ACCESS数据表的使用.ppt

第3章 数据表的使用 3.1 向表中添加新记录 3.2 修改记录 3.3 删除记录 3.4 查询表中信息 3.5 在数据库窗口操作表 2.6 修改表的结构 3.6 使用子数据表 3.7 数据的导入和导出 3.1 向表中添加新记录 3.1.1 打开表 3.1.2 输入新记录 3.1.3 保存记录 3.1.4 添加新记录 3.1.1 打开表 打开表就是在数据表视图中显示出数据表的数据信息。 方法一：在数据库窗口中选定要打开的表对象，单击“打开”按钮。 方法二：双击要打开的表的表名。 方法三：从设计视图窗口单击工具栏上的“数据表视图”按钮切换到数据表视图窗口。 【例3.1】：打开“教学管理”数据库中的系科表。假定“教学管理”数据库已经打开。 操作步骤： （1）在“教学管理”数据库中，选择“表”对象，再单击“系科”表。 （2）单击“打开”按钮或双击“系科”表名。 3.1.2 输入新记录 表结构设计好后，可以立即切换到数据表视图输入数据记录。也可以在空数据表或有记录的表中添加一些新记录。 【例3.2】：假设学生表是一个只有结构，没有记录的空数据表，按照第2章学生表的记录数据，向学生表中输入记录。 操作步骤： 说明：在输入第一个数据时，记录指针变成了一个铅笔，表示该记录正在被编辑，同时还会自动出现下一空行，且其左侧按钮上显示“*”标记，表示该行为新记录。如下图所示。 输入记录数据时，注意以下要点： 1．当输入的数据未填满字段大小长度时，按回车键（也可单击下一个字段或按“Tab”或“→”键）将光标移到下一个字段。当字段大小长度被数据填满时，光标停留在该数据后边并发出一响声，提示不能继续输入数据，光标不会自动移到下一个字段。 2．当光标在自动编号型字段上时，只需将光标移到下一个字段，系统自动为该字段输入一个数据。 3．日期/时间型数据输入时，可按完整日期输入，也可按简便日期输入，系统会自动按设计表的结构时在格式属性中定义的格式来显示日期数据。如在出生日期字段中输入“2004-08-25”或“04-08-25”，该字段都会显示为“04-08-25”。如果其格式属性定义为“长日期”，则显示为“2004年8月25日”。 4．“是/否”型数据输入时，在网格中会显示一个复选框（系统默认，也可设为文本框和组合框），选中则表示输入“是（-1）”，不选则表示输入“否（0）”。 5．OLE对象型数据输入时，用插入对象的方式来输入声音、图形、图像等多媒体数据，并且可以以嵌入或链接的方式插入。 操作方法：将光标移到王楠的“照片”字段上时，网格中出现虚框，选择菜单“插入∣对象”命令或右键单击“照片”字段，从快捷菜单中选择“插入对象”命令，打开“插入对象”对话框进行插入,如下图所示。 6．超链接型数据输入时，用“插入超链接”对话框来实现。 操作方法：将光标移到超链接字段上，选择菜单“插入∣超级链接”命令或单击工具栏中的超级链接按钮，打开“插入超链接”对话框进行超链接设置，如下图所示。 7．备注型字段可输入长度不超过65535的文本字符，如果输入少许字符，同字符型字段数据一样可直接输入。如果要输入长文本字符，可按Shift+F2键，打开“显示比例”文本编辑对话框，如下图所示。 在此编辑框中输入数据时，可按Ctrl+Enter键换行，通过“字体”按钮打开“字体“对话框，可设置备注字段的字体和字号等格式。按回车键或按“确定”按钮可关闭对话框。 8．查阅向导型数据输入时，从查阅值列表中选择所需的数据即可。 3.1.3 保存记录 当一条记录的数据输入完以后，通常把光标移到下一条新记录。这种操作系统会自动保存该记录。无论何时移动到一条不同的记录上，最近操作的记录都被保存并且记录指针从铅笔变成指向右方的箭头。还可通过以下的方法保存记录： 方法一：单击表窗口的“关闭”按钮。 方法二：选择菜单“记录∣保存记录”命令。 方法三：单击工具栏上的“保存”按钮。 方法四：按Shift+Enter键或按Ctrl+S键。 注意：当输入的数据违反了数据的有效性规则或数据完整性时，系统将给出错误的提示信息，并且记录不能存盘。 3.1.4 添加新记录 在已有记录的表中再添加一些新记录的方法有以下几种： 方法一：单击数据表中记录指针为“*”号的行，并输入新记录数据。 方法二：选择菜单“插入∣新记录”命令，并输入新记录数据。 方法三：单击工具栏上的新记录按钮，并输入新记录数据。 方法四：选择菜单“编辑∣定位∣新记录”命令，并输入新记录数据。 3.2 修改记录 3.2.1 修改记录数据 3.2.2 替换记录数据 3.2.1 修改