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超市商品采购及供应商管理制度

#超市商品采购及供应商管理制度

##一、目的

本制度旨在规范超市商品采购流程，确保采购活动的公平、公正、透明，提高采购效率，保证商品质量，降低采购成本，同时加强对供应商的管理与合作，建立长期稳定的供应商合作关系，以满足超市运营和顾客需求，提升超市整体竞争力和经济效益。

##二、适用范围

本制度适用于超市所有商品采购活动以及与供应商的管理活动，包括但不限于食品、日用品、生鲜、服装、家电等各类商品的采购，以及与各类供应商的合作洽谈、评估、合同签订与执行等环节。

##三、引用文件

1.《中华人民共和国民法典》

2.《中华人民共和国消费者权益保护法》

3.《中华人民共和国产品质量法》

4.相关行业质量标准和规范

5.超市内部管理手册及相关规定

##四、采购流程

1.**采购需求提出**

-各部门根据销售情况、库存水平、市场需求预测等因素，每月定期提交商品采购需求计划至采购部门。生鲜部门可根据每日销售和库存情况，灵活提交短期采购需求。

-采购需求计划应明确商品名称、规格、型号、数量、预计采购时间、质量要求等详细信息。

2.**供应商筛选与评估**

-采购部门建立供应商信息库，通过多种渠道收集供应商信息，包括供应商的基本情况、生产能力、产品质量、价格水平、交货期、售后服务等方面。

-对潜在供应商进行实地考察或要求提供样品进行检验，评估其是否符合超市的采购标准和要求。评估内容包括企业资质、生产环境、质量管理体系、生产设备等。

-根据评估结果，将供应商分为合格供应商、待观察供应商和不合格供应商。合格供应商纳入供应商信息库，作为采购合作的对象；待观察供应商给予一定期限的考察期，视表现决定是否纳入合格供应商名单；不合格供应商则不予合作。

3.**采购谈判与合同签订**

-采购部门根据采购需求，从合格供应商中选择合适的供应商进行采购谈判。谈判内容包括商品价格、质量标准、交货期、付款方式、售后服务等条款。

-在谈判过程中，采购人员应充分了解市场行情，争取最有利的采购条件。谈判达成一致后，起草采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，确保合同条款符合法律法规和超市的利益。

-采购合同需经采购部门负责人审核、法务部门进行法律审核，确保合同的合法性和有效性。审核通过后，由超市授权代表与供应商签订合同。

4.**采购订单下达与执行**

-采购合同签订后，采购部门根据采购需求计划和合同约定，向供应商下达采购订单。采购订单应明确商品名称、规格、型号、数量、价格、交货日期、交货地点等详细信息，并要求供应商签字确认。

-采购人员负责跟踪采购订单的执行情况，及时与供应商沟通，了解商品生产进度和发货情况，确保按时交货。如因特殊原因导致交货延迟或无法交货，供应商应提前通知采购部门，并协商解决方案。

5.**商品验收**

-商品到货前，采购部门应通知仓库管理部门和质量检验部门做好验收准备工作。

-仓库管理部门按照采购订单和送货单对商品的数量、规格、型号等进行核对，确保与订单一致。质量检验部门按照相关质量标准对商品进行检验，包括外观检查、性能测试、质量认证文件审核等，确保商品质量符合要求。

-对于验收合格的商品，办理入库手续；对于验收不合格的商品，采购部门应及时与供应商沟通，要求其采取补货、换货、退货等措施，并按照合同约定追究供应商的责任。

6.**付款结算**

-财务部门根据采购合同和验收单，审核供应商提供的发票等付款凭证，确保凭证真实、合法、有效。

-审核通过后，按照合同约定的付款方式和付款期限进行付款结算。付款方式包括货到付款、预付款、月结等，具体方式在合同中明确约定。

##五、供应商管理

1.**供应商分类管理**

-根据供应商提供商品的重要性、采购金额、质量稳定性等因素，将供应商分为战略供应商、重要供应商和一般供应商。

-对于战略供应商，超市应与其建立长期稳定的合作关系，共同开展市场调研、产品研发、促销活动等，实现互利共赢；对于重要供应商，加强沟通与合作，定期评估其表现，确保商品供应的稳定性和质量；对于一般供应商，保持适当的合作，根据采购需求灵活调整合作关系。

2.**供应商绩效考核**

-建立供应商绩效考核体系，定期对供应商进行考核评估。考核指标包括商品质量、交货期、价格水平、售后服务、合作态度等方面。

-采购部门每月收集各部门对供应商的反馈信息，根据考核指标进行量化评分。每季度对供应商进行综合评价，根据评价结果对供应商进行分类管理：优秀供应商给予更多的合作机会和优惠政策；合格供应商提出改进意见，督促其提高绩效