OA系统分析.doc

OA系统分析的 　办公自动化系统问题是如何提高日常的办公效率问题。因此我们日常工作的所有内容都可以归入OA处理的 范畴如文字处理、文件誊写、传真、申请审批、办公用品、公文管理、会议管理、资料管理、档案管理、客户管理、订货销售，库存管理，生产计划，器材需求，技术管理，质量管理，成本、财务计算、劳资、人事管理……等等，那么这些都是日常办公工作的处理范围。　但是我们发现OA承载过多， 那到底办公自动化应该包含那些内容： 　广义讲，对于提高我们日常工作效率的软硬件系统，包括打印机、复印机以及办公软件都是可以成为OA系统。 狭义上讲，OA系统是处理公司内部的事务性工作，辅助管理，提高办公效率和管理手段的系统。 误区一：自己开发 自己开发OA更能够满足自身要求，还可以随时升级、维护，可控性强，能避免上当受骗，但实际上呢 OA系统已经涉及到越来越多的学科技术，包括计算机、通信、网络、管理与行为、多媒体、数据库、图形图像等等，是一个需要综合各种人才的团队工程，一个或者几个普通程序员已经很难做好开发OA系统需要耗费大量的人力、物力、财力、管理、时间成本，不可控因素很多，综合费用最低也要几万元，很多都要数十万元，显然得不偿失。 误区二：功能越全越好 只要你肯付钱，软件的功能是可以无限扩充的 首先，容易造成功能闲置，系统空洞； 其次，功能越全，系统越复杂，使用越困难，维护越麻烦； 再次，功能多一点，价格多一片，一次性投入太大； 最后，服务成本直线上升，隐形风险增大，甚至使应用半途而废。 选购OA系统时应该考虑一下自己的实际需求和支付能力，如果以适用为出发点，那么就坚决砍掉那些可有可无、利用率低的“鸡肋”功能，选一个功能紧凑，满足自己核心需求的既便宜又容易二次开发的系统。 其实，就OA的功能来说，无论是冠群联想、用友、合强还是不知名的小公司， 80%的内容都是相同的，只不过应用深度不同。而OA的功能每增加10％，价格至少会增加100％－300％ 需要注意的是，为满足中小企业客户“小而全”的特点，有的OA集成了人事、客户、财务等功能模块，这些模块往往是“看起来很美”，并不能代替专业的管理软件，只能做最简单的记录和备份工作。 误区三：价格越贵越好 选择的OA系统越贵，可能发生的问题就越少？ 判断一个OA系统好不好的根本原则不是看它的价格，而是看它是否适合自己价格越高，投入越大，负担越重，风险越高； 误区四：价格越低越好 价格低固然是好事，但是如果就值得怀疑了，这里面是否有猫腻？ 首先，质量问题。这种价格极低的OA多是小公司和个人开发的，还有是个人离职后从原来的企业里带出来的，产品的稳定性、升级性、版权等都没有保障； 其次，隐性成本。有的软件看起来便宜，但是有用户数限制，比如某OA软件报价5800元，但是只支持20个初始用户，另外每增加10个人需付2000元，这样50个人的单位就得11800元，还有比这个更高的用户费呢。 最后，服务问题。这种软件一般无法提供可靠的服务，即使提供服务也要付出高昂的服务费。软件的服务是和产品融为一体的，软件报价应该包括一个合理的后续服务的费用，不然用户利益得不到有效的保障，服务费就成了一个无底洞。 记住，过低的报价往往损失了软件应用的功能和服务，是对客户的不负责任。 还有很多原因导致产品低于正常价格销售，比如恶性竞争、抢占市场、争夺用户、产品刚上市或准备退出市场等等，这就要求用户不能贪图便宜，最终损害了自己的利益。 误区五：系统案例越多越好 在选择OA产品时单纯以软件产品的案例作为软件采购的标准，甚至唯一标准。然而这对于IT技术日新月异变化的软件来说，这个标准往往让你选到的恰恰是过时的产品，甚至于即将被淘汰的产品。一个最有说服力的例子就是，3年前出的笔记本电脑或电视机的案例肯定比今年新推出的笔记本电脑或电视机的案例多得多。可是3年前的电脑，3年前的电视机还有人要吗?同样，在移动OA领域，技术的进步更是日新月异，智能机和3G的引入就是最近一两年出现的，显然基于非智能机和非3G环境的设计在技术的先进性上已经落后但是案例必然比前者多。此外，前几年的第一代的移动OA采用的是短信技术，第二代移动OA采用的WAP技术，这种技术已经被淘汰，它们的案例也一定比刚刚发展起来的采用Web Service技术的第三代移动OA多的多，但是现在这种技术还有人使用吗？在技术的进步以指数级增长的今天，一味地追求案例多，只会选择到一个技术上即将被淘汰的产品。因此选用软件第三条准则就是：绝对不要以案例多作为选择软件的唯一标准。 误区六：系统应该完全符合单位的办公模式 如果有人说他要找一个完全符合自己办公模式的系统