会议管理菜单提供了会议相关的管理功能，包括： 1、登记会议: 新登记一场会议。 2、会议查询: 查询您已经登记的会议，并且提供了会议删除、会议修改和编辑会议成员的功能。会议结束后，系统会自动清除会议信息。 3、成员管理: 您可以预先编辑一些成员放入您的成员库中，在编辑会议成员时可以直接添加至会议。 4、录音管理: 如果您具有录音和录音下载权限，这里提供录音的查询和下载功能。常见问题与解答1、会场控制不能正常打开？ 答：如出现打开会议控制台后为空白页面，请先确认您的计算机是否已安装JAVA控件并确认您的浏览器是否允许使用JAVA控件。 如未安装JAVA控件，请按系统提示的路径下载和安装。 2、在登陆会场控制时，选择会议号下拉菜单中无会议号？ 答：出现此问题，请确认在会议管理中的会议查询里是否有会议信息，并确认当前时间会议是否已经开始。如果无会议信息，请在会议登记中登记会议。如会议时间还未到，请耐心等待，在会议时间到后再登陆会议控制