文字材料写作规范.ppt

文字材料写作规范 一、概述 二、报告请示类 三、指标分析类 四、总结汇报类 五、会议纪要类 六、调查报告类 七、常见问题 一、概述 规范材料写作的意义： 发挥着上令下达、下情上报和信息沟通的重要作用，企业经营运行管控的规范化与标准化需求。材料写作能力是每一个企管工作人员的基本素质要求，各类企事业单位管理工作都离不开文书起草。加强文字材料书写，统一书写格式是企业规范化管理内容中最为基础工作。 二、报告请示类写法 写法： 工作呈报的写法要简单明了，用最简洁的语言将请示或申请的相关事宜交待清楚即可。如请示或申请内容信息量过大或存在表格类资料，需以附件形式加在呈报后。 格式： 1、申请及请示标题使用宋体三号字加黑。 2、标题下空4个字符，使用宋体四号字。 3、结束语为“妥否，请批示”在正文下方空1行，并空4个字符使用宋体四号字。 4、呈报右侧统一采用“领导意见”使用宋体三号字加黑。 5、呈报下方应有部门领导意见及呈报人签字两项内容。 三、指标分析类写法 在日常工作中，各分场常用数据对运行、检修以及管理情况进行分析，具体分析内容需各单位结合自身情况自行发挥，将影响指标实现的原因进行透彻分析，分析过程的各报表不用全部放在分析材料中，但要有相关结论性的分析说明。 注意事项： 分析中要选择好数据比对对象，要用所分析指标实际值与计划、同期进行对比并将累计完成情况作出百分比计算。对分析指标与计划、同期产生的差值的要用量化分析说明具体原因。 四、总结汇报类 主要内容： 事实准确、重点突出、要有事例和数据，事例要有说服力，可根据工作情况来安排框架，但公司有明确要求内容的，要按公司的内容要求逐一汇报。一般包括当期基本工作情况、所做的主要工作、工作进度、取得哪些成绩经验（亮点工作）、存在的不足和教训、如何改进以及下步工作计划。 目前状况： 当前各单位上报的工作总结类材料，缺乏亮点的提炼和总结，就是按部就班来写干了什么。没有总结出与过去相比有哪些得到改进，管理上发生了哪些重大变化等。 重点在下步工作计划安排中只有具体工作及措施，不能够明确量化目标和责任。 写作格式： 1、半年、年度工作总结要加入表皮页 2、总结标题使用宋体二号字加粗 3、正文使用仿宋四号字 4、如总结由部分组成，部分分标题要明确，使用宋体三号字加粗，上下各空1行。 5、页边距上、下、左、右均为2厘米。 五、会议纪要类 主要内容： 1、交待会议具体时间、地点、参加人员以及会议记录人员。 2、会议纪要内容开头简要说明召开会议目的，主要会议内容。 3、正文中要体现会议讨论了哪些主要议题，相关领导作出哪些重点工作部署。 4、如工作部署中明确了具体完成时间、负责单位或个人，应在会议纪要中体现出来。 写作格式： 1、标题栏使用宋体二号字加粗。 2、“会议纪要”四个字使用宋体初号字加粗。 3、其他内容使用仿宋四号字。 4、如出现大项分部分阐述时，分项标题使用宋体3号字加粗，上下各空一行后进行正文书写。 六、调查报告类 主要内容： 1、开头阐述调查目的。 2、简述事件经过。 3、分析原因 4、提出解决方案或改进措施 5、调查结论 写作格式： 1、标题使用宋体2号字加粗 2、正文使用仿宋四号字 3、页边距上下左右均为2厘米 4、分项内容标题使用宋体四号字加粗 七、材料中重点避免的问题 1、表格跨页问题 通过调整表格内容字号、调整行间距、调整段落字体缩进均可避免表格跨页问题的发生。 2、分项符号不统一问题 按照大项使用大写数字“一”，下设分项使用小写数字“1”，子项使用“（1）”的方法统一分项符号。 3、最后一页版面空白过多问题 通过调整行间距、字符缩进等方式，尽可能保持页面满篇幅。 4、白话问题 文字材料中不得使用地方语言及“家常话”，使用术语阐述相关内容。 5、落款格式问题 落款时要注意页面间隔，以落款最后一个字后空4个字符为标准 6、分项符号问题 （1）如材料内容有明显分界点需分部分进行分项，如：2014年工作总结暨2015年工作计划，应分出第一部分：2014年工作总结、第二部分：2015年工作计划。 （2） 部分划分后，每部分的主要提纲部分的标号要保持统一。符号按照分享顺序应为：“一”、“1”、“（1）”、“a”。文章分项尽可能简洁，截止到“（1）。 7、对内、对外落款名称问题 （1）分公司内部材料，可直接落款部门或分场名称 （2）对总公司下属其他分子公司材料应落款热电分公司加部门或分场名称。 谢 谢