展会活动业务合同管理操作指引.docx

展会活动业务合同管理操作指引 目的 为加强展会活动业务合同的管理，维护公司合法权益，特制定本操作指引 适用范围 本指引适用于会展部对展会活动业务合同的订立、履行、归档各个阶段 的全过程管理。 职责 会展部负责在职权范围内签订相关合同、监督合同履行、对合同及其相 关资料进行整理归档。 财务部负责履行对合同的财务监督职能，包括审核合同价格条款、结算 方式和期限的合理性，按照合同规定即时结算，监控资金的收取和支付 . 3 会展中心总经办对合同文本进行审核并提出修改意见。 方法和步骤 会展部进行合同谈判前，对合同对方进行调查，充分了解合同对方是否 符合签约要求、是否具备履行合同的能力及在经营管理中的资信状况， 核实对方代理人是否具有对方法定代表人的授权委托书、书面文件和权 限范围。 经会展部确认客户具备签约条件后，与客户进行合同谈判。 会展部根据谈判内容起草合同文本，经会展中心总经理、会展中心财务 部以及集团公司相关部门审核通过后呈集团分管总裁审批签署，审批通 过后方可签订合同。 会展部在合同签订经盖章后将合同分发至财务部、行政人事部，同时本 部门进行留存归档。 合同签订后，会展部指定合同执行人对合同的履行进行跟进，按照合同 规定及时行使我方的权利，全面履行我方的义务。 . 6 合同履行完毕或合同的权利义务终止后，会展部合同执行人将该合同履 行中产生的所有相关文件、资料及时完整地整理归档，在未按法律、法 规规定或未经主管领导批准下，不得随意处置、销毁和擅自外借合同档 案资料。 记录表单 .《合同审批表》 《合同登记表》 3《合同分发表》 5.4《合同补充、变更、解除申请表》