电子文档管理系统报告 [2].doc

电子文档管理系统 1.概述 电子文档管理系统，主要是用来管理常用的电子文档、数码照片等信息内容。 文档是企业重要的智力资产。在企业中，文档一般都以电子文档的形式存在，比如微软.doc格式，xls格式，ppt格式，pdf格式等；从内容上，可能是商务合同、会议记录、产品手册、客户资料、设计文档、推广文案、竞争对手资料等。这些电子文档，可能是过程性质的，也可能是公司正式发布的文档，可能处在编写阶段，也可能是已经归档不能再修改的。企业在进行电子文档管理过程中经常会碰到以下的问题：海量文档存储，管理困难；查找缓慢，效率低下；文档版本管理混乱；文档安全缺乏保障；文档无法有效协作共享；知识管理举步维艰等。电子文档管理系统就在这样的背景下应运而生。 电子文档管理系统按使用方式，可以分为线上、线下两种类型。有些公司会选择在线使用，而易度文档管理系统，直接通过浏览器访问，很方便，而且随时随地可以使用。当然，也有选择线下购买使用的，这部分的公司就比较注重安全性，他们更相信自己的设备，如用自己服务器等。 易度文档管理系统，将文档集中安全存储在文档服务器上，建立一套以服务器为中心的文档组织、使用、协作、监管机制，并支持文档的安全和流程管控每个用户在服务器上分配一个个人网盘，可以相互共享文档；公司的公共文档，可分多个栏目来组织，通过权限来控制用户的使用管理文档的基本单位，文件夹支持任意层级，提供文件夹结构模版包括上传、下载、修改、权限管理、保密管理及评注订阅等无需安装任何插件，系统除支持文档预览外，也支持图纸、压缩包在线预览，支持音频、视频的在线播放 3.1.2 安装系统 目前支持 Windows 2000/2003/XP/7/2008/2012，同时也支持 Ubuntu10.04（Linux发行版）及以上 3.2致得E6协同文档管理系统/（北京） 3.2.1功能介绍 文档管理 1、集中存储 2、目录结构 　 支持树形目录结构，可无限创建文件夹和子夹结构，可自定义目录排序。 文档排序 支持根据文档的标题、大小、日期、上传人等属性进行排序。 显示模式 支持目录以列表模式或缩略图模式显示。 5、全文搜索 6、文档编 可直接在系统浏览器中创建、阅读和编辑Office文件，无须改变现有的任 何操作习惯，无需下载或安装软件。 7、多文件上传 批量上传，支持office文档、DPF、图像、音视频和图纸等各类型文件。 版本管理 系统提供25种变量，可自由组合设计编号规则。 PDF水印 动态为PDF文档插入水印，可指定水印、位置、页码。 文档提醒 支持对文件设置定期提醒。到达设定日期后，系统自动发送即时消息和邮 件进行提醒，提示使用者执行相关操作，例如合同到期日期及付款日期等 时间到期提醒。 文档链接 支持将文档发送至常用文档，用户无需每次在打开各个目录中查找； 支 持将文档发送至目录，方便其他部门查阅；支持将文档发送至指定用户从 而协同完成工作。 关联文档 文档新建或上传后，系统会自动或手动为文件生成唯一编号，支持文档的 批量关联。支持通过文件唯一编号，实现文档与相关文档、图纸、图片及 其它格式附件进行关联，点击链接即可一键快速查看。系统会自动为上传 的Office文档、TXT、PDF等类型文件生成摘要；系统支持为图片、音、 视频类文件增加摘要及缩略图，便于预览查看。摘要及缩略图功能简化了 操作，用户无需逐个打开文档即可快速预览文档内容。 二、安全控制 　　1、文档审计 系统会自动记录用户对文档全部生命周期的历史记录，对文档所有操作 都可以了如指掌。 文档锁定 数据备份（自动备份和定时备份） 持数据库备份和完整数据备份双重保护，全面保障系统内部数据安全性。 用户可自行设定备份时间及位置，到达指定时刻，系统自动执行备份操作。 存储加密（动态加密） 数据保密: 通过动态加密技术，实现对公司所有电脑数据强制透明加密。 5、打印权限 可限制word文档最高打印次数。设置过打印限制的word文档将不能继 续在阅读和编辑界面进行打印，只能通过文档信息区的打印按钮进行打 印。每一次打印都会记录文档审计中。 6、登录ip限制 6支持IP登录限制，在组织结构中可以给用户设定登录IP，支持多个IP 和IP段。 三、协调办公 　　1、模版管理 （可以自动统一规则命名） 　　2、文档借阅（可以控制访问权限，可以定时自动收回） 　　3、文档评论 4、即使消息短信 5、个人桌面 6、目录订阅　7、审批流程　 集成 与office集成 Office无缝集成，可直接在系统中新建、阅读、编辑各类Office文 件， 包括Word、Excel、PowerPoint、WPS、Visio等格式。 与电子邮件集成 与邮箱集成 扫描仪集成 与扫描仪紧密集成，通过扫描仪将纸质资